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オフィス改装は、企業の成長や働き方の変化に合わせて避けては通れない取り組みであり、総務部門が中心となって推進するケースが多く見られます。昨今はオフィスの供給床面積が需要に対して不足しており、移転したくてもできず改装を選択する企業も増加しています。その中で、「業者はどう選べばよいのか」「どのような手順で進めれば失敗しないのか」といった疑問や不安を抱えたまま、初めて改装業務を任される総務担当者も少なくありません。
特に近年は、フリーアドレスやABW、ハイブリッドワークの浸透により、単なるレイアウト変更ではなく、働き方そのものを見直す視点がオフィス改装に求められています。その結果、関わる業者の種類や調整事項は増え、改装担当者にはより実務的かつ俯瞰的な判断力が必要になっています。
本記事では、総務が知っておきたいオフィス改装の基礎知識として、改装の考え方から業者比較のポイント、発注までの基本的な流れを分かりやすく解説します。初めて改装を担当する方はもちろん、過去の経験を踏まえてより良い進め方を模索している方にも役立つ内容です。
オフィス改装とは？総務が押さえておくべき基本的な考え方
オフィス改装は「内装工事」ではなく「働き方を整える施策」
オフィス改装というと、床や壁、什器を新しくする内装工事をイメージしがちですが、本質はそれだけではありません。オフィス改装とは、企業が抱える働き方や組織運営の課題を整理し、それを空間づくりによって解決していくための施策です。そのため、総務には単なる手配担当ではなく、プロジェクト全体を俯瞰しながら判断する役割が求められます。
働き方の変化がオフィス改装の前提条件になっている
近年、テレワークやフリーアドレス、ABWといった働き方が浸透したことで、オフィス改装の前提条件は大きく変わりました。全社員が毎日出社し、固定席で業務を行うことを想定したレイアウトは少なくなり、業務内容や出社頻度に応じて使い分けられる空間設計が求められています。総務は、こうした働き方の変化を正しく理解し、自社の実態に合った改装方針を整理する必要があります。
改装目的を曖昧にしないことが失敗回避の第一歩
オフィス改装でよくある失敗の一つが、「なんとなく古くなったから」「雰囲気を良くしたいから」といった曖昧な理由で進めてしまうことです。改装の目的が明確でない場合、完成後に使いづらさが顕在化したり、期待していた効果が得られなかったりすることがあります。総務は、改装により何を改善したいのかを言語化し、優先順位を整理したうえでプロジェクトをスタートさせることが重要です。
経営視点と現場視点をつなぐのが総務の役割
オフィス改装は、社員の生産性や満足度、採用力にも影響するため、経営判断と密接に関わります。一方で、実際にオフィスを使うのは現場の社員です。総務は、経営層が求める方向性と現場の実務ニーズの間に立ち、両者を調整する役割を担います。改装前に現場の声を丁寧に拾い上げることで、改装後の満足度を高めることができます。
実例から学ぶことで改装後のイメージが具体化する
改装の方向性を検討する際には、実際のオフィス改装事例を参考にするのも効果的です。自社と近い規模や課題を持つ企業が、どのような考え方で改装を進めたのかを知ることで、改装後の姿を具体的にイメージしやすくなります。このような事例は、改装方針を固めるだけでなく、社内説明時の材料としても役立ちます。
迷いやすい「オフィス改装業者」の種類と比較ポイント
なぜ業者選びがオフィス改装の成否を左右するのか
オフィス改装では、どの業者と組むかによってプロジェクトの進めやすさや完成後の満足度が大きく変わります。総務担当者にとって業者選定は、単なる見積比較ではなく、「自社の目的を実現できるパートナーを選ぶ」重要な判断です。まずは、オフィス改装に関わる業者の役割を正しく理解することが欠かせません。
設計デザイン会社｜オフィスの方向性を形にする存在
設計デザイン会社は、オフィスのコンセプト設計やレイアウト計画、空間デザインを担う業者です。働き方改革やブランディングなど、改装の目的が明確な場合ほど、その意図を空間に落とし込む力が求められます。初期段階から設計デザイン会社が関わることで、改装全体に一貫性が生まれやすくなり、「完成してみたら使いづらい」といったズレを防ぎやすくなります。
内装施工会社｜品質と工程を支える実務の要
内装施工会社は、設計された内容を実際の工事として実現する役割を担います。施工品質の確保や工期管理が重要で、特に稼働中オフィスの改装では、業務への影響を最小限に抑える調整力が求められます。総務としては、施工範囲や責任区分がどこまで含まれているのかを事前に確認し、追加工事が発生しにくい契約にすることがポイントです。
ワンストップ対応会社｜調整負担を軽減したい場合の選択肢
設計・デザインから施工、什器選定までを一括で対応するワンストップ対応会社は、総務の調整工数を抑えたい場合に有効です。窓口が一本化されることで意思疎通がスムーズになり、初めてオフィス改装を担当する総務にとっても進めやすい体制といえます。一方で、提案内容やコスト構成がブラックボックス化しやすいため、比較検討の視点を持つことが重要です。
什器メーカー｜働きやすさと満足度を左右する重要な存在
オフィス改装では、内装だけでなく什器選びも重要な要素です。什器メーカーは、デスクやチェア、収納、会議用テーブルなどを専門に扱い、働き方に合わせた提案を行います。近年は、フリーアドレスやABWに対応した什器やレイアウト支援を行うメーカーも増えています。内装工事と切り分けて什器を検討することで、段階的な改装やコスト調整がしやすくなる点も総務にとってのメリットです。
総務が押さえておきたい業者比較の視点
業者を比較する際は、価格だけでなく、対応範囲、過去の実績、担当者の対応力、コミュニケーションのしやすさなども含めて総合的に判断することが重要です。複数の業者に話を聞き、事例や提案内容を比較することで、自社に合った進め方が見えてきます。
次章では、こうした業者とプロジェクトを進める際に総務が押さえておきたいオフィス改装の基本的な発注フローについて、実務の視点から解説していきます。
オフィス改装の基本的な発注フローと総務の実務ポイント
オフィス改装は「段取り」が8割を決める
オフィス改装は、実際の工事が始まる前段階の準備によって、成否の大半が決まるといっても過言ではありません。総務が主導して進める場合、思いつきや部分最適で動くのではなく、全体の流れを把握したうえで一つずつ工程を踏むことが重要です。ここでは、総務が押さえておきたい基本的な発注フローを整理します。
フロー①｜要件整理・社内合意形成
最初に行うべきは、改装の目的や条件を整理することです。
「なぜ改装するのか」「どのような働き方を実現したいのか」「いつまでに完成させたいのか」といった前提条件を明確にし、経営層や関係部署と共有します。この段階で合意が取れていないと、後工程での仕様変更や認識のズレにつながりやすくなります。
フロー②｜業者選定・相談フェーズ
要件が整理できたら、設計デザイン会社、施工会社、ワンストップ対応会社などに相談を開始します。この段階では、いきなり細かな仕様を詰めるのではなく、「どのような考え方で進めたいか」を伝え、提案スタンスや対応力を確認することが重要です。過去のオフィス改装事例を共有してもらうことで、自社の課題に近い取り組みが可能かどうかを判断しやすくなります。
フロー③｜企画・設計・見積調整
業者が選定された後は、具体的なレイアウトやデザイン、什器構成などの検討に入ります。ここでは「使いやすさ」や「運用後のイメージ」を重視し、図面やパースを用いて認識をすり合わせることが重要です。見積内容についても、項目ごとに何が含まれているのかを確認し、不明点は必ずこの段階で解消します。
フロー④｜契約・社内共有
設計内容と見積に納得できたら契約フェーズに進みます。契約前には、工期や対応範囲、役割分担を再確認し、社内にもスケジュールや注意点を共有しておくことが大切です。特に、工事期間中にオフィスを利用する場合は、社員への周知不足がトラブルにつながるため、総務が窓口となって情報を整理します。
フロー⑤｜施工管理・引き渡し
施工が始まった後も、総務の役割は終わりではありません。進捗確認や軽微な調整、完成後のチェックなどを通じて、「当初の目的が実現できているか」を確認します。引き渡し時には、仕様や什器配置を確認し、必要に応じて改善点を整理しておくことで、改装後の運用をスムーズに始めることができます。
次の章では、ここまでの内容を踏まえ、実際のオフィス改装事例を紹介しながら、総務がどのような視点で改装を進めているのかを具体的に見ていきます。
実例から読み解く、オフィス改装プロジェクトの進め方
オフィス改装は、プロジェクトの規模やビル条件、組織の状況によって進め方が大きく異なります。そのため、基本的な考え方や発注フローを理解したうえで、実際の改装事例を確認することは、総務担当者にとって非常に有効です。
事例を見ることで、「どのような工事範囲が想定されるのか」「どの程度の調整・管理が発生するのか」といった点を、より具体的にイメージできるようになります。
ここでは、オフィス改装プロジェクトの進め方や考え方が分かりやすい代表的な事例を紹介します。自社の状況と照らし合わせながら参考にしてみてください。
太陽ホールディングス株式会社｜新棟建設に伴い既存スペース効率を見直し
自社敷地内に開発棟を建設。それに伴い、スペース効率の見直しを目的とした改装プロジェクトが始動しました。
既存壁を残し、従来使用していた什器を転用。運用面でも固定席を維持するなど、限られた条件のなかで、いかにポジティブな変化を生み出せるかが重要なテーマとなりました。
事例詳細はこちら：太陽ホールディングス株式会社
Baseconnect株式会社｜ビル一棟を全面リニューアル
ビル一棟を対象とした大規模な改装プロジェクトの事例です。解体工事から設備工事、内装改修まで、多工種にわたる工事が発生しており、総務が関与すべき工事範囲や調整ポイントを明確に整理しながら進行しました。
改装をどのような順序で進め、関係者をどう管理していくのかといった発注・管理フローを理解するうえで非常に参考になる事例です。
事例詳細はこちら：Baseconnect株式会社
株式会社朝日新聞社｜空きスペースを利用した会議室や待合スペース
メインエントランスとして、空きスペースを利用した会議室や待合スペースを構築。
安心して円滑なコミュニケーションがとれるように、遮音性を考慮したICT設備を整えた環境を実現。また、歴史に敬意を払いながら新しい顔となるよう、家具やマテリアルには古くからものづくりに採用されてきた素材やサステナブルな素材を中心に選定しました。
事例詳細はこちら：株式会社朝日新聞社
JFE商事株式会社｜グループ12社の一体化を目的とした改装プロジェクト
かねてよりグループ各社がワンフロアで業務を行っていましたが、間仕切りがありコミュニケーションが十分に取れないという課題がありました。
WORK DESIGN PLATFORMによる分析データをもとに、座席数、上長席、会議室、キャビネットの最適化を図り、多くのコミュニケーションスペースを確保しました。また、グループ会社間の間仕切りを撤廃し、全体を回遊できる設計とすることで、会社や個人間の垣根を超えた新しい偶発的な出会いやつながりが生まれ、エンゲージメントの向上に寄与しています。
本オフィスは、第37回日経ニューオフィス賞 近畿ニューオフィス奨励賞を受賞しました。
事例詳細はこちら：JFE商事株式会社
プロジェクトをまとめた資料はこちら：JFE商事株式会社プロジェクト事例
総務が主体となって進めるオフィス改装を成功させるために
オフィス改装は、単なる内装変更ではなく、企業の働き方や組織運営を支える重要な取り組みです。その中心に立つ総務には、業者手配だけでなく、目的整理から社内調整、進行管理までを担う役割が求められます。
特に重要なのは、「何のために改装するのか」という目的を明確にし、働き方や組織課題と結びつけて考えることです。目的が整理されていれば、業者選定や意思決定の軸がぶれにくくなり、改装後の満足度も高まります。また、設計デザイン会社、施工会社、什器メーカーなど、それぞれの役割を理解したうえでプロジェクトを組み立てることで、総務の負担を抑えながら、質の高い改装を実現しやすくなります。
実例からも分かるように、オフィス改装の進め方に正解は一つではありません。だからこそ、基本を押さえたうえで事例を参考にし、自社の状況に合った進め方を選択することが重要です。総務が主体的に関わり、全体をコントロールすることで、オフィス改装は「負担の大きい業務」から「組織の未来をつくるプロジェクト」へと変わっていきます。
これからオフィス改装を検討する総務担当者の方は、本記事の内容を出発点として、自社にとって最適な改装の形を検討してみてください。
ヴィスは、空間づくりにおける知見を用いて、オフィスづくりにとどまらず、企業のニーズに合わせて「はたらく」を包括的に考慮したワークデザインを提供しています。ワークデザイン、オフィスデザイン、オフィス移転・改装・設計についてのお悩みは、お気軽にお問い合わせください。
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