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デジタルワークプレイスとは
デジタルワークプレイスとは、どのような場所でも好きなときに仕事ができる空間のことです。近い将来予想される労働力不足に対応するために、出社する人と自宅で働く人をうまく組み合わせて、ハイブリッドなワークスタイルを実現します。
ここでは、デジタルワークプレイスの特徴を解説します。
「場所や時間にとらわれないデジタルな仕事空間」のこと
時間や場所にとらわれない環境を構築するデジタルワークプレイスは、オンライン会議やチャットツールを活用するだけではありません。ツールの利用により、効率的な業務プロセスを確立できます。
「テレワーク」では、労働環境のデジタル化を主な目的とするため、「業務内容の最適化」に関わる点において異なります。
単なる「デジタル化」ではない
職場の環境をデジタルに変えることで、DX推進につなげられるのもデジタルワークプレイスのメリットです。DX推進により業務の効率が向上し、以下のことが実現できます。
・生産性の向上
・ヒューマンエラーの削減
・社員のモチベーション向上
・離職率の低下
・レベルの高い労働力の維持
ここで知っておきたいのは、ペーパーレス化や電子署名などのデジタル化を進めても、「デジタルワークプレイス」を実現できるわけではないということです。
例えばテレワークを実施する場合、通勤にかかる交通費や、電気・水道などのエネルギーコストを削減できます。オフィスを縮小できれば、賃料も削減できるでしょう。社員としても、通勤時間を有効活用できるのは大きなメリットです。ただし、必ずしも業務効率化が実現できるとは限らず、円滑なコミュニケーションが取りにくかったり、セキュリティ面で不安が残ったりと新たな課題が発生するケースもあります。
デジタルワークプレイスは、オンラインに適応した業務プロセスを作ることで企業の成長戦略を支えることができます。システム面も含めた包括的な変革をもたらすことが、単なるデジタル化ではない、デジタルワークプレイスの魅力です。
デジタルワークプレイスの重要性
近年、人口構造の変化やデジタル技術の発展、経済のグローバル化といった世の中の変化によって、業務効率化や生産性の向上が求められています。その影響から、デジタルワークプレイスの重要性が高まっているのです。
ここからは、デジタルワークプレイスが求められる理由について、昨今の動向を踏まえて詳しく解説いたします。
働き方改革によって多様な働き方に対応する「環境整備」が必要となった
現在、日本では少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少により、生産性の向上が急務となっています。そのような課題に対応するため、打ち出されたのが「働き方改革」です。
働き方改革では、労働者一人ひとりが多様な働き方を選択できる社会を目指しています。時代とともに、ライフスタイルや仕事の価値観も多様化してきており、そのニーズに応えられるだけの環境整備も必要になってきました。そこで、自宅にいながらもオフィスと同等のクオリティで仕事ができたり、働きたい時間に働けたりする労働環境が求められているのです。
デジタル技術が発展している
近年はさまざまなツールの開発やソリューション導入など、業務環境の整備に関わるデジタル技術が発展しています。デジタル技術の発展によるメリットは、以下の3点です。
・ヒューマンエラーの減少
・生産性向上
・仕事の質の向上
その背景には、世界的なDX推進があります。デジタル技術を活用して、経営体制を強化したり市場競争に勝つためのビジネスモデルを確立したりするために、各企業がDX化に関する取り組みを行っています。
デジタル技術の発展は、デジタルワークスペースの整備にも役立っています。デジタル技術の活用がデジタルワークスペースの普及につながるうえ、業務効率化や社員のモチベーション向上にもつながるなど、相乗効果が期待できます。
労働人口の減少により生産性や業務効率が課題となっている
先ほどご紹介したように、将来的な労働人口の減少は国内のあらゆる企業にとって大きな課題です。仕事の生産性や業務効率を良くするための施策が重要視されています。
そこで、デジタルワークスペースが解決策のひとつとして注目されています。場所や時間、使用するデバイスなどに制限されず、生産性や業務効率の向上を目指すことができます。
グローバル経済のなかで市場の競争率が高まっている
インターネットの普及により、市場が国内だけでなく海外にも広がりました。このようなグローバル経済のなかで、企業の競争率が高まっています。
しかし現在、日本企業は先進国を中心とした諸外国の企業に比べて、生産性が低いことが問題視されています。海外との人事制度の違いやワークライフバランス、労働環境など多くの違いが理由としてあげられます。
日本企業が諸外国と渡り合えるほどの競争力を得るためには、労働力や優秀な人材の確保が必要です。デジタルワークスペースの導入で、従来の雇用方法や労働環境では採用できなかった人材を積極的に迎えられるようになり、生産性の向上が期待できます。
デジタルワークプレイスに活用できるツール・技術
デジタルワークプレイスの導入で、活用できるツールや技術にはコミュニケーションツールやVR・ARデバイス、解析ツールなどがあります。ここでは実現するための3つをご紹介し、それぞれのツールや技術を解説します。
「いつでも、どこでも働ける」を実現するには
「好きな場所」で「好きな時間」に「好きなように」働ける環境を実現するために必要なツールは、以下の通りです。
・コラボレーションクラウド
・ビデオカンファレンス
・VRデバイス
コラボレーションクラウドは、デジタル空間でいつでもタスクの共同開発が可能です。WEB会議システムなどのICTソリューションの活用により、遠方の相手とも効率良くコミュニケーションを取ることができます。
またビデオカンファレンスにより、1ヶ所に集まらなくとも会議ができる点も見逃せません。VRデバイスを使えば、まるで現地にいるような感覚で働けます。
ここで、デジタルワークスペースのオフィス導入事例として、ｆreee社に提供した等身大コミュニケーションシステム「tonari」を紹介します。「tonari」は、床から天井まである巨大なスクリーンを利用することで、遠隔地と実際につながっているかのような感覚でやり取りできるツールです。
リアルタイムかつ等身大の映像が投影されるため、距離を感じることなくミーティングができます。例えばｆreee社の場合、東京と大阪のオフィスにいるエンジニアチームのコミュニケーションに活用され、業務効率化を実現しました。
自社のスタイルに合ったソリューションを取り入れることで、生産性向上につながるデジタルワークスペースを実現できます。
「あらゆる情報の可視化」を実現するには
あらゆる情報を可視化するためには、以下のような技術が必要です。
・IoT
・画像解析
・ARデバイス
・空間分析
例えば、オフィスにloTセンサーを設置して人の出入りを感知し、スマートフォンなどに情報が送られます。物や場所の情報をデジタル化すると、これまで不透明であった情報を明確なデータとして業務に活用できるようになるのです。
多様な働き方に対応するには、ワークプレイスやワークスタイルの分析ツールも有効です。現在のオフィス状況を把握することで、ニューノーマル時代に対応した理想的なオフィスを構築するためのヒントが得られます。生産性向上のほか、オフィス面積の適正化にも効果的です。
ワークプレイス可視化レポートなら「wit」をご活用ください。「wit」では、「空間分析」「稼働率分析」「ロケーション分析」を基にしたワークスタイルの現状把握と、「コストシミュレーション」や「スペースプログラミング」を通じたオフィス変革の可能性についてレポートします。
この結果をもとに、オフィス移転や改装、レイアウト構築など、再現性のあるプランを提案いたします。詳しくは、こちらからお問い合わせください。
「オフィス環境のデジタル化」を実現するには
オフィス環境のデジタル化には以下のようなツールが不可欠です。
・コラボレーションクラウド
・エンタープライズチャット
・デバイス管理
・セキュリティツール など
これらは、社内のファイル共有や、社内コミュニケーションの情報共有のために必要です。チャットやオンライン会議システムなどを使えば、一度に複数の人と連絡が取れるようになり、時短や組織のコミュニケーションの活性化が見込めます。
また、外部（社外）からのアクセスを前提とするデジタルワークプレイスの構築には、セキュリティ対策が重要です。セキュリティツールを強化することで情報漏洩を防ぐことができます。
まとめ
今回は、デジタルワークスペースについて解説しました。デジタルワークスペースを活用することで、仕事の効率化やオフィスの雰囲気が良くなります。
今後は、テレワークとオフィス出勤をからめたハイブリッドワークが主流になると予想されます。デジタルワークスペースをしっかりと理解したうえで、業務向上のために一度活用してみてはいかがでしょうか。