2024年9月27日。
当社の内定式及び第27期半期社員総会を、東京・大阪・名古屋の３拠点で開催しました。
例年ヴィスは、その年の新入社員にイベント全体の運営・進行を任せています。

今年も例年通り、24年の新卒メンバーが中心となって、運営をしてくれました。
今回は、東京と大阪のそれぞれのプロジェクトリーダーに、準備から当日までの様子を、レポートしてもらいます。

■東京

こんにちは！
2024年内定式、半期総会にてプロジェクトリーダーを務めました、アカウントセールスの横森です。
4ヶ月に及ぶ内定式、半期総会の運営に携わり、無事にプロジェクトメンバーとやり切ったその裏側を、お届けできればと思います。

【キックオフ】

我々が入社して2ヶ月後の6月3日に今回のプロジェクトである内定式、半期総会のキックオフが開催されました。
入社2ヶ月ということもあり、正直どのように進んでいくのかは未知数でした。

そんな中、内定者として出席した昨年の半期総会の光景を思い出し、自分もあのような大きなプロジェクトを成功させたいという思いからリーダーに立候補しました。正直なところ、リーダーという役割や半期総会という大きなプロジェクトをどのように進めていくのかはほとんど予測できず、不安を抱えたままのスタートでしたが、先輩や周りのメンバーから、どんどん頼ってという言葉で安心して取り組むことができました。

【コンセプト】

そうしてリーダーとなった最初の役割は、内定式、半期総会のコンセプトを決めることでした。
このコンセプト選定は、我々にとって最初の難所でした。先輩に昨年や、一昨年のコンセプトを教えていただいて参考にしつつ、まずは我々24卒のプロジェクトメンバーでコンセプトの案を出し合いました。メンバー同士協力することで良い案はたくさん出てきましたが、コンセプトを決めるのが初めての私たちは、選定の難しさに躓きました。コンセプトを決める上で大切な背景や、内定式・半期総会とコンセプトとのつながりを上手に決めることができなかったからです。しかし先輩方、プロジェクトメンバーと考え抜き、ようやく2024年の内定式、半期総会のコンセプトを選定することができました。

そのコンセプトは、
“Become the VIS captain”
〜自ら考え自発的に動き出そう　ワークデザインという未知の海をさらに突き進み、素晴らしい航海をするために〜

このコンセプトでは、Becomeには、何かが他のものに変化・進化するという意味があります。キャプテンは主役としての自覚を持ち考動できる人のことを表します。つまり、“Become the VIS captain”は　ヴィスメンバーはクルーからレベルアップした人、つまり自身で考え一人ひとりが主体になって行動できるキャプテンに 「進化」する。内定者は学生からビジネスパーソンへ、つまり自身の生き方の舵をきっていけるキャプテンに 「進化」する。という背景のもと、選定しました。
無事にコンセプトも決まり、ここから半期総会に向けて勢いをつけていきました。

【準備】

コンセプトも決まり、準備も順調に進むかと思われましたが、そうスムーズには進みませんでした。内定式、半期総会で肝になってくるIT周りの操作、コンテンツとの連動など問題が次々と降りかかってきました。特にIT操作に関しては頭を悩ませました。
半期総会では東京、大阪、名古屋と3拠点にてそれぞれが行います。それぞれの拠点ごとに各他拠点の音声バランス、映像の動きなど問題なく動かすという大きな課題がありました。いざ、実際に機材を動かす段階に入ったときには、そもそもどのようにこの機材を使って画面に映していくのかがわからない状態で、他拠点に繋がるのか否かではなくその前段階で躓くという、課題がたくさんあるところからのスタートでした。
しかしメンバーや先輩方の協力もあり、なんとか他拠点と繋ぐことができ、本番を少しずつ想定しながら動き始めることができました。

【リハーサル】

少しずつ機材にも慣れてきて、本番に向けて動いてきた中で本番に向けたリハーサルがありました。このリハーサルでも様々な課題が浮き彫りになりました。
拠点間でのコミュニケーション、ITの音声機器の設定、コンテンツ時の採点方法、共有画面の切り替え部分、前に立ち進行する人の話し方など、本番に向けかなり不安が増したリハーサルでした。
しかし周りのメンバーも必死に頑張ってくれて、なんとか半期総会本番までに各拠点との連携、映像調整など準備が整いました。

【本番】

様々なハプニングもありましたが、ついに内定式と半期総会の当日である9月27日がやってまいりました。
本番当日は東京と大阪は前半後半で場所の移動があり、前半は外部の別会場にて内定式と半期総会、後半はオフィスにて懇親会を開催するという流れでした。我々プロジェクトメンバーは、一足先に会場へと向かいました。

実際にリハーサルをした場所でしたが、本番当日ということもあり前回来たときとは違う緊張感がありました。昨年は何も意識せずに、内定者としてこの半期総会の場に来ましたが、こんなにいろいろな準備を行っていたのかと、1年経って実感しました。そして準備も大詰めになったところで、金谷社長から差し入れもいただき、ここからみんなもさらに勢いを増して本番に向かいました。
そしてリーダーである私は、一足先に内定者に声掛けを行いました。去年は内定式、半期総会という場に行くことにドキドキしていましたが、今回は内定式、半期総会がうまく進行するのかということにドキドキしていました。一年で心情も立場もこんなに変わるものかということに驚くと共に、この内定式と半期総会を成功させたいという想いと責任がより強くなりました。
そして内定者が会場に入場して、ついに内定式・半期総会が始まりました。

内定者を見送り、その後すぐに今回の内定式、半期総会のコンセプトを発表しました。100人を超える人の前で話すことなどなかったので緊張はしましたが、先輩と練習したこともあり、噛みはしましたがなんとか無事に発表もすることができました。

そこから前半戦は何事もなく終わるかと思われましたが、各拠点で接続が切れてしまう事態が起きました。しかしそんなハプニングも、プロジェクトメンバーの先輩や先輩方の助けもあり、無事に切り抜け、終えることができました。改めてヴィスの先輩方の偉大さを感じた瞬間でした。

続いて後半はオフィスで懇親会が行われました。我々プロジェクトメンバーは一足先にオフィスに戻り、準備を始めました。
前々から確認していたこともあり、準備はスムーズに進みました。懇親会ということもあり美味しそうな料理の香りが漂う中、準備に集中しました。

ついに後半戦スタート！
後半戦では、まずジェスチャーゲームを行いました！とても盛り上がり会場のテンションも高まっていきました。

しかしここで問題が発生。採点方法に不備があり、時間を取ってしまう事態に。予定を変更し、優勝チームの発表は最後となりました。ここでもメンバーが機転を利かせて、会場も盛り下がることなく、進行できました。
その後、プロジェクトメンバー、そして各拠点でヴィスメンバーに協力していただいたアワードムービーを流しました。こちらの完成度も凄まじく、ムービー最後の金谷社長の「ヴィスアワード、スタート！」の掛け声を合図に、懇親会最後の目玉であるアワード・各大賞の受賞がありました。
上半期に各部門で成績が優秀だったメンバー一人ひとりに賞が渡され、会場の盛り上がりは最高潮に。

この後半戦でも音声問題や進行問題もありましたが、先輩方やプロジェクトメンバー、そして金谷社長のフォローもあり無事に終了することができました。

【おわりに】

内定式、半期総会を終えてまずは同期のプロジェクトメンバーと「お疲れ！」と言い合いました。準備段階や本番では余裕がなく、なかなか上手にコミュニケーションが取れないことが多かったですが、無事に終えることができ、皆ほっとしたように感じました。

リーダーとしてプロジェクトを上手にまとめられないことも多かったですが、最後に皆さんから「お疲れ様、楽しかったよ、ありがとう！」などの声をかけていただき、最高の経験ができた内定式、半期総会でした！今回の内定式・半期総会では、いろいろな方に迷惑もかけてしまいましたし、沢山の方に助けていただきました。自分の実力を、様々な面で学ぶことができたイベントとなりました。

今回のこのプロジェクトで関わってくださった、EC※1の先輩方、SV※2のメンバーの方々、コーポレートメンバーの方々、直属の上長、そして企画責任者の金谷社長。そしてなにより、24卒の同期メンバー。本当にたくさんの方々に支えられて上手くいった内定式・半期総会でした。
ありがとうございました！

今回リーダーという立場でプロジェクトを進行しましたが、本当に学びが多いプロジェクトでした。人を動かす難しさ、期日までに間に合わせるタイムマネジメント力などまだまだ自分の成長できるところを見つけることができた経験でした。

まだ3月には総会があります。
こちらもメンバー一同成長して、より完成度の高いプロジェクトを行っていきます！

本当にありがとうございました！！

※1 EC：イベントコーディネーター。ヴィスでは、新卒2年目が務めており、様々な社内イベントで新卒のサポートをしてくれている。
※2 SV：スーパーバイザー。

■大阪

こんにちは！2024年9月に行われたヴィスの半期総会で、運営リーダーを務めました大阪オフィスASUnitの田部です！ヴィスの中でも大きなイベントの一つともいえる、内定式・半期総会のリーダーを務めたので、私の目線で振り返り、お伝えします。

【キックオフ】

6月頭、例年に比べ約１か月早いキックオフ。どのように進行していくのかをご説明いただく中で、いきなり役割決めの話題に。
私は入社して3か月の間に様々な場面でヴィスの温かさを感じ、後輩のために力になれることをしたいと頭の隅で考えていたこともあり、自分にとって初めての後輩を迎え入れるこの機会でリーダーを経験しようと決断しました。不安もありましたが、2年目のECの先輩がいらっしゃることもあって、「やってやるぞ！」とやる気に満ち溢れていました。

【コンセプト選定】

まず始めに取り組んだのが、半期総会のコンセプト選定。コンセプトを考えるのは得意だと個人的に感じていたので、ワクワクしていましたが、なかなか思い通りには進まず。そこで先輩方から、コンセプトを考えるにあたってヒントを教えていただきました。
「半期総会は上期を振り返り、下期にどうなっていくのかを考えるターニングポイントとなるイベントである。」
なんとなく、キャッチーな言葉を探していましたが、コンセプト選定の奥深さを思い知りました。また、自分のことで精一杯だった上期を、ヴィス全体として振り返ることが、私たちにとって最も難しいと感じるポイントとなりました。
試行錯誤を経てたどり着いたのが　「 Become the "VIS captain ” 」。
上半期でワークデザインを推進してきたヴィスメンバー、そして様々な不安を抱える新たなメンバーである内定者の1人1人が「自らこの船を動かす」という思いを胸に、ただのクルーではなく、クルーの枠を超えていくきっかけにしてほしいという思いが込められています。

【準備期間】

コンセプトが決定した後、ようやくそれぞれの役割で準備を進めていきました。
まず苦戦したのが連絡の取り方。「この班はここまで進みました」というようなタスク管理だけでなく、先輩方にチェックを依頼することもあり、様々な連絡が複数の人から送られる状況に一時は混乱しました。ただ、そんなときも先輩方が寄り添ってくださり、連絡のルールを統一するなどのサポートをしてくださったおかげで、準備も日に日に推進力を増していきました。また、当日に拠点をつないで進行するという事実が私たちをかなり苦しめました。特にコンテンツは拠点をつなぐカメラで、別の拠点が盛り上がっている様子が見えるか、一体感が生まれる内容なのかなど、考慮すべきことがたくさんあり、コンテンツ班の人たちがたくさんの時間を費やして取り組んでくれました。

【迎えた当日】

あっという間に感じた4か月の準備期間を経て迎えた当日。私のいる大阪の会場に集まったヴィスメンバーの服装もいつも以上にパリッとしていて、私たち運営メンバーもいい緊張感が持てました。司会の開会の言葉で、前半の内定式・半期総会がスタート。思っていたよりもスムーズに会が進んでいきました。内定者の子たちに順々に内定証書が授与された時、ほっとしたと同時に先輩としての自覚が芽生えました。ハプニングもありましたが、ヴィスメンバーの温かさに助けられ、何とか前半の内定式・半期総会が終了。

後半はオフィスに戻り、懇親会が行われました。準備期間の中でたくさんの時間を費やして考えたコンテンツがとても盛り上がり、肩の荷が下りた気持ちになりました。内定者の子たちとヴィスメンバーが力を合わせてクイズに取り組んでいる姿を見ることができて、とても嬉しかったです。アワードの時間では、上半期にヴィスメンバーが取り組んできた様々なプロジェクトや仲間を思った素晴らしい行動が次々に表彰され、どこか誇らしい気持ちに。自分もこんな素敵なヴィスメンバーの一員として、内定式・半期総会のリーダーを務めたんだという自信も湧いてきました。

【おわりに】

今年度の内定式・半期総会は、私たちが入社して約3か月で動き始めたプロジェクトで、長い期間に見えてあっという間の、とても濃い時間だったと感じます。
ヴィスメンバーの温かさ、1つ上の先輩のたくましさ、同期1人1人の得意なことや良いところなど、様々なことを知る機会になり、また私たちがこれから社会人として、ヴィスの一員として仕事をしていく上で欠かせないスキルや経験を得ることができました。このような機会にリーダーを務めることができたのは、とても価値のある経験だったと感じています。
これからもイベントの運営をする際は、同期の良いところを活かして協力し合いながら進めていけるという自信を持って、今回の内定式・半期総会のコンセプトに込めた思いのように、クルーを超え、当事者意識を持った人へと成長していきたいと思います。
そして何より、私たち24新卒メンバーが、進化し続けるヴィスの成長の原動力になれたらいいなと思っています。