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WEB会議をしているときに周囲がうるさい場合の解決策
いくらWEB会議中に周囲がうるさいからといって、急にオフィス全体を改装することは難しいでしょう。「スペースが限られていて個別の部屋を作りにくい」という事情もあるかもしれません。
この項では、すぐに導入できる「音」問題の解決策を紹介します。
社外のスペースを利用する
オフィス環境をすぐに改善することが難しいなら、社外のスペースを活用すると良いでしょう。テレワークやWEB会議のメリットは、「どこでも仕事ができる」ことです。
インターネット環境と必要な広さのデスクがあれば、十分に対応可能でしょう。
おすすめは、テレワークの普及によって設置数が増えている、パブリックに使える個室ブースです。個室ブースとは、デスクや椅子、電源などが内部に設置された個室型のワーキングスペースで、PCさえ持ち込めばすぐに仕事ができます。
一見すると狭そうで窮屈に感じられるかもしれませんが、快適に仕事ができるよう配慮されており、遮音性にも優れています。公共施設や駅などに多く開設されているので、オフィスの近くにあれば活用してみると良いでしょう。
また、コワーキングスペースも便利です。コワーキング（co-working＝一緒に働く）スペースとは、複数の人が共同で利用するシェアオフィスのことです。以前はフリーランスや個人事業主の方、起業したばかりのスタートアップ企業などが多く利用していましたが、現在はテレワークに対応するためサテライトオフィスとして活用する企業も増えています。
コワーキングスペースは、本来交流を目的とした施設であるため、落ち着いて仕事ができるイメージがない方もいるかもしれません。しかし、最近では会議室や個別ブースなどを整備しているところも多く、そういった施設であれば静かな環境も整っています。
性能の良いマイクやスピーカーに変える
どれだけ気を付けていても雑音やノイズが入ってしまうのであれば、マイクやスピーカーの性能も見直してみましょう。
PCやスマートフォンの内蔵マイクを使っていると、広い範囲から音を拾ってしまうため、ノイズが発生しやすくなってしまいます。できるだけマイクを口に近付けて声だけを拾うことができるよう、ヘッドセットを使うのがおすすめです。
また、ノイズキャンセル機能が付いたマイクやスピーカーであれば、周囲の雑音などが遮断され、クリアな音質で聞き取ることができます。マイクがスピーカーの音声を拾うことでハウリングやエコーが起きてしまう場合は、エコーキャンセル機能が有効です。
マイクやスピーカーには、マイクが音を拾う角度を示す指標である「指向性」があります。いくつか種類がある中で、WEB会議におすすめなのは単一指向性のものです。特定の方向の音をよく拾うという特徴があるため、声をしっかり拾って周囲の雑音などは拾いにくくなります。
WEB会議をしている人がうるさいときの解決策
オフィスで仕事をしているのは、WEB会議を行っている人ばかりではありません。WEB会議が少ない人は、「話している人の声が気になって自分の作業に集中できない」と困っているケースも多いです。
このような場合、以下の対策ができます。
・レイアウトを見直す
・イヤホン、耳栓を使用する
まずはWEB会議が多い人と少ない人の距離を物理的に開けられるようレイアウトを見直すことから始めましょう。
周りの音が気にならないようにイヤホンや耳栓をするという方法もありますが、電話の音やほかの人が声をかけていることに気付かない可能性があります。業務や周りとのコミュニケーションに支障がない範囲で使用すると良いでしょう。
「WEB会議がうるさい」双方の悩みを解決するなら
周りがうるさくてWEB会議に集中できない、WEB会議をしている人の声がうるさい、という「WEB会議がうるさい」問題は、オフィス環境を工夫することで両方解決することができます。ここからは、具体的な解決策をご紹介していきましょう。
パーテーションの設置
簡便にできる解決策としては、パーテーションの設置が有効です。吸音性の高い素材を利用したものであれば、完全に遮音できるわけではないものの、反響音を減らすことが可能です。
パーテーションの外にWEB会議中の音が漏れにくくなり、かつ外の音が吸収されるため、WEB会議中の方にとっても音声が聞き取りやすくなります。
組み立て・設置が簡単な製品も多く、大規模なレイアウトの変更も必要ないため、すぐに導入できる方法としておすすめです。
個室ブースの設置
より仕事しやすい環境を整えるなら、個室ブースの設置を検討してみると良いでしょう。防音性が高く周囲に音が漏れる心配がなくなり、WEB会議をする人もそうでない人も快適に働けるようになります。機密情報を多く扱う企業にもおすすめです。
近年はオフィスに設置可能な個室ブースが多く販売されるようになっており、個人で使用する1人用のブースや、少人数のグループで使用できる2～4人用のブースなど、さまざまなバリエーションがあります。
費用や設置スペースなどが必要となるためパーテーションよりハードルは上がるものの、音対策としては高い効果を期待できるでしょう。移転をする際にも持っていけるので、部屋を作るよりもコストパフォーマンスが高いでしょう。
オンライン会議を快適にするアイデアについて、下記リンクより資料をダウンロードできます。
オフィスの改装
「そもそもWEB会議を行うための会議室が不足している」「テレワークに対応したオフィス環境を整えたい」ということであれば、オフィスを改装して会議室を増やすことを検討した方が良いでしょう。
限られたスペースを活用して会議室を作るためには、執務室を省スペース化する必要があります。執務スペースを減らして空いたところを会議室に転用するのです。
そのためには、テレワークで働く社員を増やしてオフィスに出勤する人数を減らしたり、固定デスクをやめてフリーアドレスにしてデスクの数を減らしたりといった工夫をしなくてはなりません。今ある環境を活かす方法ではありますが、新たな設備費の投入が必要となるため、まずはどのくらいかかるのか見積もりを取っておくと良いでしょう。
その際には、ワークプレイス可視化レポートの『wit』を活用してみてはいかがでしょうか。
ワークプレイスおよびワークスタイルの現状を、稼働率・ロケーション・空間の3点を分析する独自のデータ分析により把握できます。また、分析結果をもとにコストシミュレーションをしたり、最適なレイアウトを提案したりすることが可能です。
詳しくは下記リンクをご覧ください。
「ワークプレイス可視化レポーティングサービス『wit（ウィット）』提供開始のお知らせ」
会議室を作るためのスペースそのものが十分でないのなら、オフィスを増床・移転した方が良いかもしれません。手間と費用のかかる方法ではありますが、オフィス問題を根本的に解決できる可能性はあります。
オフィス環境に関してお悩みであれば、ヴィスへご相談ください。オフィスデザインをワンストップで対応し、オフィスに関する問題を解決に導きます。
増床・移転はもちろん、オフィスの「音」問題に関しても最適なプランをご提案します。
まとめ
テレワークやWEB会議の普及は、仕事の効率化に寄与することが期待できます。しかし、それに対応したオフィス環境が整っていなければ、かえって生産性やモチベーションの低下を招いてしまうおそれがあります。今回取り上げた「音」に関することは、優先して解決すべき課題のひとつです。
「音」問題の解決策として、社外スペースの活用やパーテーションの設置など、まずはハードルの低いものから導入することを検討してみてはいかがでしょうか。