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オフィス移転で期待できるメリット
近年ではリモートワークが増えている中で、コミュニケーションが上手くいっていないケースも多いです。
対面でのコミュニケーションと異なり、文字や電話でのやり取りが中心になるため、細かいニュアンスがなかなか伝わりません。齟齬や伝え漏れ、タイムラグなどがよく起こるでしょう。それが原因で生産性やモチベーションの低下につながることもあります。
そのような中で、リモートワークに乗じるのではなく、あえてオフィス移転を行うことで、得られるメリットは多いです。具体的には次のようなメリットがあります。
社員のモチベーション向上
オフィス移転を行い、これまでよりも広々とした空間で仕事ができるようになります。働きやすいようにレイアウトを工夫したりマグネットスペースを設置したりすることで、社員のモチベーション向上が期待できるでしょう。
会社の理念を体現できる内装デザインにすることで、愛社精神を育むことにもつながります。居心地が良く洗練された空間により社員同士の連帯感も深まるでしょう。
立地によっては交通の利便性が上がります。大きな駅の近くなら通勤もしやすくなるでしょう。有名なオフィス街に移転することで、社員のやる気が刺激され、モチベーションアップにつながることも多いです。
また、移転先のオフィスの中に、カフェテリアやリフレッシュスペースを設けることで、社員同士のコミュニケーションが活性化できます。社員同士が打ち解け合うことで、円滑なコミュニケーションが促され、生産性の向上にもつながるのです。
コスト削減
現在のオフィスが、会社の規模や業務内容などにあまり合っていない会社もあるでしょう。そのような場合には、オフィス移転を機に、コストの最適化も図れます。
現在のオフィスが複数のフロアにまたがっているようなら、規模の割に備品を多く使用していることも多いでしょう。広いワンフロアのオフィスに移転することで、重複する備品を削減できます。
また、複数の拠点を設けている場合には、ひとつに統合することで、賃料を削減できることがあります。取引先の場所や社員の居住地を考慮した立地のところに移転すれば、交通費の削減も可能です。
企業ブランディング
成長する会社づくりにおいて、カルチャー形成の中での一番大きな投資は、オフィスです。 企業理念や事業の考え方を、オフィスのデザインに反映させることで、企業ブランディングの強化につながります。
企業ブランディングというのは、企業の社会的な信頼性のことです。 封筒や会社案内などのさまざまな部分で企業イメージをアピールすることで、次第に企業ブランディングが確立されていきます。
その中でも、オフィスのデザインは重要度が高いです。 取引先企業や求職者などがオフィスを訪問する際に、好印象を与えられるでしょう。事業においても採用においてもプラスに働きます。
オフィス移転をするデメリット
オフィス移転をする際には、メリットだけでなくデメリットも考慮しておく必要があります。
移転に手間がかかることも
オフィス移転は、そう簡単にできることではありません。現在のオフィスから備品などをすべて移転先のオフィスに運び込まなければなりません。担当者は、通常業務と平行しながら事前に計画を立てたり引越業者を手配したりとやることがかなり多くあります。
オフィスの引越費用など、金銭面での負担も大きいです。現在のオフィスよりも広いオフィスに移転する場合には、新たな備品の購入も必要になるでしょう。ほとんどの場合は、旧オフィスの原状回復工事も行わなければなりません。
詳しい手続きはこちらの記事で詳しく解説しています。
移転がマイナスになることも
社員にとって、オフィス移転は必ずしも喜ばしいこととは限りません。社員によっては、オフィス移転をすることでモチベーションが下がってしまうこともあります。
たとえば、旧オフィスよりも移転先のオフィスの方が自宅から遠く、通勤時間が長くなってしまうような場合です。
仕事がしやすいかどうかは、人によって感じ方が異なります。良い環境を整えたつもりでも、過ごし慣れた旧オフィスと比べ、「居心地が悪い」「仕事がしづらい」と感じる社員もいるかもしれません。
そのため、まずオフィスの最適な場所やサイズ、働き方をプログラミング分析し、シミュレーションした上でオフィスビルを選定することをお勧めします。
ライトサイジングプログラムの『wit』を活用すれば、独自のデータ分析により最適な不動産情報やオフィスのロケーションを知ることができます。
詳しくはこちらをご覧ください。
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また、最適な場所を選定しても、どうしても自宅が遠くなるという社員がいる場合は、あらゆるサービスオフィスやコワーキングスペースを電話やアプリから予約ができるクラウドサービス『叡知オフィスクラウド』がおすすめです。ぜひ活用して、社員に快適なオフィス環境を用意しましょう。
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オフィス移転で失敗しないためのポイント
オフィス移転で失敗しないためには、次のようなポイントを押さえておきましょう。
移転の目的を明確にする
オフィス移転は会社にとって、規模の大きな取り組みです。目的がはっきりしないままオフィス移転をすると、移転後に問題が起こることも多くあります。
そのため、オフィス移転で失敗を避けるには、その目的を明確にするところから始めましょう。現状の課題を把握し、理想のオフィスを実現するためにはどんなオフィスが良いのかという観点から考えれば、失敗は極力防げるでしょう。
また、目的がはっきりしていれば、社員への説明がしやすく理解も得やすくなります。そうすれば、移転後に社員から不満を抱かれることも回避できるでしょう。移転作業もスムーズにいきます。
オフィス移転に詳しい専門家に相談する
オフィス移転に伴ってやるべきことは数多くあります。移転先のオフィスの選定はもちろんのこと、内装工事や設備の準備なども行わなければなりません。ネットワーク環境の構築なども必要でしょう。検討すべき問題は数多くあります。
その一方で、オフィス移転はそう滅多に行うことではないため、スムーズにいかないことも多いです。初めてのオフィス移転なら、何もかも手探りで進めることになるため、後から想定外の問題が発生する可能性もあるでしょう。
そこで、オフィス移転を成功させるためには、実績豊富な専門家に相談するのが望ましいです。オフィス移転の専門家なら、これまでいくつもの事例を手掛けているため、それをもとにして最適な移転計画を考案し、アドバイスしてくれます。問題が発生したときの対応方法なども分かるので安心です。
ヴィスでは移転コンサルティングを行っており、クライアントの要望に応じた最適なオフィス移転をサポートいたします。
オフィス移転が初めてで何から行えば良いのか分からない経営者の方でも心配いりません。ワークプレイス可視化レポーティングから物件探し、スケジュール立案、レイアウト、CG作成、各種工事、引越作業、アフターフォローなど、オフィス移転に必要なことなら何でも対応可能です。
また、相場が分からず、予算を立てるのが難しいと感じている経営者の方もいるかもしれませんが、その点も問題ありません。現在使用しているオフィスの原状回復工事費用の査定や、グレードに合わせたコストシミュレーションなども行っています。そのため、予算も立てやすく、余分な費用をかけずにオフィス移転が可能です。
オフィス移転を検討しているなら、ぜひヴィスへご相談ください。
まとめ
オフィス移転を行うと、新しい環境で仕事ができるため、社員のモチベーション向上が期待できます。企業のカラーに合ったオフィスデザインにすることで、企業ブランディングの強化にも役立つでしょう。
事業と採用の両面でメリットがあります。 その一方で、費用や手間がかかるのがデメリットです。社員のモチベーションを下げてしまうリスクもあります。
オフィス移転で失敗しないためには、専門家に相談した上で慎重に計画を立てて行うことが大切です。