目次
オフィスにミーティングスペースを設ける3つのメリット
オフィスの限られたスペースの中にミーティングスペースを設けるのは、どのようなメリットがあるのでしょうか。
まずは、オフィスにミーティングスペースを設ける3つのメリットや、企業、社員に与える効果について紹介します。
1. 必要なときにすぐミーティングができる
オフィスの中にミーティングスペースを設けると、必要なタイミングですぐにミーティングをはじめられるメリットがあります。
ミーティングスペースの数を多く作れば予約不要にできるため、ミーティングのためにスペースが空くのを待つ必要もありません。
また、執務室エリア内にミーティングスペースを作れば、移動時間を割く必要もなくなります。レンタル会議室などを利用するコストカットにもつながるうえ、急な来客時には応接スペースとして活用することも可能です。
2. 最適な環境でミーティングができる
オフィスにミーティングスペースを設けると、最適な環境でミーティングができます。
用途や議題に応じたレイアウトやデザインにすれば、集中しやすい空間づくりが可能です。
例えば、以下のような工夫もできるでしょう。
・デジタル資料を全体で共有できる大型スクリーンの設置
・色を工夫してブレインストーミングがしやすいような空間にする
上記はあくまで一例であり、職種やミーティングに参加する人数、目的などに合わせて多様なデザインを取り入れることが大切です。
空間づくりのコツやポイントについては後述するので、ミーティングスペースをつくる際の参考にしてみてください。
3. 違う用途にも有効活用できる
オフィスのミーティングスペースは、異なる用途に有効活用できるメリットもあります。
新型コロナウイルス感染症による影響で、感染対策の観点から大人数で会議を行うような規模の大きい会議室のニーズは減少傾向にあります。
その一方で、リモートワーク導入によるコミュニケーション不足に対応した「新しいオフィスの在り方」が検討されています。働き方改革のための「働きやすいオフィスづくり」を考えるために、各社員のデスク以外のスペースを整備することも必要でしょう。
オフィス内に設けたミーティングスペースは、フリースペースやリフレッシュスペースとしても有効活用することができます。そのため、ミーティングスペースとして固定化するのではなく、変わっていく働き方に柔軟に対応できるスペースとして活用するのもひとつの方法です。
また、ミーティングスペースの使い方やデザインを工夫することで「社員が働きやすい環境を整備している」として、企業ブランディングにもつながります。
オフィスのミーティングスペースの種類
オフィスのミーティングスペースには、さまざまな種類があります。用途や目的に合わせて、自社に合うデザインを選びましょう。
ここからは、オフィス内に設けるミーティングスペースのレイアウト例について紹介します。
完全にオープンなスペース
オフィス内にミーティングスペースを設置する際、完全にオープンなスペースとしてレイアウトする方法があります。
執務室などにテーブルと椅子だけを設置するだけの形で、たとえばミーティングに参加していない人にも会話が聞こえるような状態です。
パーテーションなどは設置せずオープンにするもので、コラボスペースやカフェスペースとしても活用できます。
完全にオープンなミーティングスペースは、少人数でのミーティングに適しており、6人程度がベストです。最大でも8人程度が目安で、大人数のミーティングには適していません。
オープンなミーティングスペースは複数個所にいくつも設置しやすいため、場所をあらかじめ確保したり、予約したりする必要がなく、スピーディーにディスカッションを始められるメリットがあります。
セミオープンなスペース
セミオープンなスペースは、完全にオープンにしたミーティングスペースと比べて、集中できる環境とオープン環境をスイッチングできるレイアウトです。
ソファーの背もたれを高くする、低めのパーテーションを設置する、ホワイトボードを設置するなど、目線を遮るものを配置します。
「ファミレス型のミーティングスペース」とも呼ばれるもので、リラックスした環境で話し合える点が特徴です。
完全にスペースを区切る必要がないため、オフィスの一角にミーティングスペースを設ける方法として導入しやすいのではないでしょうか。
スタンディングミーティング向けのスペース
スタンディングミーティング向けのスペースは、椅子を設置しないという特徴があります。椅子をなくして立ったまま会議やミーティングを行うため、効率良く必要な内容に絞ってディスカッションできるレイアウトです。
手軽に設置できるほか、長時間座ったままデスクワークになるよりも、立つ時間を設けることで血流を良くするなど健康面にもメリットがあります。
テーブルを置くだけで良いため、オープンスペース、セミオープンスペースのどちらのスタイルでも設置が可能です。
それぞれの特徴をふまえ、目的に応じてあらゆるレイアウトを使い分けるのも良いでしょう。
オフィスのミーティングスペースを作るときのポイント
ここからは、オフィスのミーティングスペースを実際に作るときのポイントを紹介します。
自社の働き方、目的、規模などに合うミーティングスペースを作るのであれば、以下の3つのポイントを意識しましょう。
1. 主な用途を決める
まずは、ミーティングスペースの主な用途を決定しましょう。用途によってスペースの形態を変えることで、状況に応じたミーティング環境を整えることができます。
■完全にオープンなスペース
社内のチーム単位での少人数ミーティング、またはリフレッシュスペースとして活用するのに適しています。
■セミオープンなスペース
個別面談や挨拶程度の来客対応、短時間のWeb会議スペースとして活用するのに適しています。
■スタンディングミーティング
社内の簡単なミーティングや、ミーティングの時短などに活用するスペースに適しています。
また、椅子や机、ホワイトボードなどを移動させてレイアウトを変えられるようにするなど、柔軟な活用方法も可能です。
2. 設置する位置・規模を決める
ミーティングスペースの活用方法が決定したら、設置する位置や規模を検討します。
オフィスのエントランスに設置するのか、会議室を活用するのか、執務エリアの一角に作るのかなど、具体的な活用環境をイメージしながら決定しましょう。
また、「共用部に小規模で設置する」「別室に大規模で設置して多目的な用途で使う」「状況に応じて規模の増減に対応できるようにする」など、どのくらいの規模にするのかを考えることも大切です。
3. 内装デザインを工夫する
ミーティングスペースの規模や位置、方向性が決定したら、スペース全体のデザインコンセプトを決定します。そのコンセプトに沿って空間全体の色や照明、オフィス家具などを選ぶと良いでしょう。
たとえば、プレゼン資料などを用いたミーティングを主な用途とするのであれば、脳の活性化や集中力を引き出すため、照明は昼光色を選びます。チーム単位での小規模なミーティングで、ブレインストーミングや意見交換を必要とするのであれば、暖色を意識した空間づくりをするのがおすすめです。
目的や用途に合わせた工夫を検討しましょう。
アジャイルオフィスのように、レイアウト変更が前提であれば、キャスター付きで移動がしやすい家具を選ぶのもおすすめです。
また、リラックススペースとして活用するならグリーンを取り入れる、カフェ設備を併設するなど、利用する人の視点でレイアウトを考える必要があります。
ヴィスなら、企業のコンセプトや業種に合わせた理想のミーティングスペースのプランニングが可能です。
レイアウトはもちろん、家具や内装デザインなどもふくめ、ミーティング環境や企業ブランディングに最適なオフィスづくりをトータルでご提案いたします。
「社員のパフォーマンスを引き出したい」「コミュニケーションを活性化したい」など、自社の目的に合ったミーティングスペースを作るなら、ヴィスへご相談ください。
まとめ
オフィスのミーティングスペースは、新たなアイデアが生まれたり、課題解決のプランなど、さまざまな意思決定が行われたりする場所でもあります。
社員一人ひとりのパフォーマンスを最大限に引き出し、効率化や円滑なコミュニケーションを実現する環境整備として、オフィスデザインを取り入れてみてはいかがでしょうか。