大阪オフィス移転プロジェクトの進行・デザインに引き続き、次はようやく着工前の準備です。 ここまでくると、オフィスのレイアウトやデザインがある程度決定し、金額と関係各種工事内容の詳細を詰めていく段階となります。

■着工前の準備とは？■

工程表通りに工事を完工させ、スケジュール通り、通常営業開始を迎えるための事前準備です。

ここの準備が不十分だと、工事期間が伸びてしまったり、引越日当日に余計な手間などが増えてしまったりするので、とても大切です。

お客様側でどういった準備が必要か、まとめてみました。

■原状回復■

契約期間内に、現状借りているオフィスを入居前の状態に戻す必要があります。

ビルによっては、借主が指定する施工会社で現状回復工事が可能な場合もありますが、一般的には、ビルの指定工事会社で現状回復工事を行うことが多いため、金額面の交渉期間も踏まえて、早めに見積りを取ることが必要です。また、どこまでの工事が必要なのかなど、契約文章の内容をしっかり確認していきます。

■NTT回線の開通、及び契約■

基本的には、お客様に直接契約を行っていただく必要があります。

移転に伴って住所が変わると、電話番号も変わります。NTTの繁忙期状況にもよりますが、移転の最低１ヶ月前には準備を進めていただいた方が無難です。また、現在使用中の電話番号をそのまま使いたい、希望の数字の電話番号を選びたい、など番号にこだわりがあれば、さらに準備期間を長めに見ていただく必要があります。

■公共役所、移転届け出関係■

法務局、税務署、社会保険事務所、消防署、郵便局、労働基準監督署等々に、変更内容を申請する必要があります。

地域によって提出内容が異なりますので、必ず事前確認をお願いします。また、提出期間が定められているものもありますので、ご注意ください。

上記手続き関係は、お付き合いのある社労士などにご相談の上、遅滞なく進行する必要があります。

■引越し準備：ナンバリング■

今のオフィスにある物を、新しいオフィスのどこに置くか予め決めておくことが、スムーズな引越しにつながります。

何をどこに持っていくか、何を新規で購入し、何を廃棄するかを明確にしておくことで、整理をしながら準備をすることができ、当日の引越し作業もスムーズに行われます。また引越し後、何をどこに置いたか分からなくなり探さなくてはいけない、という手間を省くことができます。

■移転案内状の作成、及び送付先の検討■

移転後の業務に支障が出ないように、取引先やお客様などお付き合いのある方々に、事前に移転案内を行うため、案内文の作成、送付先リストの作成、発送時期の検討、印刷見積り・発注を行います。

みなさまが新しい門出を迎えられることをお知らせする、大切な移転案内。この機会に、お付き合いのある方々に感謝の言葉を添えて、お手紙を書かれてみるのもいいかもしれません。

発送のタイミングなどご不明な点がありましたら、ヴィスの担当PMにご相談ください。

■社内印刷物の変更■

住所変更に伴い、名刺、パンフレット、社判などを作成し直す必要があります。

移転を機に、印刷物のデザインを一新して、オフィスのデザインと合わせて企業イメージに統一感を出してみたり、企業コンセプトや事業内容がより強く伝わるようなデザインを取り入れるなど、社内に存在するデザインを見直してみるのも、企業のブランディング化を進める上でいいタイミングかもしれないですね。

■付加価値のある移転をご提供します■

こんなにやることがたくさんあったら、工事内容打ち合わせとか大変じゃない？と思われるかもしれませんが、大丈夫です！ヴィスの担当PMが責任を持って準備を進め、円滑なご移転につながるよう、全力を尽くします。

正直、移転はかなり大変で、お客様にもかなりのご負担があるかと思います。しかし移転という、会社としての記念すべき一つの節目を、ただの引越しで終わらせない、付加価値のあるご提案をして参りますので、ご不明点やお困りごとなどありましたら、お気軽にご相談ください！

【ヴィス豆知識】

Q.発注作業はいつまでにやらないといけないの？工事期間はどのくらいかかるの？
A.発注作業について
「発注作業の〆切」＝「着工までに必要材料を整える期間」となります。着工日の最低2-3週間前を材料準備期間として、それを目安に発注をしていただくという流れになります。

A.工事期間について
2-3週間程度かかります。意外と時間がかかると思われるかもしれませんが、通常工事に伴う、音が出る工事、ニオイが出る工事は、夜間、もしくは土日祝日のみでなければ、実施することができません。※工事内容、ビル館内規則によって異なります。

また、家具の手配は国内メーカーのもので約1か月、海外メーカーのもので約3か月-半年の期間が必要なものがありますので、ご注意ください。電話番号やネットワークの手配など内容にもよりますが、概ね、ご移転の1か月前までに確定をさせておくと安心です。

つまり・・・
お引越日の１か月半前には、内容と金額をほぼ確定させる必要があります。余裕のあるスケジュールで進めることが、内容、金額ともに納得のいく移転を行うための秘訣です。

【この連載の記事一覧】

第1回：大阪オフィス移転プロジェクト始動
第2回：拡張移転のためのプラン進行・デザイン
第3回：オフィス移転のための着工前の準備
第4回：移転先ビルの内装工事着工
第5回：西梅田の大阪オフィス、いよいよ完工！