分散型オフィスで新しい働き方に対応しよう
近年、新型コロナウイルス感染拡大防止や働き方改革推進などにより、テレワークやオンラインでのコミュニケーションが増えています。ニューノーマルな働き方に対応するため、オフィス面積の最適化を検討する企業も増えてきました。対策の一環として、第三のワークプレイスのニーズが高まっています。
出典：「【第三の場所（サードプレイス）に関する実態調査】コロナ流行後、自宅でも職場でもない「第三の場所」を求める人が増加」（株式会社ブイキュー）
そこで広まっているのが、分散型オフィスの導入です。分散型オフィスとは、サテライトオフィスや自宅など、社員の働く場所を分散させることを指します。本社・支社の関係と異なり、必ずしも営業拠点に設けられるとは限りません。社員の働き方によっては、地方や郊外、シェアオフィスなどにサテライトオフィスを構える場合もあります。
一方で同じオフィスに社員が集まって働く従来のスタイルは、集約型オフィスと呼びます。分散型オフィスと異なり、1ヶ所に社員が集まることでコミュニケーションが取りやすく、上司は部下をマネジメントしやすいメリットがあります。
しかし、近年はインターネット技術の発展により、同じ空間にいなくても出来る仕事が増えています。ビジネスチャットツールや勤怠管理システムを活用すれば、分散型オフィスでもコミュニケーションや部下のマネジメントが可能です。
無理に従来の働き方へこだわる必要がなくなり、固定費や社員の負担軽減が期待できる分散型オフィスの導入につながっています。
オフィス分散は経営上・採用面でのメリットが多い
多くの企業がオフィス分散を導入する理由は、経営や採用領域においても、得られるメリットが多いためです。
ここではオフィス分散のメリットを4つ紹介します。
社員の多様な働き方を実現できる
オフィス分散における最大のメリットは、社員それぞれに適した働き方を実現できることです。サテライトオフィスや自宅、カフェなどでのテレワークが可能となれば、社員は電車や車で時間をかけて通勤する必要がありません。
例えば、時短勤務を希望する社員の中には、「通勤時間を業務にあてられたら、もっと働けるのに」と悩んでいる人もいます。働く場所を複数に分散するだけで、時短勤務やフレックスタイム制など、社員のライフスタイルに合った働き方を実現できます。
事業継続性を高められる
オフィス分散は、事業継続の妨げとなるイレギュラーな事態への予防策としても有効です。事業継続性を高めるためには、リスクの分散が欠かせません。
日本は毎年のように地震や台風など、大きな災害に見舞われています。複数のオフィスを設けていれば、本社が被災したり、公共交通機関の運休で通勤が困難になったりした場合も企業活動を継続することが可能です。
人材採用の幅を広げられる
オフィス分散は、「売り手市場」「人材不足」といえる近年の採用状況の対策にもなります。例えば下記のようなメリットが期待できます。
・優秀な人材の離職を防げる
・勤務地にこだわらない採用ができる
・リモートワーク可、時短勤務可など採用の幅が広がる
オフィス分散を採用すれば、自宅近くの勤務地への出社が可能になります。育児や介護と両立しながら働いたり、状況に合わせてリモートワークに切り替えたりと、柔軟な働き方が提案できるようになるでしょう。多様な働き方を実現できるため、社員の定着率を向上させる施策としても有効です。また、本社・支社への出社を必須としなくて済むので、遠方の求職者にもアプローチでき、採用の幅が広がります。
コスト削減につながる
郊外や小さなビルなど、賃料が安価な場所へオフィスを分散させることで、固定費を削減できる場合があります。
都心部のアクセスの良いビルにオフィスを構えると、賃料のみで高額なランニングコストが生じます。そのため、1ヶ所で高額な物件を借りるよりも、賃料が安価な複数箇所に拠点を構えたほうが、安く済むこともあるのです。
社員数の多い企業は、通勤手当がコストを圧迫している場合もあるでしょう。オフィス分散でテレワークや近隣のサテライトオフィスへの出勤を取り入れれば、通勤手当の支給額を最小限に抑えられます。
オフィス分散はセキュリティ保護と組織力低下に注意
メリットの多いオフィス分散の導入は、リスクも理解したうえで検討することが重要です。セキュリティ問題や組織力の低下といったトラブルが生じたときに、企業の信頼性に影響するおそれもあります。
ここからは、オフィス分散におけるトラブルを避けるためのポイントを3つ紹介します。
オフィス開設以上のメリットがあるか検討する
長期的な導入であれば、分散型オフィスへの移行によるコスト削減が期待できます。ただし、導入時は複数のオフィスを契約するための初期費用がかかります。短期的な導入の場合、コスト総額が高くなったり社員の混乱を招いたりと、デメリットが生じかねません。
検討の際は、分散型オフィス開設にかかる費用や時間以上のメリットがあるかどうかを重視しましょう。
セキュリティを高める仕組みを導入する
オフィス分散では、情報のリスクを軽減するために、セキュリティを高める仕組みが必要です。
オフィス分散を導入すると、集約型オフィスでは発生しなかったトラブルも起こりやすくなります。とくに、自宅やカフェでのテレワーク、出社しての勤務など、社員によって働く場所が変わるため、情報が流出するリスクが高まります。
企業側でセキュリティ対策を施したモバイル機器を支給するだけでなく、研修を実施し、社内意識を高めていく動きも必要です。
コミュニケーション不足にならない仕組みを導入する
オフィス分散のデメリットのひとつが、空間的な隔たりによって、コミュニケーション不足に陥りやすいことです。生産性や社員エンゲージメントの低下を招くため、企業側が積極的に対策する必要があります。
チャットツールの活用、チーム全員が確認できる業務管理ツールの導入など、コミュニケーション不足にならない仕組みづくりをしましょう。チーム全員のスケジュールを共有しあう方法もおすすめです。
【企業導入事例】オフィス分散を導入したオフィス事例
新型コロナウイルス感染拡大に伴う世界情勢の変化もあり、オフィス分散は、すでに多くの企業で導入されています。
これから導入を検討する方へ、オフィス分散を行った2社の事例を紹介します。
【株式会社イデアルビジョン】「自由に働く」を意識した、人を繋げるサテライトオフィス
株式会社イデアルビジョンのサテライトオフィスは、新たな拠点づくりを行うとともに社外向けのブランディングも目的としています。自社のロゴを変更するタイミングで、新たなコーポレートカラーのブルーを随所に取り入れたオフィスをデザインしました。
ニューノーマルな働き方に対応できる空間づくりを目指し、ソファ席、デスクに加えて、小上がりのようなスペースを設けているのが特徴です。オフィススペースを3種類に分けることで、社員一人ひとりが自由な働き方を実現できるデザインに仕上がっています。
【株式会社ヴィス The Place】コンセプト「TSUMUGI」をデザイン。洗練され、知的創造性を高めるオフィスビル
弊社（株式会社ヴィス）が手がけたオフィスビル「The place」は、「アジャイルオフィス」の考えを採用し、多様な働き方に素早く柔軟に対応できるようデザインされています。あらゆる企業や人の交わりによって、新たな価値を生み出せる場となるよう、「TSUMUGI」をコンセプトとしました。
共用フロアの家具のほとんどを可動式にしており、データ解析した利用状況に応じて柔軟に配置変更できる仕掛けです。内装、インテリア、アート作品など、ビルを構成する一つひとつが「TSUMUGI」をテーマにデザインされています。
大阪の本社オフィスと同じく、社員が自由に打ち合わせをしたり働いたりできる、新しい拠点としての役割を担っています。
まとめ
近年、多くの企業が第三のワークプレイスを設けることに注目しています。オフィス分散によって多様な働き方に対応できるだけではなく、災害時の事業継続性を高めるメリットもあります。
今後の会社経営は、人材の配置や採用に加えて、快適な職場環境の提供も重要な要素のひとつです。多様な働き方や価値観へ柔軟に対応するための戦略として、オフィス分散を検討してはいかがでしょうか。