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フリーアドレスで起こる荷物の問題
フリーアドレスでは、従来の固定席のように、個人用の荷物をデスクの上に置いたままにしておくことはできません。帰宅するときは、デスクの荷物を片付けて綺麗な状態にしておく必要があります。
フリーアドレスは使用する座席が決まっていないため、荷物の収納について問題を抱えるケースも多いといえます。では、その中でもよくある3つの課題を紹介していきたいと思います。
オフィスが雑然とする
デスクの上や引き出しの中に荷物を保管できないのであれば、ほかの場所に荷物を置いておかなければなりません。どこに荷物を置いておくべきなのかを社内できちんと決めていないと、床などに置く人が増えてしまいます。
業務スペースにさまざまな荷物が置かれていると、全体を見たときに物が散らかっている印象になってしまうでしょう。
また、人が移動するときに足を引っかけてしまうこともあります。転倒して怪我をしてしまったり、邪魔になったりして業務に支障が出ることもあるでしょう。
盗難や紛失などのセキュリティ面での不安
離席の際、書類や私物を置きっぱなしにしていると、盗難や紛失のリスクがないとも言い切れません。
座席に座る人は毎日変わるため、誰かが持ち物に触っていても周囲の人は不審に感じないこともあるでしょうし、誰かが勝手に移動させたり使用したりしていても、なかなかそれに気づけません。
フリーアドレス化により、セキュリティを心配しなければいけない一面があるのは否めません。
既存のロッカーの容量が足りない
引き出しやキャビネットの中に収納していた荷物すべてをロッカーに収納することになると、収納スペースが足りなくなる可能性があります。
私物や書類を収納しておくスペースがない場合、やむを得ず業務スペースに私物を持ち込む人が増えていき、やがてデスクの上や床に荷物を置くようになっていくおそれがあります。
荷物の問題を解決する3つの方法
収納スペースが足りないことやセキュリティ面での問題を解決するには、以下のような方法が有効です。
・収納ルールを決める
・ペーパーレス化する
・収納アイテムを利用する
では、具体的な方法について見ていきましょう。
荷物の収納ルールを決める
フリーアドレスにおいては、荷物の収納や扱いについて、社内で明確なルールを定めておくことが大切です。
たとえば、床に荷物を置かないことをルールとして定めておけば、オフィス内はすっきりと清潔感のある空間へと生まれ変わり、オフィス環境の美化へとつながるでしょう。
動線もしっかりと確保でき、荷物が邪魔になったり、足をひっかけたりするようなこともなくなります。
「帰宅時に私物を必ず個人用ロッカーに収納するようにする」などもルールにしておくことで、持ち物の紛失を防止できます。個人用ロッカーがなく共用ロッカーを使用している場合には、荷物に名札を付けるように決めておくことがおすすめです。
ペーパーレス化する
フリーアドレスでは収納スペースが足りなくなってしまうことがあるため、オフィス空間を有効活用し、スペースを確保することが重要になります。
そのためには、ペーパーレス化も有効な手段のひとつです。書類の保管に必要なスペースを削減することができます。
具体的には、以下のような方法があります。
・紙の資料をPDFなどで管理
・電子書籍を利用する
・WEB会議の導入
・システムやクラウドの利用
そのほか、稟議書を電子化すれば、上長、課長、部長、社長などに書類を回覧してもらう手間や時間を省くことができます。承認までの時間が大幅に短縮できるといった副次的なメリットが得られます。
加えて、紙の文書とデータの棲み分けを行うことは、業務管理や収納スペースの見直しを図るだけでなく、書類の「死蔵」を防止するためにも大切なことです。限られた収納スペースを効果的に活用するためには、文書管理の徹底が必要不可欠です。
収納アイテムを利用する
次のような持ち運べる収納アイテムを利用することで、フリーアドレスでも私物や書類を綺麗に収納しておけます。
オフィス全体をすっきりさせたいなら
mochi･haco（もちはこ）シリーズの「mo・baco（モバコ）」や「mo・baco up（モバコ アップ）は、持ち運べる収納バッグです。
デスクの上や引き出しの中などに入れておくような文房具類や書類などを入れることができます。機能性が高く、働き方や収納したいアイテムに合わせて種類を選ぶことができるのも特徴のひとつです。
簡単に持ち運べるため、フリーアドレスで仕事をするのにぴったりです。
また、カバン用フックや可動式ワゴンもおすすめです。
カバン用フックは、デスクの下や椅子などに取り付けて、カバンをかける場所を作れます。
可動式ワゴン「FreeWagon」は、キャスターが付いていて荷物を入れたまま簡単に移動できる小さめのワゴンです。フリーアドレスで使用する席の横などに置いて、自分の荷物一式を入れて使用します。
フリーワゴンなら上段と下段に分かれており、フックや取っ手も付いているので便利です。たとえば、上段にカバンを置いて、下段にファイルボックスを置くというような使い方も可能です。
紛失しやすい問題を解決するなら
紛失対策を重視したいなら、個人（モバイル）ロッカーを使用するのがおすすめです。デザイナーズオフィスを提案する株式会社ヴィスでも個人ロッカーを使用しています。
個人ロッカーは名札を簡単に付け替えできるため、使用する座席の場所に合わせてロッカーも簡単に引越し可能です。
書類の保管などには、昔ながらのスチール書庫を使うのも良いでしょう。最近ではスタイリッシュなデザインのスチール書庫もあるため、オシャレなオフィスともよくマッチします。
弊社の導入事例については、以下の記事で詳しく解説しています。
「四半期に一度の”席替え”！働き方に合わせた、個人ロッカーの運用方法」
フリーアドレスに関する悩みがあるなら
フリーアドレスで荷物に関する悩みがあるならヴィスへご相談ください。
ヴィスではオフィスデザインをワンストップで提案し、企業ブランディングの構築をサポートしています。企業のブランドイメージや雰囲気に合った荷物の収納家具や収納ルールなど、悩みに応じて最適な解決方法を提案いたします。
ヴィスが提供するフリーアドレスの運用方法に関する資料は下記リンクからダウンロードいただけます。
ほかにもオフィスの運用方法について、悩みや疑問などがあれば、何でもご相談ください。
まとめ
フリーアドレスを導入する際、荷物が既存のロッカーに収まり切らない場合、デスクの上や引き出しなどに荷物を置きがちになります。
社内全体が散らかった印象になると、企業イメージの低下につながってしまうでしょう。フリーアドレスを導入する予定であれば、荷物の収納に関する対策をきちんと講じなければなりません。
また、ペーパーレス化を図ることにより収納スペースは確保され、収納アイテムを上手く活用することでより働きやすい職場を作り出していくことができます。
フリーアドレスのメリット・デメリットについては下記の記事でも詳しくご紹介しているので、是非こちらもチェックしてみてください。