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社長室がもたらす4つのメリット
社長室はどの会社も必ず設置しているわけではありません。最近では、社長室を設置しない会社も増えています。社長室を設けると、社長と社員との距離が遠くなり、コミュニケーションの妨げになるという考えもあるためです。
とはいえ、社長室は単なるプライベート空間として機能しているわけではありません 。社長室を設けることは、社長や会社にとっていくつかのメリットがあります。この項では、社長室を設ける具体的なメリットについて紹介します。
1.情報漏洩のリスクがない
社長室があれば、外部に漏らしたくない重要な契約や財務などの話をするときに便利です。一般の社員が普段仕事をしているスペースには、外部の業者などが出入りすることもあるでしょう。
大部屋だと距離が離れていたり、パーテーションで簡単に区切っていたりしても、話の内容が外部に漏れてしまうかもしれません。その点、社長室はしっかりと扉を閉めていれば、話の内容が聞こえてしまう心配もありません。社外秘極秘情報や重要書類なども安全に管理できます。
また、入口のセキュリティを高めて、特定の社員しか出入りできないようにすることも可能です。情報漏洩のリスクを大幅に下げることができるでしょう。
2.社長が本来の業務に集中できる
社長が本来の業務を集中して行えることも、メリットのひとつです。
一般の社員は、特に用事がなければ社長室に出入りすることはありません。ドアを閉めていれば、音や声などの干渉が減り、外の様子が気になることもないでしょう。
自分以外には任せられない重要な意思決定などについて、一人で集中してじっくりと考えることができます。
3.会議の進行がスムーズになる
会議は通常なら会議室で行いますが、社長室で行うこともできます。その場合は、社長が会議の内容を細かく把握できるのがメリットになります。
会議に参加する社員も、場所が社長室ということで、緊張感を持って臨めるでしょう。
また、社長室に保管している重要書類が必要になった場合も、持ち出さなくて済みます。どこかに置き忘れて、情報漏洩などのトラブルを引き起こす心配がありません。
小規模な会議や、社長が参加する会議を社長室で行うようにすると、社内で、同時に会議を進行することが可能になります。
違うメンバーでの会議が重なった場合も、時間をずらしたり、別途場所を確保したりする必要はありません。
4.外部に対するイメージアップにつながる
外部の人をもてなす際に、社長室を利用することもできます。応接室よりも、特別感やスマートな雰囲気を演出できるのがメリットです。大切な取引先として扱っていることが、相手にも伝わるでしょう。
また、高級感のあるインテリアを備えたり、デザイン性の高いレイアウトにしたりすれば、会社のイメージアップやブランディングにもつながります。
社長室のレイアウトで押さえるべき4つのポイント
社長室のレイアウトを考える際は、次のような点が重要です。
・社員や役員との距離感
・家具の選定
・セキュリティ対策
・作業スペースの設置
それぞれ、詳しく解説していきます。
1.社員や役員との距離を近づける
社長室を設けることで、社長と社員との距離が遠くなり、コミュニケーションに支障が出てしまうこともあります。社長が把握しておくべき情報が、きちんと伝わってこないこともあるかもしれません。
そのため、社長室は社員や役員からあまり遠ざけず、コミュニケーションに支障が出ない程度に近づけるのが望ましいです。
一方で、社員との距離が近すぎると、現場のことが気になりすぎる場合もあります。社長が自分の仕事に集中できなくなったり、つい現場の社員に直接注意したりするケースも増えるかもしれません。そうなると、社長も社員も業務効率が低下してしまいます。
そこで、社長室の内装でおすすめなのが、ガラス壁の上からガラスフィルムを貼る方法です。磨りガラスのような役割をして、 社員は社長が取り込み中かどうか、外から様子を伺うことができます。社長にとってはそれほど現場が気にならず、コミュニケーションを確保した上で適度に集中できるでしょう。ガラスフィルムにはさまざまなデザインがあるため、オフィスのデザイン性を高めたい場合も役立ちます。
2.応接の場としてふさわしい家具を選ぶ
社長室は社長の仕事場だけでなく、来客時などに社外の人を応接する場として利用することもできます。
大口の契約相手など、重要な顧客を招くことも念頭に置いた上で、レイアウトを考えなければなりません。
社長室に設置するオフィス家具は、企業イメージにマッチし、応接の場としてふさわしいものを選ぶのがポイントです。企業イメージとかけ離れたオフィス家具を使用していると、イメージダウンにつながることもあるため、注意しましょう。
また、自社製品を社長室にディスプレイするのもおすすめです。メディアなどを通じて、外部に自社の魅力を効果的に発信することができるでしょう。顧客に対して好印象を与えるほか、ブランドイメージの向上にもつながります。
3.セキュリティを高める
社長室では重要書類や機密書類などを保管しているため、セキュリティ対策を行う必要があります。
一般社員に公開できない情報がある場合は、社長室に出入りできる社員を制限しましょう。業務上、社長室に出入りする必要がある社員にのみ、パスカードなどを発行すれば、それ以外の社員や外部の人は出入りできなくなります。
防犯カメラも設置した方が良いでしょう。防犯カメラがあれば、万が一パスカードを紛失したり盗まれたりした場合でも、不審な人が出入りしていないかどうか確認できます。情報漏洩などの疑いが発生した場合でも、「誰かが書類を持ち出していないかどうか」が分かります。
また、縦長のオフィスなら、オフィスの一番奥に社長室を設置するのがおすすめです。万が一、不審な人物が外から入って来た場合も、社長室に行くまでに誰かの目に留まりやすくなります。
4.業務に適した作業スペースを設ける
社長室のレイアウトや設置する家具は、普段仕事をするときのスタイルよって、最適なデザインが異なります。
たとえば、一人で考えて意思決定を行うタイプの社長もいれば、会議を開いて皆の意見を聞きながら判断する社長もいるでしょう。
一人でじっくりと考える環境を確保するなら、落ち着いた雰囲気のインテリアの設置がおすすめです。例えば、素材は木材や布を選び、色は深いグリーンや濃い茶色を選ぶと良いでしょう。
社員の意見を聞くために会議の場を設けるなら、大型のデスクがおすすめです。
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まとめ
社長室は社長が普段執務を行う場所であるため、社長本人が仕事をしやすいレイアウトにするのが基本です。とはいえ、社長室で会議をしたり、外部の人を応接したりすることもあるため、その点も考慮したオフィスレイアウトにしなければなりません。
また、社員とのコミュニケーションを取りやすいような工夫とセキュリティも大事です。社長が効率良く業務を行えて、外部からのイメージも良くなるような、理想的な社長室を作りましょう。