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狭いオフィスのデメリット
狭いオフィスのままでは、次のようなデメリットが発生します。
ストレスになる
オフィスが狭いことで窮屈に感じてしまう人は多いです。人は一般的に、パーソナルスペースを確保できないくらいの狭さだと、不便に感じたりイライラしたりしてしまいます。オフィスなら、隣の席の人と120センチ程度の距離を確保できていないと、ストレスを感じやすいといえます。
一人当たりの適正なオフィス面積について詳しく解説していますので、自社のオフィスが適正か一度チェックしてみてください。
「一人当たりのオフィス面積（オフィススペース）の適正値とは？」
ストレスに晒された環境で仕事をし続けると、心身の調子を崩すおそれもあるでしょう。ひどい場合には、病気になってしまうこともあります。
集中力やモチベーションが低下する
集中して作業に取り組みたいときには、邪魔されない環境が必要です。しかし、オフィスが狭いと、どうしてもほかの人の話し声などが聞こえてきてしまいます。ほかの人が動き回っている様子が視界に入ってきて、落ち着かないと感じることもあるでしょう。
そのような環境だと、仕事の生産性が落ちてしまいます。集中したくてもできない状況が続くと、モチベーションも低下してしまうでしょう。
社員同士のコミュニケーションが減少する
狭いオフィスは通路も狭く、動線が悪くなりやすいため、オフィス内での移動が億劫に感じてしまうことも多いでしょう。特に、席が離れている社員との交流がしづらくなってしまいます。
その結果、社員同士の連携がうまくいかなくなったり、新しいアイデアが生まれづらくなったりするのです。さらには、報連相不足が原因で、大きなミスにつながってしまう可能性も考えられます。
オフィスを広く使うレイアウトのコツ
狭いオフィスでも工夫次第で広く使えることがあります。では、オフィスを広く使うためには何をすれば良いのか見ていきましょう。
オフィスの使用状況を確認する
まず、オフィスの平均在籍率や従業員の1日の過ごし方について調査してみましょう。営業などで外出する機会が多い社員のことも考慮しておくことが大切です。
それとあわせて、社員へのヒアリングも行う必要があります。社員が、現状どんな点に不満を感じているのか、改善して欲しい点は何なのか把握しておきましょう。
業務上、問題ないようであれば、フリーアドレスやグループアドレスのレイアウトを検討してみましょう。全員分の席を設置しなくて済むため、オフィスを広く使うことができます。具体的な席数は、平均在籍率を考慮して決めると良いでしょう。
その際には、ライトサイジングプログラムの『wit』を活用してみてはいかがでしょうか。
独自のデータ分析により、ワークプレイスおよびワークスタイルにおける現状を把握することができます。また、分析結果をもとに、最適なレイアウトを提案することが可能です。
詳しくは、下記リンクをご覧ください。
「ワークプレイス可視化レポーティングサービス『wit（ウィット）』提供開始のお知らせ」
デスクの配置を変える
デスクの配置を変えるのはオフィスレイアウトを変えるときの基本となります。オフィスを広く使うなら、通路とパーソナルスペースが確保できるようなデスク配置を考えましょう。
また、デスクのサイズを小さくしたり、ダイニングデスクを数人で共用して、フリーアドレスを導入したりする方法もあります。
収納スペースをパーテーションにする
オフィスに設置してある書庫や本棚などの収納スペースを、パーテーションの代わりに使う方法もあります。ひとつで収納スペースと仕切りを兼用できるので、狭いオフィスにおすすめです。
また、席と席の間の仕切りにも収納スペースを活用すると良いでしょう。110～120cmの高さのキャビネットなら、座ったときのプライバシーを保てます。その上、立ったときには開放感を得られる高さです。
ひとつのスペースに複数の機能を持たせる
会議室や応接室、休憩室など、用途ごとの専用スペースの一部を兼用にする方法もあります。
たとえば、会議室と応接室をそれぞれ設けるのではなく、普段会議室として使用しているスペースを来客時のみ応接室として使用するという具合です。来客が多い会社ならその逆でも問題ありません。
そのほか、会議室と休憩室を兼用にするのも良いでしょう。専用スペースを減らしてオフィスを広く使うことができます。
また、複数の用途で使う場合に適したオフィス家具もあります。兼用スペースを設置する場合には検討するといいでしょう。
書類の量を減らす
書類を保管するのに無駄にスペースを消費しているオフィスが多く、不要な書類を廃棄することでスペースを作れる場合があります。必要な書類であっても当面使用しないのであれば、オフィスには保管せず外部倉庫に保管するのが良いでしょう。
また、必要な書類は電子化するのもひとつの手です。そうすれば、スペースを空けられるのに加えて、業務効率の向上も望めます。
レイアウトの変更で確認したいポイント
オフィスレイアウトを変更する際には、次のようなポイントを確認しておきましょう。
社員数が増えても対応できるか
今後業績が伸びたり業務が拡大したりすれば、社員数も増えるでしょう。特に成長途中の企業ならその可能性が高いです。
場当たり的な対応をしてしまうとすぐにまたオフィスレイアウトを変更しなければなりません。そのため、社員数が増えても対応できるようなレイアウトにするのが望ましいです。
また、オフィスレイアウトを変更したらそれで終わりではありません。継続的に省スペース化を心がける必要があります。
災害時の安全を確保する
スペースを確保しようとするあまり、安全が損なわれてしまうことも多いです。たとえば、背の高いオフィス家具を設置することで、地震発生時に危険な状況になる可能性があります。災害時にオフィス家具で怪我をしてしまわないよう配置を工夫し、L型金具や粘着マットなどで対策をしておくことが大切です。
それとあわせて、迅速に避難できる通路も確保しましょう。避難経路が確保できていないと、火災などのときに逃げ遅れてしまうこともあります。外へ出る際に通る場所には、なるべく物を置かないのが望ましいです。
OAフロアではない場合はコンセントの位置も注意
OAフロアというのは、配線が床下にあるフロアのことです。机下にかさばるケーブルや、つまずく原因にもなるケーブルカバーなどを見えないところにしまえるなど、オフィスの電気コードに関する問題を解決できる床材です。
また、レイアウトを変更する際にも床のパネルを剥がすことができるため、配線の変更も簡単に行えるメリットがあります。
しかし、OAフロアでない場合には、壁に設置されているコンセントを使用することになります。コンセントから遠い位置でパソコンなどを使うときには延長コードを使用しますが、邪魔になってしまうことも多いです。
そのため、レイアウトによってはプロに依頼して工事を行い、コンセントの新設や配線の変更などを行う必要があります。
ヴィスなら、レイアウトやデザインに始まり、オフィス家具の提案や必要な工事のマネジメントなども可能です。オフィスレイアウトの変更を検討している場合は、ヴィスにご相談ください。
まとめ
狭いオフィスで仕事をしていると、ストレスが溜まりやすく集中力も削がれてしまいがちです。モチベーションが下がると、生産性も低下してしまいます。
そこで、デスクの配置を変えたり、専用スペースを兼用にしたりして、オフィスを広く使う工夫を考えてみてはいかがでしょうか。
社員数増加への対応や災害時の安全確保などに注意しつつ、オフィスレイアウトの変更を試みてみましょう。生産性の大幅アップが望めるかもしれません。