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多様な働き方が求められるなかで、「ABW」というワークスタイルを導入する企業が増えています。「時間」と「場所」を自由に選択できる働き方は、社員にとって大きなメリットです。
本記事では、ABWにはどのような特徴があり、どう導入すれば良いのか紹介します。ABW導入に成功した企業事例についてもみていきましょう。
ABWとは？
ABWとは、”Activity Based Working”の頭文字を取った、オフィススタイルを示す用語です。仕事の内容に応じて、社員が働く時間や場所を自由に選べるワークスタイルを指します。まずは、どのような特徴があるのか知っておきましょう。
ABWの特徴
ABWは、1990年代初頭に、オランダのコンサルティング企業が導入したことをきっかけに普及しました。”Activity Based”という言葉の通り、業務内容や目的に合わせて、オフィスの内外を問わず働く環境を社員が自律的に選べるのが特徴です。
たとえば、オフィス内の環境としては個人ブースや集中ブース、少人数でミーティングができるフリースペース、周囲の音が遮られるWEB会議スペースなどを導入する企業が増えています。オフィス外の環境としては、会社で契約しているコワーキングスペースやサテライトオフィス、カフェなどを用意すると、外回り中の社員が快適に業務を進めることが可能です。
ほかにも、リモートワークやフレックスタイムといったフレキシブルな働き方の導入も、ABWの1つといえます。
ABWの導入に向いている職種
ABWは、取引先への訪問や会議などで自席から離れる機会が多い業種に向いています。
たとえば、営業活動で1日の大半を異動に費やしている営業職は、自宅から訪問先に直行したり、訪問の合間にコワーキングスペースを使ったりできるようになると、業務効率が大幅に向上します。ほかにも、仕事の大半をリモートで行えるIT関連職や、打ち合わせで席を外していることが多いマーケティング職・企画職などもABWに向いているでしょう。
反対に、機密情報を取り扱う事務職や、業務に専門的な機材が必要な研究職などは、ABWを導入してもあまり活用する機会がないかもしれません。
ABWとフリーアドレスとの違い
フリーアドレスとは、社員が固定席を持たず、毎日自由に席を選んで業務を行うワークスタイルです。固定席に割いていたスペースを削減し、オフィスを効率的に活用できるといったメリットから、近年導入する企業が増えています。
また、席が固定されないため、普段業務で関わりのない社員とも交流の機会ができ、社内コミュニケーションが活性化するという点も特徴です。
ABWと共通点の多い制度のように見えますが、以下のような違いがあります。
働く場所
フリーアドレスはオフィス内で自由に席を選べる制度であり、社内での勤務を前提とした制度です。
一方、ABWでは自宅でのリモートワークやコワーキングスペース、カフェなど、オフィス外の場所での就労も選択できます。
導入の目的
フリーアドレスは、固定席を削減することで、限られたオフィススペースを効率的に利用することが目的です。
対して、ABWでは社員が自律的に働く環境を選択できることを重視します。業務内容や就労形態に合わせて柔軟な選択ができるよう、オフィスのレイアウトや制度を作り変えるのがABWの特徴です。
ABWを導入する5つのメリット
それでは、ABWを導入すると、どのようなメリットがあるでしょうか。
・ワークライフバランスを実現できる
・社員満足度が向上する
・優秀な人材を確保できる
・創造性・生産性が向上する
・オフィス維持のコストが削減できる
主なものを5つ確認していきます。
ワークライフバランスを実現できる
ABWによって自宅での勤務が可能になれば、オフィスまで通勤する必要はありません。そのため、通勤にかかる時間を有効に使えます。集中できる環境を自ら選ぶことができるので、子育てや介護など、家族の世話をしながら働くことも可能です。
業務を効率良く進められて、プライベートの時間も充実させることができるでしょう。結果として、理想的なワークライフバランスを実現しやすくなります。
社員満足度が向上する
働く時間や場所に制約されなければ、仕事上のストレスは軽減されるでしょう。ストレスが軽減され、理想的なワークライフバランスが実現すれば、会社に対する満足度や幸福度が向上します。その結果、仕事のモチベーションアップや帰属意識の高まりによる定着率アップが期待できます。
優秀な人材を確保できる
ABWの導入によって、これまで家庭の事情や距離の問題で就職を諦めていた優秀な人材を確保できる可能性が高まります。従来の方法に捉われない働き方を模索している人にもアプローチできるでしょう。社員が働きやすい環境を整備している会社として、企業のイメージも良くなります。
創造性・生産性が向上する
ABWではオフィスや自宅に限らず、業務内容に合わせて社員が働きやすい場所を選べるのがメリットです。ある程度、人の気配を感じたいときはカフェやコワーキングスペース、集中したいときは個室といった具合に、自分の状況や仕事内容に合わせて働く場所を選べます。最適な場所を選べれば、パフォーマンスを発揮しやすくなり、創造性や生産性も向上するでしょう。
オフィス維持のコストが削減できる
ABWによって、オフィスで勤務する社員の数が少なくなれば、その分だけスペースを縮小できます。別の用途に使っても良いですし、適切な広さのオフィスに移転すれば賃料や光熱費を削減できるでしょう。
とくに会議室は、多くの企業で使われていない時間が長いといわれています。収容可能な人数よりも少人数で利用することもあるため、このスペースを有効活用できます。
ABWを導入する5つのデメリット
メリットを見てきましたが、一方でABWにはデメリットもあります。
・勤怠管理や人事評価体制の見直しが必要になる
・新しいシステムの導入・整備にコストと時間がかかる
・セキュリティリスクが高くなる
・社員が孤独感を感じやすくなる
ABWの導入前に確認して、対策を講じましょう。
勤怠管理や人事評価体制の見直しが必要になる
ABWは、上司にとって部下の動向を把握するのが難しく、コミュニケーションを取るのも容易ではありません。そのため、マネジメントや適切な評価が難しくなるおそれがあります。毎日一回はオンラインでミーティングに参加して進捗状況を報告したり、週に一度は出社して直に顔を合わせたりするなどの対策が必要となります。
また、導入の際に、ルールの設定や改革は必要になるでしょう。たとえば、リモートワークやフリーアドレス席になると仕事のプロセスが把握しづらくなるので、評価制度を成果主義に変える必要があります。
新しいシステムの導入・整備にコストと時間がかかる
管理体制や制度だけでなく、新しい社内体制に対応したシステムやツールの導入が必要になります。たとえば、フレキシブルな勤務体制に対応するためにはチャットツールやタスク管理ツール、スケジューラー、勤怠管理システムなどが必要です。
導入には初期投資や定期的なメンテナンス費用がかかるだけでなく、システムやツールの使い方が社員に浸透するまでには、ある程度の時間や労力がかかることも覚悟しましょう。
セキュリティリスクが高くなる
ABWでは、仕事のために会社の情報を外へ持ち出す機会が多くなるため、どうしても情報漏洩のリスクが高くなります。情報の持ち出しにルールを設けるのはもちろん、万が一漏洩したとき、会社や社員にどのような影響があるのか、社内研修などで周知させましょう。
ほかにも、業務で使うPCやスマートフォンにセキュリティソフトをインストールしたり、インターネットに接続するときの回線を限定したりするなどの対策が必要です。ファイルのやり取りは、USBメモリやSDカードといった外部媒体を介さず、指定されたクラウド上で行うと、紛失や盗難のリスクを軽減できます。
もちろん、PCやスマートフォンは勝手に見られないように、パスワードや指紋認証、二段階認証などの設定を済ませておきたいところです。
社員が孤独感を感じやすくなる
ABWでは、オフィス以外の場所で働けるので、ほかの社員と顔を合わせる機会が減ります。それを心地よいと感じる社員がいる一方で、孤独を感じやすい社員もいます。先ほど触れたとおり、毎日オンラインでミーティングで進捗状況を報告したり、週に1度は出社して直に顔を合わせたりするなど、何らかのルール決めが必要です。
顔を見る機会が少ないことは、社員の健康状態に気付きづらいというデメリットもあります。しばらくオフィス外で働いているうちに、大きく体調を崩しているかもしれません。
対策としては、社員の心身状況を把握できるツールを導入するとよいでしょう。たとえば、ココエルというサービスなら、アンケートの実施から、社員のストレスチェック・分析・課題抽出まで行えます。
【4ステップ】ABWをオフィスに導入するまでの流れ
次に、ABWをオフィスに導入するまでの流れを見てみましょう。
1.現状を調べる
2.ABWの導入が適しているかを判断する
3.社内制度やシステム・セキュリティの見直し
4.社内レイアウトを決める
順を追ってみていきましょう。
①現状を調べる
まずは、現在のオフィスの使われ方を調べます。たとえば、社員の平均的な在籍率や1日の過ごし方です。また、どのような不満があるか、社員にヒアリングしてみるのも良いでしょう。
ヴィスでは、ワークプレイス構築に新たな視点をもたらすDXツール「WORK DESIGN PLATFORM」を提供しています。詳しくは下記URLからお問い合わせください。
②ABWの導入が適しているかを判断する
データを分析したら、ABWの導入が本当に適しているか判断します。仕事の内容や働き方によっては、向いていない場合もあるからです。職場の現状を調べた結果、生産性の向上や職場環境の改善ができそうか判断しましょう。
在籍率が100％であれば、わざわざABWで働く場所を分散する必要はないでしょう。総務など、オフィスに常駐していないと困る部署もあります。経理や人事のように機密情報を扱う部署も向いていません。研究職や開発職では、オフィス以外で必要な環境を整えるのが難しいでしょう。
反対に、日中は常に空席があり、外出する社員が多い企業であればABWの導入が向いています。
営業職の場合、自宅からお客様への直接訪問や、外出先でサテライトオフィスの利用など、状況に応じたフレキシブルな働き方が可能となります。外出先に合わせて働く場所を選択できるようになれば、移動時間の削減や業務効率化につながるでしょう。
③社内制度やシステム・セキュリティの見直し
働く場所が分散するため、遠隔操作や社外からのアクセスが必要になります。社外での仕事は、紛失や盗難、ネットワーク接続に関するリスクが高まります。そのため、新しい働き方に適したシステムへの変更と、セキュリティ面の強化が重要です。
④社内レイアウトを決める
ABWを導入するのであれば、オフィスのレイアウトをどのように変更するか考えなければなりません。自由な働き方ができても、目的に応じたスペースはオフィス内に必要です。電話やオンラインミーティング向けのブース、ミーティング用のテーブル、リフレッシュスペースなど、適宜配置するようにしましょう。
ABWの導入に成功したオフィス事例4選
つづいては、ABWを実際に導入し、社内の改善に成功した企業事例を4つ紹介します。
・株式会社オークファン：オフィスの適正化×コミュニケーション活性化
・株式会社スタイラジー：偶発的なコミュニケーションを生む
・Vialtoパートナーズ税理士法人 / Vialtoパートナーズ行政書士法人：フラットな組織をブランディング
・農林中金全共連アセットマネジメント株式会社：社外には信頼を、社内には心地よさを
自社のオフィスリニューアルの参考としてご覧ください。
オフィスの適正化×コミュニケーション活性化「株式会社オークファン」
オークファンは、価格比較メディア「aucfan.com」をはじめ、「RE」に関わるさまざまなサービスを展開している企業です。
コロナ禍をきっかけにハイブリッドワークを導入したことから、オフィス面積を50％削減しつつ、少ない出社機会のなかでもコミュニケーションを活性化させたいという課題からABWを導入しました。
「Re-Café terrace」というコンセプトのもと、コーポレートカラーのグリーンを取り入れたカフェのような空間を設計しています。人が集まりやすいミーティングスペースを中心に、窓際には集中スペースやWEB会議ブースを設置。結果として出社率が向上し、社内コミュニケーションの活性化という課題もクリアしました。
事例の詳細はこちら：株式会社オークファン
偶発的なコミュニケーションを生む「株式会社スタイラジー」
スタイラジーは「テクノロジーで世の中を便利に」というミッションを掲げ、ソーシャルアプリの企画や開発、システム構築や運用事業などを行っています。
スタイラジーでは、テレワーク中心でオフィスへの出社が週2、3回という働き方が可能なことから、大阪オフィス移転の際にABWを導入しました。
街を歩いて誰かと会うように偶発的なコミュニケーションが生まれるよう「STREET」というコンセプトを掲げ、動線のあるワークスペースをデザインしています。また、出社する意味や価値を見出せるよう、さまざまなタイプの席を用意しました。
事例の詳細はこちら：株式会社スタイラジー
フラットな組織をブランディング「Vialtoパートナーズ税理士法人 / Vialtoパートナーズ行政書士法人」
Vialtoパートナーズ税理士法人 / Vialto行政書士法人は、国境を超えた人事異動や配置転換、それに伴う税務や入国管理、海外出張、リモートワークといったグローバルモビリティ分野に関するサービスを提供する企業です。
元から社内コミュニケーションが活発で、フラットな組織が特徴のVialtoでは、「交流・出会い」を加速させることを目指してオフィスブランディングを行いました。
働き方においてABWを導入していたことから「Community」「Co-creation」「Drive」の3エリアで空間を構成しました。また、各エリアをシームレスにつなぎ、個人とチーム双方の生産性を高める仕組みを施しています。
事例の詳細はこちら：Vialtoパートナーズ税理士法人 / Vialtoパートナーズ行政書士法人
社外には信頼を、社内には心地よさを「農林中金全共連アセットマネジメント株式会社」
農林中金全共連アセットマネジメントは、JAグループの資産運用会社です。同社はオフィス移転をきっかけに、ABWを取り入れたリニューアルを行いました。
九段下テラスの9階、10階という眺望抜群の立地を活かして、「お客様をおもてなしする空間」「職員の一体感醸成」「働きやすい環境」「ポストコロナ」をキーワードに、社外へ「信頼」を、社内へ「心地よさ」を発信する空間を設計しています。
執務スペースの窓際にはさまざまな席タイプを選べるABWスペースを設け、気持ちよく働けるオフィスを目指しました。
事例の詳細はこちら：農林中金全共連アセットマネジメント株式会社
ABWを導入して組織を成長させる！
ABWは社員に柔軟な働き方を提供して仕事のパフォーマンスを高める一方で、マネジメントが難しくなったり、セキュリティリスクが高くなったりするデメリットもあります。導入にあたっては、現状を把握して本当にABWを導入する必要があるのか検討しましょう。デザイン会社など専門家のアドバイスも参考になります。
ヴィスは、空間づくりにおける知見を用いて、オフィスづくりにとどまらず、企業のニーズに合わせて「はたらく」を包括的に考慮したワークデザインを提供しています。ワークデザイン、オフィスデザイン、オフィス移転・改装・設計についてのお悩みは、お気軽にお問い合わせください。