自宅のお引越しをご経験されたことはありますか？

物件探しから契約の手続き、契約には保証人の署名や印鑑証明が必要になり、役所へ行く必要もある。入金が済んで契約が終わっても、現在の住居の解約の手続きや、電気やガスの契約変更、もちろん引越しの手配と荷造りがある。いざ引越したものの、インターネットの住所変更ができていなくてネットが開通しない！！なんてことになったことはありませんか？

単身のお引越しでもその作業は煩雑で、これが家族での引越しになれば、さらに荷物や段取りが増えることになります。

さて、それが企業のお引越し、“オフィス移転”になったとしたら？

オフィスの広さや収容人数、企業規模の差はあれど、オフィスの移転はどの企業にとっても非常に大きな出来事になることは間違いありません。通常の事業を継続しつつ、移転の準備をすすめ、迅速かつリスクを最小限にできるようなスケジュールを立てる必要があります。

初めてのオフィス移転となれば、尚更わからないことだらけです。いつまでに何をすればよいのか。何を準備すればよいのか、右往左往する人も多いはず。
滞りなく進めるために、オフィス移転を進めるためのおおまかなステップと注意すべきポイントをご紹介します。

オフィス移転をする前に考えるべきこと

オフィス移転を成功させるには、綿密な計画を立てることが最も重要です。トラブルなくスムーズに移転できるよう、考えておくべきポイントをふたつ紹介します。

移転スケジュールは9ヶ月以上を想定しよう

オフィスの移転にかかる期間は、新たなオフィス物件の検索から現オフィスの退去（原状回復工事含む）までを考えると、少なくとも「9ヶ月」の期間が必要です。

移転スケジュールを大きく分けると、以下の4つの段階に分けられます。
1.物件検索
2.レイアウト・内装プランニング
3.入居工事
4.引越・原状回復工事

またオフィス移転は、新入社員が各部署へ配属される3月の時期に集中しやすい傾向があります。
この時期に移転を実施するのであれば、6月より前から準備しておかなくてはなりません。

「物件検索は時間をかけてじっくり取り組みたい」、「工事会社はデザイン、金額ともにしっかり吟味して決めたい」などの意向がある場合は、移転にかかる期間を長めに見積もって、スケジュールを確保しておくようにしましょう。

※物件の大きさや契約内容によってスケジュールは大きく変動します。中規模程度オフィスの参考値としてご覧ください。

オフィス移転にかかる費用について

オフィス移転にかかる費用の項目と相場は、以下のとおりです。

【退去時】
・敷金（保証金）：賃料の10ヶ月~1年分
・原状回復費用：約5~10万円/1坪　

【引越時】
・入居工事費用：約30~50万円/1坪　（内装工事・家具・ビル設備工事等）

そのほか、引っ越し作業費や備品の購入費、各種手数料などが必要となります。

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転は、以下のようなスケジュールで進めていきます。
※物件の大きさや契約内容によってスケジュールは大きく変動します。中規模程度オフィスの参考値としてご覧ください。

・【引越8ヶ月前~引越6ヶ月前】物件検索
・【引越6ヶ月前~引越2ヶ月前】レイアウト・内装デザインのプランニング
・【引越2ヶ月前~引越】入居工事~原状回復工事
・【引越~1ヶ月後】引越~退去

それぞれの項目ごとに内容を詳しく説明していきましょう。

【引越8ヶ月前~引越し6ヶ月前】物件検索

移転8ヶ月前から6ヶ月前の期間は、以下のような段取りが必要です。
・オフィスの解約手続き
・原状回復工事の内容確認
・移転の目的を決定
・物件条件の選定

それぞれ詳しく解説していきましょう。

【1.オフィスの解約手続き】
オフィスを移転する際は、物件の貸主に退去通知（解約予告）を出して、退去の意思表示をしなくてはなりません。

解約通知は、6ヶ月前に出すのが一般的です。しかし、物件やオーナーの意向によって期間の設定はさまざまです。移転の検討を始めたら、まずは入居中のオフィスの賃貸借契約書を確認しましょう。

契約満了よりも前に解約を希望する場合は、契約書の「中途解約条項」をチェックしましょう。違約金が発生する場合があります。

また、解約通知書には、「原状回復後、オフィスの明け渡しが完了する期日」も記載します。それまでに必要な作業を終えられるよう作業を進めましょう。
原状回復については次項で詳しく説明します。

■ポイント
定期借家契約の場合、途中解約はできないことが多いため注意が必要です。


【2.原状回復工事の内容確認】
賃貸物件の入居者には、退去時に借主の費用負担で入居当初の状態に戻す「原状回復義務」が課せられています。賃貸借契約書に詳細内容が記載されているので、移転検討の際には内容を把握しておくようにしましょう。

ここで注意すべき点は「指定工事業者の有無」です。
多くのビルでは、建物管理の観点から貸主が指定した工事会社が施工をすることが取り決められています。この場合、自社で工事会社を探す必要はありません。

■ポイント
契約書に原状回復は指定の工事会社で施工する旨の記載があった場合は、下記を確認して移転スケジュールを組みましょう。

・お見積り作成期間はどれくらいか。
・原状回復の工事期間はどれくらいか。
・着工のどれくらい前に発注が必要か。

また、原状回復工事の見積に関して、専門で査定をしてくれるサービスや、居抜き（原状回復をせず、次の入居者にそのまま譲渡する退去方法）での退去を交渉してくれるサービスも増えています。引越しまでに時間があればじっくりと交渉ができるため、早めに対応を進めましょう。

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■関連コラム
オフィス（事務所）退去費用の削減方法を解説！退去方法と原状回復工事の注意点

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【3.移転の目的を決定】
オフィス移転を成功させるための重要なポイントは、「移転の目的を明確にすること」です。

なぜ手間をかけてオフィスを移転するのかを考えましょう。目的が決定すれば、最適なエリア、デザインやオフィス家具の選定がスムーズになります。
目的が漠然としたまま移転プロジェクトを進めてしまうと、社員が移転後の環境に適応できず、会社全体の生産性や社員エンゲージメントを低下させることにつながりかねません。

■ポイント
移転の目的を決定するために、ツールを活用してオフィス環境の改善点を探すこともおすすめです。

社員の課題を可視化するなら、ココエルが活用いただけます。ココエルは社員の体と心の状況把握に特化したサーベイツールで、健康状態やエンゲージメントも把握することができます。
アンケート結果の分析をもとに課題を特定し、素早くフィードバックしてくれるので、オフィス環境や社内外の人間関係における改善点を探すのに役立ちます。


【4.物件条件の選定】
次は物件条件の設定です。決定したオフィス移転の目的をもとに、希望する物件の条件を決めましょう。

物件検索をするには最低でも下記情報は必要です。
・移転先希望エリア
・広さ（坪数or平米数）
・引越時期

■ポイント
最も検討が難しいのは、広さ（坪数or平米数）です。一般的には社員1人につき2~3坪あれば良いと言われていますが、会社によって働き方や必要なエリアは全く異なりますので一概に正しいとは言えません。

そのため、物件検索のタイミングでデザイン会社に声をかけて、働き方や部署構成を伝えながら一緒に検討を進めることもオススメです。
このとき、現在のオフィスの使われ方を調べておくと良いでしょう。

例えば、社員の平均的な在籍率や一日の過ごし方を調査します。現在のオフィスにどのような不満があるか、社員にヒアリングしてみるのも良いでしょう。

ただし、集められたデータから、どのようにオフィスを改善すべきか判断するのは難しいかもしれません。そこでおすすめしたいのが、ワークプレイス可視化レポート「wit」です。
「wit」においては、「空間分析」、「稼働率分析」、「ロケーション分析」を通じたワークプレイス、ワークスタイルの現状把握、「コストシミュレーション」、「スペースプログラミング」を通じた変革の可能性の示唆を提供します。

ワークプレイスおよびワークスタイルにおける現状を把握するとともに、それらの数値を元に実現可能なオフィス変革のシナリオを客観的な目線で構築できます。

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■関連コラム
オフィス（事務所）移転での物件契約。オフィスデザイン会社が関わるメリットとは

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【引越6ヶ月前~引越2ヶ月前】レイアウト・内装デザインのプランニング

移転する物件が決まったら、内装について検討していきます。具体的な項目は以下のとおりです。
・レイアウト・内装デザイン要項の決定
・オフィス家具の発注
・各種施工会社の選定~発注
・電話回線・インターネット回線の移転手続き
・移転案内状、社内製作物の確認
　
それぞれ詳しくみていきましょう。

【1.レイアウト・内装デザイン要項の決定】
いよいよオフィスの具体的なプランを考えるタイミングです。プランについて考えなければならないことは多岐にわたりますが、初めに検討するべき項目は、レイアウト要件です。その中でも「ワークスペースの収容人数」と、「必要な個室数」の検討から進めることをオススメします。

ワークスペースにはどんな部署の人が、何人が働く予定なのでしょうか？
会議室は何人用の部屋が何室必要になるのでしょうか？
同時に現在のオフィスの課題点を洗い出し、それらを解決できるようなレイアウト要件を検討しましょう。

次にオフィスのデザインです。企業ブランディングや社員のモチベーションの向上、働き方改革など、デザインによってもさまざまな相乗効果を生み出すことができます。
レイアウト、デザイン、ともに全てを自社で考えて固めることは難しいため、ある程度大枠が決まれば、あとはオフィス設計の専門会社と協力して不足している項目の洗い出しを行いましょう。

■ポイント
レイアウト・内装デザインを決めるときは、以下の項目を意識するようにしましょう。

・企業理念やブランドイメージを反映させる
・動線設計を意識する
・社員同士がコミュニケーションを取りやすいレイアウトを考える


【2.オフィス家具の発注】
決定したレイアウトや内装デザインに基づいて、オフィス家具を新たに購入して入れ替えるか、現在のオフィスで使用しているものをそのまま使うか検討しましょう。そのうえで、移転先のオフィスで必要となる家具を発注します。

以下のオフィス家具は、移転後に「大きさが合わない」「内装のイメージと合わない」などのトラブルが起きがちです。移転希望のオフィスに合わせて見直すことをおすすめします。
・デスク・ロッカー
・ミーティング用テーブル
・チェア
・パーティション
・タイル　など

廃棄が必要となった場合は、専門業者や自治体に依頼して、適切な方法で廃棄しましょう。

■ポイント
オフィスのレイアウトは、企業のブランドイメージや移転後の働き方　などに合わせて決定します。そのため、オフィス家具もレイアウトをもとに選ぶと良いでしょう。
とくに、オフィス移転に際してフリーアドレスやABWを導入する場合、多様なワークスタイルで使用することを想定しておくことが重要です。

【3.各種施工会社の選定~発注】
レイアウト要項がまとまった後、各種工事会社に内容を共有しましょう。金額比較のために、相見積もりが必要な場合もあると思います。
その際は多くても3社程度に収めることをオススメします。声をかける会社が多いと内容の共有や見積のやり取りに時間がかかりますので、最低限に収めるようにしましょう。

また、ただ安いからという理由で工事会社を決めるのは危険です。しっかりと内容を理解することはもちろん、コミュニケーションの取りやすさや工事会社側のプロジェクト体制も含め、総合的に判断しましょう。

■ポイント
施工会社を選ぶときは、以下の項目を確認しておきましょう。

・実績が豊富か
・オフィス専門か
・アフターサービスがあるか
・ワンストップで依頼できるか
・スムーズにやりとりができるか


【4．電話回線・インターネット回線の移転手続き】
物件が決まってレイアウト、デザインを進めている中で忘れがちな項目が電話回線、インターネット回線の移転手続きです。

契約キャリアや申し込みプランによっても変わりますが、新しいビルでの回線開通作業に2週間~1ヶ月の時間がかかります。電話線、LAN線の工事は開通確認ができて完了になりますので、開通時期を工事会社と共有して進めるようにしましょう。
（引越し日ぎりぎりでの開通になると、何らかのトラブルがあった際に、営業開始日の後ろ倒しにつながることもあります。ご注意ください。）

また、電話番号は同区内での引越しであれば変更不要と認識している方も多いですが、エリアによっては変更が必要です。物件が決まった段階で早めに確認をしましょう。


【5．移転案内状、社内製作物の確認】
物件が決まるとオフィスの住所が変更になります。お取引のある会社へご移転の案内状を送ることはもちろん、ウェブサイトや名刺、封筒、パンフレット、印鑑等、住所変更に伴い作り直しが必要な物はたくさんあります。自社で変更が必要な備品をリストアップして抜けもれがないよう確認しましょう。

また、注意が必要な項目が、住所の番地です。住所の番地は、建築中のビルの場合、入居ぎりぎりまで番地が決まっていないことがあります。物件契約時に確認をするようにしましょう。

【引越2ヶ月前~引越】入居工事~原状回復工事

新オフィスのレイアウトなどが決まったら、いよいよ工事に入ります。

・原状回復工事の発注
・入居工事の工程、現場確認
・移転説明会の実施

それぞれ詳細を確認していきましょう。

【１．原状回復工事の発注】
原状回復工事がビル指定会社（B工事会社）の場合、工事の専門的な知識がないと工事金額が適正なのかを判断することが困難なため、専門的な知識を持つ会社にアドバイスを求めると良いでしょう。

■ポイント
適正価格かどうかを判断するためには、以下のふたつが重要です。

1.工事の項目を確認しておく
信頼できる業者か不安という場合は、費用トラブルを避けるため工事の項目を確認しておくことが重要です。原状回復の範囲を逸脱していないか（共有部分の工事が含まれているなど）、きちんとチェックしておきましょう。

2.現地調査をする
図面や写真だけでは不明確な部分もあるため、実際に見て確認しておきましょう。

【２．入居工事の工程、現場の確認】
工事が始まると、ほっと安心をされる方も多いと思いますが、工事の工程、現地確認も大切です。

設計時には見えてこなかった障害が工事途中で判明することもありますので、工事中の緊急時にも柔軟に対応できるよう、決裁者との連絡方法を含め対応体制を整えておくことも必要です。
また、こだわりのある設えを施す際には、必要に応じて現地で立会い確認をしましょう。仕上がってしまってからの変更は、工期の遅れや追加のコストにつながります。


【３．移転説明会の実施】
工事が進み引越し日が近づいてきたら、社内向けに移転説明会を実施しましょう。
コンテンツとしては、以下のような項目を準備しておくと社内での共有がスムーズになります。

■引っ越しの説明
・引越全体準備のスケジュール
・移転する物、廃棄する物のリスト
・引越作業の役割分担、当日の立ち合い者の確認
・資材梱包方法

■新オフィスの使い方の説明
・館内規則の説明
・ビルの安全管理システム
・入退館方法の説明
・防火管理者選任

引越し日以降、すぐに営業稼働を予定している場合は稼働日にスムーズにスタートできるよう最後の確認が重要です。

【引越~1ヶ月後】引越~退去

オフィスの工事が終わったら、いよいよ移転作業の開始です。以下の段取りで進めていきましょう。
・引越し
・原状回復工事確認、引き渡し
・各種行政手続き

それぞれ詳細を確認していきます。

【1.引越し】
オフィス移転のクライマックスは、引越しです。業務に支障が出ないように、オフィスの機能をまるごと移動する作業は並大抵のことではありません。当日は、特に旧オフィスの搬出、新オフィスの搬入のタイミングにはできるだけ立会いを行い、急なトラブルにも対応できるようにしましょう。

■ポイント
1.旧オフィス現場で気を付けること
荷物の運搬漏れや処分漏れがないかを確認しましょう。引越しが終わると、旧オフィスは原状回復工事の準備に入ります。見積時点よりも荷物が残っていると、工事費用の増額につながるため注意が必要です。

2.新オフィス現場で気を付けること
搬入される荷物の数量と状態の確認をしておきましょう。引越し時のトラブルで多いのが「荷物の紛失、破損、汚損」です。人が行う作業なので完全に防ぐことは難しいですが、確認をしっかりとすることでトラブル回避につながります。

梱包した段ボールの数量を管理して、引越し先に漏れなく搬入されたか、開梱作業時には荷物の破損、汚損がないかしっかり確認することが大切です。

最低限の荷物のみ開梱をして、他はしばらく放置してしまうといったことがないよう進めましょう。引越し日から時間が開いてしまうと、引越しによる損害なのかが不明確になりトラブルを招いてしまいます。できるだけ迅速に荷物の確認作業を進めましょう。

【2.原状回復工事の確認、引き渡し】
引越しが終われば、次は原状回復工事がスタートします。原状回復工事も入居工事と同様に、工程通り工事が進んでいるか、発注内容と相違ない内容で施工されているか確認をしましょう。
工事が終了するとビルオーナーへの引き渡しを行います。ここで工事が問題なく終了していることが確認できて完了となります。

【3.各種行政手続き】
お引越し後、各管轄の関係省庁へ届け出が必要です。法務局、税務署等それぞれ提出の期限もばらばらになりますので、予め提出までのスケジュールと必要な書類を確認しておきましょう。

オフィス移転事例4選

ここからは、オフィス移転の事例を4つご紹介していきましょう。コンセプトの具体化やレイアウトなど、移転を検討する際に参考にしてみてください。

事例1.企業の世界観を体現した「4527 LOUNGE」

大鵬薬品工業株式会社様では、新社屋の6階スペースに社員が交流できるカフェラウンジを設置しました。ラウンジ、キッチン、カフェを併設した、開放感のある空間となっています。

動かしやすい家具を多く採用し、レイアウトの変更がしやすくなっていることも工夫のひとつです。

「人の健康に寄り添う」大鵬薬品工業株式会社様ならではの世界観を重要視して、使用する素材選びにもこだわりました。家具はすべて目線よりも下に配置し、抜け感を演出しています。

事例2.「Beyond the Future」を体感できるオフィス

税理士法人あさひ会計様は、2拠点のオフィスを1拠点へ集約するプロジェクトとしてオフィス移転を進めました。

以前は固定席でしたが、新オフィスではフリーアドレス+ABWを導入。フリーアドレス席の中にはハイデスクも設置し、Well-beingも意識しています。また、近年、大幅に増えたオンライン会議などにも対応できるよう、個別ブースを設置しました。

会社のコンセプトである『Beyond the Future』を意識できるよう、壁一面にアートを施し、一体感を演出しています。

事例3.和モダンなオフィス「トヨクモ街道」

トヨクモ株式会社様では、オフィス移転を機にニューノーマルな時代にあったオフィスへの変化を試みました。

内装は、「多くの人に情報発信ができるオフィスにしたい」という思いをもとに、ニューススタジオを彷彿とさせる空間を作ったり、会議室や各エリアを関所となぞってコンセプトの決定や設計を行いました。

各スペースには和風な名前がつけられ、愛着の湧くオフィスになるよう工夫が施されています。

事例4.ワークスペースの価値を追求した「Planet Office」

株式会社EPR様では、「CREDIT×VALUE」というテーマの体現、オフィスに来る価値を示すこと、洗練された唯一無二の場所、という3つの軸をもってオフィスデザインが考案されました。

事業戦略から受けたアイデアをもとに、ビルの特徴を活かした空間構成になっていることが特徴です。

オフィス全体のデザインは、シンボルマークである「Planet（惑星）」を想起させるものを採用しました。

オフィス移転を成功させるなら「ヴィス」へ

オフィス移転は本当に煩雑で大変です。しかし、オフィス環境は企業価値を高めるためにとても重要な役割を担っています。しっかりとした目的と計画をもって、滞りなく進行できるように挑みましょう。

通常業務を行いながら移転をスムーズに進めるには、全てワンストップで提案してくれる、オフィス移転のプロにお願いをすることをオススメします。

オフィス移転をお考えの際はぜひ、ヴィスまでご相談ください。最適なオフィスデザインのご提案から、引越し・移転時のサポート、アフターフォローまで一貫してお任せいただけます。移転の際に不要になったオフィス家具の廃棄や、内装・電気工事の管理・施工も可能です。

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