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タッチダウンオフィスとは
「タッチダウン（touch down）」とは、直訳すると「着陸」「到着」といった意味です。ビジネスシーンでは、社員が作業目的で気軽に使えるオフィスやスペースを指します。コワーキングスペースやオフィス内に設けたコミュニケーションスペースなどもタッチダウンの一種です。
一般的に、タッチダウンオフィスは社外に設置するタッチダウンを指します。社内にタッチダウンできる場所を設置する場合は、タッチダウンスペースと呼びます。
タッチダウンオフィスは、テレワーク中の社員や、外回りが多い営業担当者などが一時的に作業したいときに利用可能です。簡単な作業のためにメインオフィスに出向く必要がなくなり、在宅と出社の間のような働き方を実現することも可能です。
メインオフィス以外に設置する簡易的なオフィスとして「サテライトオフィス」もあります。ただし、サテライトオフィスとタッチダウンオフィスは、ほとんど同じものと考えて差し支えありません。
サテライトオフィスについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
「テレワークに最適！サテライトオフィスの選び方と注意点を解説」
タッチダウンオフィスはどんな企業に向いている？
タッチダウンオフィスは、以下のような企業に向いています。
・生産性を向上させたい
・オフィスのスペース不足を解消したい
・社内のコミュニケーションを活性化させたい
・柔軟な働き方を実現したい
・社員のメンタル面に課題を感じている
特に、働き方改革を推進したい企業や、テレワーク導入後にコミュニケーション不足の課題が見られるようになった企業では、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
タッチダウンオフィスを導入するメリット
タッチダウンオフィスの導入によって、生産性の向上やコミュニケーションの活性化など、あらゆるメリットが得られます。それぞれ詳しく見ていきましょう。
働きやすい環境になる
タッチダウンオフィスを導入すると柔軟な働き方を実現できます。社員は当日のタスクや状況に合わせてタッチダウンオフィスを利用することができ、働く場所の選択肢が広がります。
また、自宅が最適な仕事環境ではない在宅勤務の社員に、必要な設備が整った環境を提供することも可能です。
作業効率が高まる
作業効率が高まることもタッチダウンオフィスを導入するメリットのひとつです。
例えば、外回り中に報告書の作成や顧客情報の更新など簡単な作業をしたくなることがあります。しかし、メインオフィスや自宅から離れた場所にいる場合、カフェやコワーキングスペースなど、作業場所を探す時間や移動時間がかかります。満席で入れなかった場合は、ほかの場所を探す必要が生じ、時間のロスになることも。
適所にタッチダウンオフィスを設ければ、作業場所を探す時間や移動時間が削減できます。社員の負担を減らしつつ、作業効率を高めることが可能です。
社内のコミュニケーションを活性化できる
社内にタッチダウンスペースを設置すると自然にコミュニケーションの機会が生まれます。誰でも自由に利用できるため部署や役職の垣根を超えた横断的なコミュニケーションの活性化にも役立つでしょう。
テレワークの導入により、社内のコミュニケーション不足を感じている企業が増加する中で、タッチダウンオフィスはその解決策としても有効です。
多くの用途で使用できる
タッチダウンスペースは、作業以外に少人数での打ち合わせや休憩など多目的に利用できます。
社内のデッドスペース（無駄なスペース）を有効活用したい場合や、オフィス縮小を考えている場合にも役立つでしょう。
リフレッシュにつながる
タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースは社員の気分転換にも役立ちます。仕事の環境を変えると、気分がリフレッシュして集中力が持続しやすくなります。作業効率の向上にもつながるでしょう。
感染防止対策になる
タッチダウンオフィスを設けて働く場所を分散させると、感染防止対策になります。社員同士が一か所に集まることが減るため、感染リスクを下げられるのです。
また、働く場所をメインオフィスに限定している場合、災害や何らかのトラブルによってメインオフィスが使えなくなった際に業務がストップするリスクがあります。一方、タッチダウンオフィスや時差通勤、在宅勤務を組み合わせることで、有事の際も社員を分散しながら業務を継続することが可能です。
タッチダウンオフィスを導入する際のポイント
タッチダウンオフィスのメリットを得るには、社員が気軽に利用できる仕組みを整える必要があります。社外のタッチダウンオフィスのみでなく、社内にタッチダウンできる場所を設置する際も同様です。
ここではタッチダウンオフィスを設置する際のポイントを紹介します。
社内告知をする
タッチダウンオフィスの導入後は、どのような目的で利用できる場所なのかを告知しましょう。
社内告知が不十分だと、社員が利用を躊躇したり存在自体を認識していなかったりと、利用率が下がる可能性があります。
また、予約制や承認制など使い方を制限するルールは設定しないようにしましょう。社員にメリットを感じてもらうためにも、気軽に使える環境を整えることが大切です。
自然なコミュニケーションが生まれる空間デザインにする
空間デザインによって、社内のタッチダウンスペースを気軽に利用してもらうための仕掛けをつくることも有効です。
例えば、床のデザインで動線を意識しやすくし、動線にハイテーブルを置いて雑談しやすい環境をつくるなどの工夫ができます。偶発的なコミュニケーションを生む空間デザインを考えましょう。
設置場所を工夫する
タッチダウンオフィスの利用率を高めるには、社員が利用しやすい場所に設置することも重要です。社外に設置する場合は、主要駅が近く利便性が高いところや、自社拠点がないものの取引先が多いエリアなどが良いでしょう。
社内の場合は、エントランスや各部署の合間など社員がよく通る場所や、コミュニケーションが生まれやすい場所への設置がおすすめです。
バックオフィスの業務効率化を目的とするなら、資料室の近くに設置すると使いやすくなります。どこにタッチダウンオフィスやスペースがあると便利か、社員にアンケートを取るのも良いでしょう。
タッチダウンオフィスを導入する際の注意点
タッチダウンオフィスの導入を検討する際は、以下の注意点を押さえておきましょう。
導入前にコストを明確にする
社外にタッチダウンオフィスを設置しようと考えているなら、導入前にコストを明確にしておきましょう。タッチダウンオフィスには、初期費用や家賃などのランニングコストがかかります。
かけたコストが無駄にならないように、利用人数や利用回数などを予測し、得られる利益とコストが見合うかを確認しましょう。
セキュリティ対策を徹底する
社外にタッチダウンオフィスを設置すると、設置した数だけセキュリティリスクが増大します。
情報漏洩やID・パスワードの盗難などを防ぐために、事前にセキュリティルールを設定し、セキュリティリスクを回避する仕組みを整えることが大切です。
まとめ
テレワークの導入により生じた社内のコミュニケーションに関する課題は、タッチダウンオフィスを設置することで解決する可能性があります。作業効率の向上や感染防止対策などにも役立つため、この機会にタッチダウンオフィスの設置を検討してみてはいかがでしょうか。
タッチダウンオフィスを設置する際は、利用人数などを予測して費用対効果を考えることが大切です。また、社員が利用しやすいようタッチダウンオフィスについて告知を行い、設置場所や空間デザインなども工夫しましょう。