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オフィスのコミュニケーション不足は重要課題
オフィス内でコミュニケーションが不足していると、人間関係がうまく構築されません。人間関係が良くないという理由は離職原因としてよく挙げられるため、業務上のトラブルを生む可能性も否めません。
例えば、指示や連絡が正確に伝わらなければ、本来はなかったはずのミスが発生するケースがあります。情報の共有不足によるトラブルが続くと、社員同士の不信感を生む原因となるでしょう。
報連相がスムーズにできない環境となっている場合は、社員が上司や同僚など周りに助けを求めにくくなります。業務が属人化しやすい環境下で若手社員が一人で仕事を抱え込んでしまうと、メンタル面が悪化したり作業効率が低下したりすることも考えられます。
一方、コミュニケーションが活発で自由に意見交換できるオフィスでは、新たなアイデアやイノベーションが生まれやすくなります。ナレッジの共有も促され、組織全体のパフォーマンス向上も見込めるでしょう。社員の自発性や主体性を育む効果も期待できます。
あらゆる組織課題を解決し、働きやすく生産性の高い環境を作るには社員同士の十分なコミュニケーションが必要です。
オフィスで求められている新しいコミュニケーションのかたち
働き方の多様化により、従来と現在ではオフィスで必要とされているコミュニケーションのかたちも変化しつつあります。
現在、求められているオフィスの在り方について価値観の変化とともに見ていきましょう。
必要なコミュニケーションが変化している
従来は、対向式（島型）レイアウトが主流でした。部署内で情報共有や進捗を確認する場面が多く、組織運営を円滑に進めるために好都合だったからです。
このような席の配置にすると、隣同士の社員とコミュニケーションが取りやすく、席を移動せずに必要なときにコミュニケーションが図れます。
ただし、コミュニケーションの場が限定されてしまうため、普段交流のない社員とは飲み会などで自ら接点をもつ必要がありました。
現在は、部署単位よりもプロジェクト単位で業務を進める機会が増え、オープンなコミュニケーションが求められるようになっています。ネット環境が普及し、オンライン会議やチャットツールの活用で情報共有しやすくなったことも要因のひとつです。
そのため、部署や役職を超えたコミュニケーションが重視されるようになりました。横断的なコミュニケーションを促進するうえでは、個人が集中できるスペースを確保することも必要です。
これからは”行きたくなるオフィス”が求められる
オープンなコミュニケーションを活性化させるには、オフィス内に社員の感動体験や自然なコミュニケーションを生む仕掛けをつくることが重要です。つまり、これから求められるのは社員が行きたくなるオフィスです。
社員が行きたくなるオフィスは、「個人の充実」と「チームの成長」を兼ね備えています。一体感・帰属意識を高めながら、個人としての成長や快適さを重視できる居心地の良い環境です。
社員が行きたくなるオフィスを構築するには、組織における定性的な要素を把握する必要があります。例えば、社員のやりがいは何か、どんな悩みを抱えているかなどです。社員の理想の働き方が明確になれば、講じるべき施策の方向性も見えてきます。
ただし、定性的な要素は数値化が困難です。現状や組織課題を可視化する際は、サーベイツールを活用してみてはいかがでしょうか。
ココエルは、社員の心身の健康状態やエンゲージメントを正確に把握できるサーベイツールです。課題解決へ向けたフィードバックコンサルティングサービスもご利用いただけます。
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オフィスでのコミュニケーションを活性化する施策5選
ここからは、行きたくなるオフィスの考え方をもとに、コミュニケーションの活性化に有効な施策を紹介します。
オフィスレイアウト・デザインを工夫する
社員同士のコミュニケーションを充実させるために必要な対策は、以下のとおりです。
ジグザグ式の配置
手軽にできるレイアウト変更方法としておすすめなのが、机と椅子をジグザグに配置することです。単純な配置にするよりも、社員同士の接点が増えて会話が生まれやすくなります。
オフィスを回遊できるデザイン
オフィス内をぐるりと歩き回れるように、椅子や机の配置を変えてみるのもおすすめです。回遊できる動線により、社員同士の接点が増え、コミュニケーション量アップにつながります。
フリーアドレス
席が固定されていると、近くにいる決まった人以外とのコミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。その課題を解決できる方法がフリーアドレスです。
フリーアドレスのオフィスでは、社員が固定席を持たず、作業を行う席を毎回自由に選ぶことができます。毎回席が異なり、隣り合う人も常に同じではないため、さまざまな人との交流が期待できるでしょう。
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コラボレーションエリアを設置する
コラボレーションエリアを設置すると、社員同士で顔を合わせて資料作成をしたり、議論の場として活用したりと、チームでの作業に役立ちます。
1日単位で予約可能な会議室や大判の作業テーブルの設置、丁度良いミーティングスペースなど、チームワークが発揮できる空間づくりがポイントです。
ホワイトボードやディスプレイ、可動しやすい家具などの設備を整えることで、仕事の効率化も図れます。
交流が楽しめるリフレッシュスペースを設置する
仕事中だけでなく、仕事の合間に社員同士が気軽に交流を楽しめるリフレッシュスペースも、社内コミュニケーションに良い効果をもたらします。
業務を離れて力を抜いた姿勢でコミュニケーションを取ることで、社員同士がお互いの意外な一面を発見したり、業務中には思い浮かばなかったアイデアを思いついたりするきっかけになるでしょう。
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「現在の社内環境ではコミュニケーションが起きにくい」「どのように工夫すれば良いのか悩んでいる」といったことであれば、オフィスのレイアウト作成の経験が豊富なヴィスに、ご相談ください。
アクティビティができる空間を整える
リフレッシュとコミュニケーションの場を作ることで、社員のモチベーションが保てます。体を動かして気分転換を図れば、仕事への活力に転換できるでしょう。
アクティビティには、ヨガなどに使えるオープンエリアやメディテーションルーム、E-Sportsルームなどがおすすめです。オンオフの切り替えができる空間があると、企業にとっても好循環を生み出せるでしょう。
また、アクティビティを楽しむ中で自然なコミュニケーションが生まれ、社員同士の心の距離も縮まるでしょう。
インフォボードを設置する
リモートワークが増えると社員同士のコミュニケーションの場も減りがちです。社員の個性を紹介するような仕掛けをオフィスに散りばめることで、社員同士の間接的な交流が図れます。
社員が手掛ける個性的なオフィスの壁面や社員紹介サイネージ、クラブボードなどを活用し、コミュニケーションのきっかけづくりに役立てましょう。
「行きたくなるオフィスのつくり方」についての資料は、以下からダウンロードできます。
コミュニケーションが生まれるオフィスで押さえたいポイント
コミュニケーションの活性化を図るうえで注意すべき点もあります。最後に、コミュニケーションが生まれるオフィスを構築するために押さえておきたいポイントを紹介します。
集中できる空間を設置する
オフィスレイアウトを変更するにあたっては、コミュニケーションが取りやすい空間を作るだけでなく、集中して作業ができる空間も設置することが重要です。
コミュニケーションを重視してオープンな空間にするということは、社員のプライベートな空間がなくなるということでもあります。「今は仕事に集中したい」というときに話しかけられると、集中力が途切れて仕事の効率が下がってしまうでしょう。人によっては、「かえって落ち着かなくなる」ということもあるかもしれません。
「コミュニケーションを取れる場所」と「仕事に集中できる場所」の両方を作り、オンオフを切り替えやすい環境を整えることがポイントです。
セキュリティ対策を強化する
社員がオフィス内を自由に動くことのできる環境は、社員同士のコミュニケーションが活性化する反面、「近くの会話が聞き取りやすいため情報が漏れやすくなる」というデメリットがあります。
他部署や外部に機密情報が漏れてしまう可能性もあるため、情報保護の施策はしっかりと行う必要があります。
「機密情報を含む会話はフリースペースやフリーアドレスデスクでは行わない」「資料は厳重に管理する」など、セキュリティ対策を徹底するようにしましょう。
まとめ
時代の変化に伴い、社内で求められるコミュニケーションやオフィスの在り方は変化してきました。現在は、チームの成長を感じながら個人の充実も追求できる「行きたくなるオフィス」が求められています。 行きたくなるオフィスを構築するには、社員の価値観や理想の働き方といった定性的な要素を可視化する必要があります。社員のニーズを的確に捉えたうえで、本記事で紹介した施策を取り入れてみてはいかがでしょうか。