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テレワークにおすすめ！サテライトオフィスとは？
テレワークは大きく分けて、在宅勤務、モバイルワーク、サードプレイスオフィスの3つの形態があります。
モバイルワークというのは、自宅以外の場所で勤務することです。特に決まった場所で仕事をするのではなく可動性があります。主に営業職の人がカフェなどでノートパソコンを使用して仕事をするのが代表的な例です。
また、サードプレイスオフィスは自宅でも職場でもないオフィスのことです。カフェやコワーキングスペースなどがあります。
ファーストプレイスは自宅、セカンドプレイスが職場や学校を指すのに対し、サードプレイスには「居心地が良く働きやすい場所」という意味合いがあります。
サテライトオフィスはサードプレイスオフィスの一形態で、本社や支社から離れた場所に設置されたオフィスのことを指します。基本的に支社や営業所などよりも小規模で、設備も簡易的です。
サテライトオフィスを導入するメリット／デメリット
サテライトオフィスには、次のようなメリット、デメリットがあります。
メリット
自宅だと仕事をするのにあまり適した環境でない場合に、サテライトオフィスがあると役に立ちます。簡易的ではあるものの、仕事をしやすい環境が整っているため、テレワークにおける柔軟性を高め、業務効率がアップします。
サテライトオフィスの設置場所によっては、営業職の社員が訪問先から帰社するまでの移動時間や、社員の通勤時間を短縮することもできます。育児や介護をしながらでも就業しやすいのでワークライフバランスの実現につながるでしょう。
また、災害リスクを分散でき、BCP対策（事業継続計画）も可能です。大地震や洪水などの災害で本社や支社の機能がマヒしたとき、会社の機能が一箇所に集中している場合と比べて、復旧までの時間が短縮される可能性が高いです。
働きやすい環境が整っているほか、災害にも柔軟に対応できる組織体制があることから、企業イメージの向上にもつながるでしょう。
デメリット
サテライトオフィスを設置することで、これまで同じ空間で仕事をしていた社員同士が、離れた場所で仕事をすることになります。これにより、コミュニケーションが不足しやすいデメリットがあります。
そのような環境では、社員の状況を細かく把握できないため、社員の勤怠管理やタスク管理が難しくなります。結果的に、成果に対する評価の比重が高くなってしまう側面があり、社員にとっては正当な評価が受けられないと感じることもあるようです。
また、小規模とはいえオフィス用品や電話、インターネット環境など一通りのオフィス環境が必要です。ちょうど良い物件がなかなか見つからないこともあるでしょう。サテライトオフィスを設置するのには、労力やコストもかかってきます。
サテライトオフィスの種類と特徴
サテライトオフィスを設置するなら、自社の事業内容や企業の規模、設置目的を考慮して種類を選ぶことが大切です。
サテライトオフィスは主に次の3種類に分けられます。
都市型サテライトオフィス
都市部に設置されたサテライトオフィスのことです。本社や支社とは別に拠点を設けることで、特定の取引先や関係者と密な連携をとることができます。主に営業職の人が拠点として使う目的で設置されることが多いです。
本社が地方にある会社や、移動の無駄を減らしたい会社にとって最適です。空いた時間を情報収集に充てられ、営業活動の効率性を高めることができます。顧客対応もスムーズに行えるでしょう。
郊外型サテライトオフィス
都心部から少し離れた郊外に設置するサテライトオフィスです。ベッドタウンの近くなど社員にとって利便性の高い場所に設置すれば、通勤時間を短縮できます。通勤のストレスが緩和され、会社にとっては交通費の削減になるでしょう。
社員が住んでいるところの近くなら、育児や介護で忙しくても勤務を続けやすいです。仕事とプライベートを両立しやすく、社員の離職防止にもつながるでしょう。エンゲージメントの向上も期待できます。
郊外で負担が多かった社員の通勤時間を短縮したり、働きやすい環境を整えたりしたい企業におすすめです。
地方型サテライトオフィス
都心部から離れた地方に設置するサテライトオフィスです。地方活性化が重視されるなか、総務省でも「おためしサテライトオフィス」と称して、地方型サテライトオフィスの設置を支援しています。
企業にとっては、地方の優秀な人材を採用するなど、新たな人材の確保に活かすことができます。オフィスを全国に分散させられるため、BCP対策の効果もより期待できるでしょう。
また、地方ならではの恩恵も受けられます。地価や賃料の相場が東京と比べると安いため、コスト面での負担がそれほど高くありません。自然豊かな地方で働くことで、社員のストレスも軽減されます。開放感があり、新たなアイデアが生まれやすくなることもあるでしょう。
人材確保に力を入れたい企業や、オフィスにかける費用を削減したい企業におすすめです。社員の心身の健康を大事にしたい企業にも向いています。
テレワークを快適にするサテライトオフィス選びのポイント
テレワークで使用するサテライトオフィスを選ぶ際には、現状把握から始めるのがポイントです。
まず、オフィスの平均在籍率や従業員の1日の過ごし方について調査してみましょう。
営業などで外出する機会が多い社員はどのエリアに多く出向くことが多いのか、社員が、現状どんな点に不満を感じているのか、改善して欲しい点は何なのか把握しておきましょう。
業務上、問題ないようであれば、サテライトオフィスの導入を検討してみましょう。必要な席数は、平均在籍率を考慮して決めると良いでしょう。
その際には、ワークプレイス可視化レポートの『wit』を活用してみてはいかがでしょうか。
独自のデータ分析により、ワークプレイスおよびワークスタイルにおける現状を把握することができます。また、分析結果をもとに、全社的に最適なレイアウトを提案することが可能です。
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コストはトータルな費用で考える
サテライトオフィスの設置に必要なコストは規模や立地、設備などによって異なります。まず、どのくらいの規模にするのか、予算はいくら使えるのか明確にし、それに合わせたオフィス選びが必要です。それに加えて、社員の交通の利便性なども考慮しておきましょう。
専用型と共用型でもコストの差が大きいです。専用型というのは、通常のレンタルオフィスを使用したオフィスで、初期費用を含めてかなりコストがかかります。
これに対して、共用型はレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースなどを利用するオフィスのことです。コストも専用型と比べると安価に抑えられるケースが多いです。
セキュリティ対策も考慮する
本社から離れているということで、会社の機密情報や顧客情報の漏洩などには十分注意し、対策を講じておかなければなりません。共用型はパソコンの盗難などにも注意が必要です。情報端末のセキュリティ環境を整備しておきましょう。
また、Web会議を行う際は個室スペースが必須です。共用型を利用する場合でも、個室タイプのオフィスを選ぶと安心でしょう。
共用型でおすすめなのが、あらゆるサービスオフィスやコワーキングスペースを電話やアプリから予約ができるクラウドサービス『叡知オフィスクラウド』です。
全ての経費を管理者が管理できるなど、社員側としても使いやすいサービスです。活用して、社員に快適な環境を用意しましょう。セキュリティ条件（完全個室や半個室の定義付けやWi-Fiの暗号化など）も会社側で指定できるため、安心してご利用いただけます。
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業務に必要な環境を整える
デスクや通信環境など、社員が仕事をするのに必要な環境を整えなければなりません。業務内容によって必要な設備が異なるため、何が必要なのか洗い出しておきましょう。
社員同士でコミュニケーションを活性化させるための工夫も必要です。メールや電話、Web会議システム、ビジネスチャットなどを準備しておくと良いでしょう。
個室型のブースがあると、社員が仕事に集中しやすくなり、業務効率向上につながります。来客が多い場合には、接客室を用意するのがおすすめです。
サテライトオフィスの設置に悩んだら、ヴィスへお問い合わせください。ヴィスでは企業に合わせた理想のオフィスを提案いたします。
また、レイアウトから家具・内装デザインにも対応しており、企業ブランディングの効果を高めるオフィスづくりをトータルでご提案いたします。
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まとめ
サテライトオフィスを設置することで、業務効率化や社員のワークライフバランスの実現につながるメリットがあります。その一方で、環境整備やセキュリティ対策などを行わなければなりません。
コストも手間もかかりますが、あらかじめ予算や目的などを決めた上で、トータルコストを考えることが重要です。