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ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを併用するワークスタイルです。たとえば、週に3日はテレワークで2日は出社など、日数を調整して働きます。
テレワークは、通勤時間の短縮や家庭との両立がしやすくなるメリットがある一方、仕事と家庭との境がなくなったり、社員同士のコミュニケーションロスが生まれてしまったりといったデメリットがありました。
そこで、状況に応じてテレワークとオフィスワークを両立できる、ハイブリッドワークが注目されています。ハイブリッドワークは、社員が働く場所を自由に選択できるため、柔軟な働き方ができます。
ハイブリッドワークのメリット・デメリット
ハイブリッドワークのメリットとデメリットについて解説します。ハイブリッドワークが自社の状況に合っているのか、照らし合わせながら確認していきましょう。
メリット
ハイブリッドワークのメリットは、以下のとおりです。
社員が主体性をもつことができる
ハイブリッドワークでは、社員がテレワークとオフィスワークから働き方を選択できます。社員自らが働き方を選ぶことで、主体性をもって業務に取り組めるようになります。
さまざまな働き方ができる
テレワークによって通勤時間が削減されれば、時間に余裕が生まれます。育児や介護で時短勤務をしていた社員は、通勤時間を労働時間へ変換できるため、効率良く働けるようになります。社員の状況に合わせた柔軟な働き方が可能です。
生産性の向上につながる
ハイブリッドワークを取り入れると社員の生産性の向上につながります。資料作成など自宅でできる業務は自宅で、打ち合わせなどオフィスですべき業務はオフィスで、といったように、テレワークとオフィスワークを臨機応変に使い分けられるため、生産性の向上につながるでしょう。
オフィススペースの有効活用ができる
テレワークの社員が増えることで、オフィススペースに余白ができ、空きスペースを有効活用できます。休憩室を拡張するなど、社内環境の改善が見込めます。
ハイブリッドワークに見合った規模のオフィスへの移転も検討できるでしょう。オフィスを縮小することで、手元資金の確保もできるかもしれません。
優秀な人材を確保しやすい
優秀な人材を確保できるメリットもあります。たとえば、居住地や育児、介護などの家庭の事情により、働くのが困難な社員にとって、働き方を選べるのは魅力的です。
さらに、多様な働き方ができることは、企業のイメージアップにもつながります。ハイブリッドワーク導入により、社員や求職者からポジティブなイメージをもたれ、優秀な人材の確保や人材の流出を抑えられるようになるでしょう。
デメリット
ハイブリッドワークのデメリットは、以下のとおりです。
勤怠管理が難しくなる
ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワーク両方の把握をしなければならないため、勤怠管理が複雑です。残業や休日出勤が発生したときなど、把握が難しい場合があるでしょう。
勤怠管理ツールやグループウェアなどを導入して、社員の管理がスムーズにできる工夫が必要です。
コミュニケーションがしづらくなる
テレワークとオフィスワークの二極化もデメリットのひとつです。ハイブリッドワークを取り入れることで、直接コミュニケーションを行う頻度が減少します。出社日を調整するなど、コミュニケーションを図る機会を適宜設けましょう。
評価制度に不満が出るおそれがある
急な来客や業務が発生したときは、すぐに対応しなければなりません。そのため、オフィスワークの社員が対応せざるを得ない状況もあるでしょう。
緊急時の対応など、会社に貢献している姿が見えると、テレワークよりオフィスワーク中心の社員の評価が高くなる可能性があります。評価に差がみられると、社員のモチベーションの低下につながります。
ハイブリッドワークを成功させる5つのポイント
ハイブリットワークを成功させるためには、適切な対策が必要です。ハイブリッドワークのメリットを引き出すために必要な5つのポイントを紹介します。
ルールづくりをする
異なる場所で仕事を進めるには、情報共有できる環境づくりが重要です。そのため、うまく運用していくための社内ルールを整備しましょう。
特に、報告・連絡・相談などをスムーズに行えるルールを定めることが大切です。出社日は決めるのか決めないのか、ハイブリッドワークを円滑に進めるために確認しておきましょう。
しかし、ルールが細かすぎるのも良くありません。社員が柔軟に働くことができなければ、ハイブリッドワークは効率の悪い働き方になってしまいます。社員が無理なく働けるよう、ルールの見直しは定期的に行ってください。
コミュニケーションの活性化を意識する
ハイブリッドワークを成功させるために、離れた場所でも連絡が取りやすい工夫が必要です。コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。
チャットツールを始め、ビデオ会議システムやクラウド型のデータ共有システムなどもコミュニケーションツールとして活用できます。積極的な情報共有と定期的なフィードバックを行い、業績の向上を目指しましょう。
セキュリティ対策をする
テレワークでは、情報漏洩のリスクを回避する必要があります。そのためにも、セキュリティソフトやセキュリティ管理ツールの導入を検討しましょう。社員へのセキュリティ教育も同時に行う必要があります。
場合によっては、オフィス用PCを遠隔操作できるようにするなど、柔軟に取り入れる体制を整えてください。
オフィススペースを有効活用する
オフィスで固定席を採用していると、ハイブリッドワークの導入後に空席ができてしまいます。オフィススペースの有効活用のために、フリーアドレスの導入も検討しましょう。
フリーアドレスは、固定席を設けず、社員が好きな席を選んで座れるワークスタイルです。オフィススペースの有効活用だけでなく、さまざまなメリットが期待できます。新しい働き方に合った制度といえるでしょう。
詳しいメリットについては、以下の記事で解説しています。
フリーアドレスオフィスのルールとは？スムーズな運用に必要なこと
また、新しい働き方に合わせるならABWもおすすめです。フリーアドレスとの違いや導入方法など、詳しくはこちらの記事で解説しています。
新しい時代の働き方、ABWとは？特徴やオフィスへの導入方法を解説
個室ブースを導入する
個室ブースを導入することで、Web会議の音漏れ対策に役立ちます。そのほか、感染症対策やWeb会議、少人数ミーティングに活用できるスペースとしても利用可能です。
少人数での会議やミーティングに大きい部屋を使っていると、オフィス利用の効率が悪くなるため、個室ブースを活用しましょう。
新しい働き方に合わせたオフィスデザインなら
ハイブリッドワークなど、新しい働き方を導入する際には、ルールづくりや設備の用意など、あらゆる工夫が必要です。
ヴィスなら、新しい働き方に合わせたオフィスデザインをワンストップで設計可能です。さらに、企業のブランドイメージや規模に合わせて、機能性とデザイン性を両立したオフィスをご提案できます。
■ハイブリッドワークに合わせたオフィスデザイン事例
株式会社グッドウェーブ様と株式会社エヌ・エイ様の合同移転をお手伝いした事例です。
仕事内容に合わせて働く場所を選べる「ABW」の導入に際して、ファミレスブースやオンラインブース、フォンブースのほか、執務室中央にカウンターを設置しました。
遊び心のある壁の色や家具を使い、オリジナリティのある空間になっています。
詳しくは以下サイトをご覧ください。
ヴィスでは、オフィスデザイン以外にも、ルールづくりや導入すべき設備などもご相談いただけます。オフィス移転にともなって新しい働き方の導入を考えているなら、一度ご相談ください。
まとめ
ハイブリッドワークは時代に合った新しい働き方です。ハイブリッドワークを成功させるためには、ルールづくりやコミュニケーションの活性化、セキュリティ問題などの課題をクリアしなければなりません。
テレワークとオフィスワークのメリットを活かし、本記事で紹介した解決策とともに業務効率アップにつなげましょう。