前回の記事では、プロジェクトチームを発足しプランニングを開始するところまでお伝えしました。それでは今回のプロジェクトチームはどのように構成されたのでしょう？ みなさんがオフィス移転をされる際の参考にもなるように、オフィス移転のあれこれをご説明しながらご紹介します。

■プロジェクトの全てを把握するPM■

いわゆるお客様のオフィス移転の際には、私たちヴィスが担っている分野です。
もちろん自分たちの移転は、自分たちで行います。


オフィス移転の作業は、非常に煩雑です。オフィスの物件を選定してからお引越しまでに、準備をしないといけない事や関わる人は多岐にわたります。だからこそPMがその窓口となり、プロジェクトがスムーズに進行するように指揮をとるのです。
オフィス移転のスケジュールを管理し、各担当からの情報を集約し調整する。さらには協力会社様とのやり取りを行い、コストマネジメントを行い、企業の想いをカタチにしていきます。


今回はSV（スーパーバイザー）とPMの2名体制で行います。どちらも見事な手腕でプロジェクトマネジメントをしてくれるでしょう。

■想いをカタチににする内装デザイン

プロジェクトのメインといっても過言ではないセクションですよね。私たちも気合が入る部分です。

どんなレイアウトにするのか、どんなオフィスデザインにするのか。
会社のこれからの事業展開や人員計画なども含めて検討をしていかなければなりません。
もちろん企業ブランディングも念頭に入れながら。


お客様がご移転される際には、ヴィスがヒアリングをさせていただき、デザインイメージやマテリアルのサンプルなどでご提案をさせていただきます。


新オフィスは、これまでのヴィスの全てのオフィスを手がけてきたクリエイターが今回も設計します。今までにないオフィス空間をつくるために、意気込んでいます。

■センスが光る家具の選定■

内装の他に、家具も重要な要素です。


次のオフィスでは家具にも力を入れています！というより、みなさんがヴィスにご来社いただいたときに、お客様のオフィスの参考にしていただけるようにしたいと考えているのです。
次回の記事で後述する予定ですが、かなりこだわりを持って選定をしています。


また家具の分野では、現在のオフィスで使用している家具を流用するのか、廃棄をするのかといったことも決めていかなければなりません。
これは費用感や、レイアウトにも大きく関わってくるので、いろいろ検討を繰り返し決めています。


家具担当は、女性敏腕PM。数あるオフィスの実績を活かし、素敵な家具を選定してくれています。

■オフィスの要のインフラ設備■

いくら素敵なオフィスが出来上がっても、電源やインターネットが使えなければ仕事にはなりません。

オフィス移転の際には、各デスクへの電源供給やネットワーク環境、システムの調整など、実際の仕事の根幹を担う、このインフラ設備にも注意を払わなければなりません。


現在のオフィスの状況を把握し、新しいオフィスでの使い方を想像し、設備や機器を整えていきます。もちろん外部委託をしているシステムの保守会社様や通信業者様とのやり取りなども綿密におこなっておかなければ、移転当日にパソコンがネットに繋がらないなんてことも。。。


今回は、現在のオフィスのシステムを熟知しているメンバーが担当しています。

さらには新しいシステムなども導入予定なので、こちらも乞うご期待。

■法令も現場も守るCM■

B工事というのは、入居者の費用負担でビルの管理会社が指定する業者で行う工事のこと。対して、指定業者でなくてもできる工事を、C工事といいます。


B工事の範囲はビルによって異なりますが、今回は防災工事や空調工事などがその範囲にあたりました。
防災工事というのは、ビルのスプリンクラーや煙感知器などの工事で、オフィスのなかに間仕切りを建てることによって、必ずといっていいほど発生する工事です。費用の面においても、大きな負担になってくる部分ですので、オフィスプランニングの段階では、試行錯誤が必要です。


弊社にはCM（コンストラクションマネージャー）という役割のメンバーがいます。主に工事現場を担当し、現場が図面通りに進んでいるか、工程に遅れはないかなどを監理しています。またCMの中には、『1級施工管理技師』が在籍しています。
内装設計や工事におけるコンプライアンスにもしっかりと取組み、また余計な設備工事を減らしコスト削減を目指しているのです。


今回のプロジェクトにおいても、内装工事とこのB工事との区分の調整や、工程の調整などを、弊社のCM（コンストラクションマネージャー）という現場担当が2名担当してくれています。

■忘れてはいけない原状回復工事■

現在入居中の芝パークビルを退去する際には、原状回復工事を行わなければなりません。つまりは、テナントを借りたときの状態に戻す工事のことです。


現オフィスの契約期間満了までに工事を完了させなければなりませんので、お気をつけください。


今回は、現オフィスに移転してくる際に現場を担当したメンバーが、このオフィスのことを一番把握してくれているので、担当してくれました。

■実は一番大切なお引越しとオフィスのいろいろ■

お引越しの作業は、移転作業のクライマックスです。

内装工事などとは違って、実際にオフィスを使う全社員が当事者となるので、関わる人も増え大変な作業になります。各部署の連携も非常に重要になってきます。


実際のお引越し作業は、運送会社様が行ってくれますが、それまでの事前準備や、引越し後の開梱作業など、段取りをしておかなければならないことはたくさん。
社内の周知徹底も大切な作業になってくるので、総務や管理部の方が中心になって行うのがスムーズになるコツかもしれません。


そのほかにも移転の際に必要なことはたくさんあります。

官公庁への届出や、取引先への移転案内、出入りする業者への連絡、ゴム印や封筒などの社内備品の変更、新しいオフィスビルの館内使用規則の把握など、実際にオフィスが稼動し始めるまでに用意をしておかなければならないのです。


この分野は弊社でも、いつもお客様のご移転お手伝いしているPMではなく、スーパー総務が担当を担ってくれています。会社のことを一番良く知っている人が担当するといい分野ですね。

上記のようなメンバーでプロジェクトチームが結成され、進行をしています。
移転に関わることはまだまだたくさん。次回はプランの進行をもう少し掘り下げてご紹介します。
次回もお楽しみに！！





この連載の他の記事はこちらから↓↓
１月１９日更新　　【東京オフィス移転】連載コラム!!　■vol.1■ ー物件の検索からプロジェクト発足ー
１月２９日更新　　【東京オフィス移転】連載コラム!!　■vol.2■ ーメンバー紹介とオフィス移転の概要ー
２月　９日更新　　【東京オフィス移転】連載コラム!!　■vol.3■ ー新オフィスのプランをご紹介ー
２月１９日更新　　【東京オフィス移転】連載コラム!!　■vol.4■ ー着工から内装工事の現場レポートー
３月　３日更新　　【東京オフィス移転】連載コラム!!　■vol.5■ ー引越とエントランス＆サロンのご紹介ー
３月１１日更新　　【東京オフィス移転】連載コラム!!　■vol.6■ ーワークスペースと新しいはたらき方ー