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【メリット】フリーアドレスオフィスを取り入れる意義
フリーアドレスとは、オフィスの座席を固定するのではなく、日替わりで自由に選べるというシステムです。主に、以下のようなメリットがあります。
関連記事：フリーアドレスオフィスのメリット・デメリットとは！？ー他社事例も紹介ー
１．社内のコミュニケーションが活性化する
座席が固定されていると、自発的に交流するのは近くに座っている社員に限定されがちです。同じオフィスにいながら、部署が違うと交流がないというのも珍しくありません。
フリーアドレスにすると、部署に関係なく、偶然近くに座った社員と交流が生まれやすくなります。働き方や業務内容が異なると、物事の捉え方や価値観は異なるものです。交流しているうちにお互い刺激され、新しい発想が沸き起こるかもしれません。上司との距離も近くなるので、上下関係を超えた交流も容易になります。
このようにコミュニケーションが盛んになれば、社内での情報共有や意思決定を速やかに行えるでしょう。
２．業務効率が上がる
フリーアドレスでは、必要に応じて、一緒に作業したい社員同士が近くに座れます。例えば、会議や打ち合わせをしたいときは、あらかじめメンバーを近くに座らせておけば良いだけです。誰かを指導するときも、簡単に隣同士になれます。
固定席の場合は、別の場所で仕事をしているとき、空の座席は基本的に誰も使えません。営業職のように外回りの社員が多いと、非効率に感じることもあるでしょう。フリーアドレスなら、効率良く座席を使えるので、オフィスのスペースを節約できたり、違う用途で活用できたりします。
ほかにも、他部署の仕事の進め方を間近で見られるので、業務を効率化したいときの参考になるでしょう。
３．環境美化につながる
フリーアドレスでは、その日に使った座席を、翌日に使う社員のため、その日のうちに片付けて掃除しなければいけません。デスクに物が置きっ放しになったり、書類が散乱したままになったりするのを防げます。自然と社員一人ひとりに整理整頓する習慣が身につくので、常にオフィスをきれいな状態にできるわけです。
【デメリット】フリーアドレスオフィスで発生する課題
一方で、フリーアドレスにはデメリットもあり、運用するときの課題にもなっています。
うまく運用できない
先述のとおり、フリーアドレスでは、自由に座席を選べるのがメリットです。しかし、毎日同じところへ座る社員がいると、ほかの社員も次第に同じところへ座るようになり、結局、座席が固定化します。特に管理職が同じところへ座り続けると、その部下をはじめ、ほかの社員も固定化しがちです。
さらに、先述の「使った後に片付けて掃除する」という習慣が定着しないと、座席に物が置きっ放しになり、固定化に拍車をかけてしまいます。
同じ席に座り続けるのは、そこが快適だったり、単に毎日選ぶのが面倒だったりするからです。環境の整備が不十分だと、座席によっては仕事しづらいかもしれません。
帰属意識が低下する恐れがある
座席が固定化していれば、社員は自分の居場所を確保し、会社や部署の一員であると自覚できます。フリーアドレスでは、自分の居場所と認識するのが難しいため、こうした帰属意識が低下するかもしれません。
上司にとっては、誰がどこに座っているのか把握しづらいので、部下のマネジメントが難しくなったり、部署内でのチームワークが乱れたりするという影響もあるでしょう。
また、コミュニケーションが苦手な社員は、ほかの社員とは離れたところに座りがちです。次第に孤立して、意思の疎通すら難しくなる恐れがあります。
課題を解決するポイント１．社員の意識改革
社員が何のためにフリーアドレスを導入するのか目的を理解していないと、以下に記載するルールを設けても、うまく運用できずに失敗する恐れがあります。
フリーアドレスを実際に運用するのは社員です。会社がフリーアドレスによって何を期待しているのか、フリーアドレスにはどのようなメリットがあるのか、まずは社員一人ひとりが納得するよう丁寧に説明しましょう。
課題を解決するポイント２．ルールを作る
社員の理解を得ることが出来たら、フリーアドレスの課題を解決するために必要なルールを考えましょう。どのようなルールを作れば良いのでしょうか 。
固定席化を防ぐ
座席が固定するのを防ぐには、週または月に何度か自分で選べない日を設けると良いでしょう。例えば、管理者がランダムに決めたり、くじ引きしたりするなどです。
部署内での分散を防ぐのであれば、日によってエリアを決め、その中でフリーアドレスにするという方法があります。いわゆる「グループアドレス」です。グループアドレスについては、以下の記事も参考になるでしょう。
関連記事：グループアドレスとは？フリーアドレスとの違いやメリットを解説
なお、新型コロナウイルス対策を強化したい場合は、濃厚接触者を特定しやすくするために予約制を導入するのがおすすめです。誰がどこに座ったのか記録に残せますし、管理者側で間隔を空けるなど、座れる席をコントロールすることもできます。
関連記事：フリーアドレスの座席管理システムとは？座席状況を見える化しよう
情報共有の機会を作る
フリーアドレスでも、部署内のコミュニケーションや情報共有をスムーズにするには、ミーティングの機会を増やすのはもちろん、チャットツールを導入するのも効果的です。
メールを送るよりも気軽にやり取りできますし、SNSに慣れていれば、簡単に使いこなせるでしょう。目的に応じて1対1やグループ内でのやり取りが可能なので、大勢に知られたくない話もできます。
社内環境を清潔に保つ
新型コロナウイルスの感染リスクを軽減するなら、常にデスクや椅子をきれいな状態にしなければいけません。各座席に、アルコール除菌シートなど、手軽に除菌対策できるものを備え付け、使い終わったら社員が各自使うように徹底させましょう。
もちろん、その場で使ったものは置きっ放しにせず、きれいに片付けるのが鉄則です。きれいに片付ければ、新型コロナウイルスの対策にもなります。ただし、単に片付けるようお願いするだけでは不十分で、後述する環境整備も必要です。
ほかにも設けるべきルールは数多くありますが、細かなところまで決めてしまうと、がんじがらめになりやすいので、フリーアドレスに詳しいデザイン会社に相談すると良いでしょう。
課題を解決するポイント３．設備を整える
フリーアドレスを導入するには、従来の事務用デスクや椅子から、誰でも気軽に座れるデスクや椅子に切り替えなければいけません。社員の居場所を把握するには、在席管理ツールを活用すると良いでしょう。
また、パソコンを使う作業が中心になるので、どこでもインターネットや社内ネットワークに接続できるように、Wi-Fi環境の整備も必要になります。もちろん、パソコンは持ち運びが簡単なノートパソコンが望ましいでしょう。
ほかにも、荷物を少なくするには、紙媒体を減らしてファイルを共有する方式に移行するのがおすすめです。社員一人ひとりが仕事に必要な道具を保管できたり、部署内で共有できたりするロッカーも設置しましょう。
集中したい業務や電話、オンラインミーティングなどのために、別途ブース型のスペースを設けておきたいところです。
環境が整備されていない状態でフリーアドレスを導入すると、混乱や失敗の原因となります。
このように、フリーアドレスを上手に運用するには、ルール作りや環境の整備が大事です。しかし、どのように導入するかは会社の特徴や人数などによって異なります。
ヴィスは、これまで多くの会社のフリーアドレス化をサポートしており、実績が豊富です。オフィス空間に関する悩みを丸ごとサポートいたします。フリーアドレスの導入でお悩みの際は、お気軽にご相談ください。
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まとめ
フリーアドレスは、コミュニケーションの活性化や業務の効率化が期待される反面、社員が導入する目的を正しく理解していないと、上手に運用できない恐れがあります。導入にあたっては、座席の固定化を防いだり、部署内のマネジメントをスムーズにしたりするために、ルールを決めたり、環境を整備したりすると良いでしょう。
自社にあったフリーアドレス化を実現させるために、どのようなルール作りや環境設備が必要かなどお悩みの方は、お気軽にヴィスへご相談ください。