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職場環境は、オフィスの内装や設備だけでなく、職場内の人間関係や労働条件など会社で働く人を取り巻く環境全体を指します。職場環境の快適さや充実度は、そこで働く人のモチベーションや生産性に直結するため、企業は適切に整備する必要があります。
本記事では、職場環境の具体的な意味から整備の必要性、職場環境の改善ポイントまで詳しく解説します。生産性の向上や安定した人材確保につながる働きやすい職場づくりにぜひお役立てください。
職場環境とは？
職場環境とは、室内の内装や設備のほか、実際にそこで働く社員の労働条件や人間関係を含む環境のことを指します。まずは、職場環境を構成する就業場所・労働条件・人間関係の3つの項目について具体的に解説します。
就業場所
就業場所は、社員の働く場全般の条件を指します。具体的な項目は、以下の通りです。
・照明
・温度・湿度
・騒音
・オフィスレイアウト
・執務エリア・会議室・休憩室などワークスペースの広さ
・使用ツール・設備機器・備品
・室内の清潔さ
・感染対策 など
また、リモートを導入している企業では、在宅勤務やリモートワーク用のデバイス機器、セキュリティ対策、コミュニケーションツールの整備なども含まれます。
仕事をする環境や設備に問題がある場合、モチベーションや生産性の低下、社員の健康リスク、人材の流出などが懸念されます。
労働条件
労働条件とは、社員が働く条件のことです。主に以下の項目が該当します。
・勤務時間
・休暇
・給与
・福利厚生
・ワークライフバランス
・残業時間・休日出勤の頻度
・有給休暇の取得率
・人事評価制度 など
労働条件に問題があると生産性や業務効率の低下、労働災害のリスクにつながる可能性があります。
人間関係
上司と部下、同僚などの社内の人間関係も職場環境の1つです。具体的には、コミュニケーションの取りやすさや職場外での付き合いの有無などが挙げられます。
社員の心理的安全性が確保できておらず、ストレスを抱えている場合は、人間関係の問題につながる可能性があります。人間関係が悪化し、各種ハラスメントやいじめから深刻なトラブルに発展しないよう、風通しの良い職場環境の構築が重要です。
職場環境を整備する必要性とは？
職場環境を整備・改善するためには、就業場所・労働条件・人間関係それぞれに対する取り組みが必須です。職場環境を整備すべき理由としては、以下があります。
・企業には労働者の安全・健康を守る義務がある
・働きにくい職場は生産性の低下・人材の流出が起きる
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
企業には労働者の安全・健康を守る義務がある
快適な職場環境を形成し、社員の安全性と健康を守ることは、労働安全衛生法（安衛法）によって定められた事業者が負う義務です。
この安衛法に基づき、事業者が快適な職場環境を形成するために必要な配慮や措置をまとめた「事業者が講ずべき快適な職場環境の形成のための措置に関する指針（快適職場指針）」が公開されています。
【快適職場指針における4つの視点の概要】
[1]作業環境
不快と感じることがないよう、空気の汚れ、臭気、温度等の作業環境を適切に維持管理すること。
[2]作業方法
心身の負担を軽減するため、相当の筋力を必要とする作業等について、作業方法を改善すること。
[3]疲労回復支援施設
疲労やストレスを効果的に癒すことのできる休憩室等を設置・整備すること。
[4]職場生活支援施設
洗面所、トイレ等職場生活で必要となる施設等を清潔で使いやすい状態にしておくこと。
引用：厚生労働省「職場のあんぜんサイト｜快適職場」
さらに、上記指針では、働きやすい職場環境づくりにあたって考慮すべき4つの項目も挙げられています。
・継続的かつ計画的な取り組み
・労働者の意見の反映
・個人差への配慮
・（生活の場としての）潤いへの配慮
このように、企業には法律によって仕事によるストレス・疲労を感じにくい職場環境の整備が求められています。
働きにくい職場は生産性の低下・人材の流出が起きる
働きにくい職場環境では、社員の集中力・モチベーションの低下や心身の不調を招きます。例えば、オフィスが寒すぎる・残業時間が長い・ハラスメントを受けているなどのトラブルがある場合、仕事に集中できない・体調不良で欠勤・早退が増える・業務効率が下がることが予想されます。つまり、働きにくい職場は生産性が低くなり、結果的に企業成長の停滞を招くのです。
また、以前に比べて転職が一般化している現在、就業場所・労働条件・人間関係のいずれかが極端に悪ければ、人材の流出が加速する可能性も考えられます。
働きやすい職場環境の特徴と改善のポイント
ここからは、働きやすい職場環境の特徴と改善ポイントについて解説します。
・作業環境のストレスがない
・リラックスできるスペースがある
・適切な仕事量が任されている
・裁量権がある
・教育体制が整っている
・福利厚生や社内制度が充実している
・コミュニケーション・意見交換が活発に行われている
以上、7つの要素について詳しく見ていきましょう。
作業環境のストレスがない
快適な作業環境は、すなわちストレスを感じにくい環境といえます。
たとえば、人が快適に感じる気温・湿度・照明の目安は次の通りです。
・気温：17〜28℃
・湿度：40〜70％
・照明：300〜700ルクス（まぶしさを感じない明るさ/太陽光に近い明るさ）
室温や湿度は、エアコンや加湿器を設置して、上記の適正範囲に保てるように工夫してください。部屋の明るさに関しては、必要に応じて照明器具の交換や追加も検討することが大切です。
衛生面においては、日常的な掃除や整理整頓、定期的な大掃除・害虫駆除を行いましょう。ニオイも問題になりやすいため、定期的な換気や消臭剤・空気洗浄機の設置も欠かせません。
加えて、デスクやチェアなどのオフィス家具や、インターネット環境、コピー機など必要な設備・ツールの完備も企業の仕事です。リモートワークの場合も、会社側が社外勤務用の仕事場やパソコン、インターネット回線を用意することが多いため、該当する社員の状況を改めて確認しましょう。
リラックスできるスペースがある
集中して仕事に取り組むためには、休憩や気分転換により体や頭を休められるスペースが必要です。くつろげる空間が職場にあると、働く社員の満足度も向上し、ベストなパフォーマンスが期待できます。
オフィス内にリラックススペースとして、休憩室やリフレッシュスペース、カフェエリア、スポーツジムを設置すると効果的です。スペースが十分取れない場合は、観葉植物で空間を区切り、執務スペースや会議室と隔てるだけでも心理的な安心や休息をサポートできます。
関連記事：オフィスにリフレッシュルームを作るメリット5つ！導入のポイントは？
適切な仕事量が任されている
仕事量が多すぎると、個人の負担が増えてバーンアウトのリスクが高まります。反対に、仕事量が少なすぎるとやる気が低下する上、チーム内での不平不満を招きやすくなります。そのため、上司が部下の能力やキャパシティを把握し、適材適所の配置と適切な業務の分配に取り組むことが重要です。
現状における各人の仕事量を分析し、本人と相談した上で調整を行いましょう。業務管理ツールなどを用いると、画面上で個人の仕事を一元管理でき、効率的な調整が可能です。
裁量権がある
社員の裁量権が小さすぎる場合、仕事を強制的にやらされている感覚が生まれ、働き甲斐が減る可能性があります。そのため、社員にある程度の裁量権を持たせて、自己成長やモチベーションアップを図りましょう。
社員が自主性をはぐくみ、創意工夫や判断によって成果を上げる楽しさややりがいを感じられるようになれば、離職の抑制にも役立つでしょう。ただし、人によっては裁量権がプレッシャーとなる場合もあるため、本人の負担にならないよう配慮する必要もあります。
教育体制が整っている
新入社員や異動してきた社員が働きやすい職場環境を目指すために、教育体制の構築も重要です。業務マニュアルやルールがないと、仕事が属人化してしまい、特定の社員がいなければ仕事が進まない状況を引き起こします。
また、人によってやり方が違うと、引き継ぎ時にトラブルが起きやすく、働きにくい状況を招いてしまいます。入社時だけでなく、キャリアアップやスキル習得に向けた研修や学習支援を実施することで、人材流出の防止にもつながるでしょう。
福利厚生や社内制度が充実している
快適に働ける職場では、十分な福利厚生が完備されています。近年は、入社後の安定性を求める若手が多く、特に休暇や手当などの福利厚生が重視される傾向にあります。長時間労働や休日出勤が発生する、または有給休暇が取れないといった場合、労働条件が悪いと判断され、採用に悪影響を与えるでしょう。
安定して人材を確保するためにも、企業が任意で設定する法定外福利厚生を充実させることが重要です。具体的には、家賃補助や資格取得補助、通勤手当・ガソリン補助、育児支援、リフレッシュ休暇などを取り入れることで、将来的なキャリアや社会生活の安定につながります。
また、社員と企業双方に恩恵がある社内制度の導入も有用です。社内制度は、企業における諸問題を解消することを目的とした取り組みで、アニバーサリー制度やランチ制度、ピアボーナス制度などがあります。
社員のニーズと予算を考慮して、利用しやすい制度の導入を検討しましょう。もちろん福利厚生や社内制度が充実していても利用できなければ意味がないので、積極的に利用できる環境を整えることも重要です。
コミュニケーション・意見交換が活発に行われている
人間関係が良好だと社員が気持ちよく働けるため、良好な職場環境づくりにつながります。社内のコミュニケーションや意見交換を促すために、コミュニケーションの取り方を見直しつつ、交流しやすいツールの導入を検討しましょう。
社内SNSやチャットツール、WEB会議といった機能を活用することで、気軽なコミュニケーションが生まれます。インターネットを介したコミュニケーションが活発化すれば、働く場所にかかわらず、スムーズな意思疎通もサポートできます。
加えて、オフィスレイアウトを工夫することも、社内のコミュニケーションを促進します。カフェエリアやリラックススペースを設置する、フリーアドレス席を導入するといった方法が有用です。部署の垣根を超えたやり取りが増えれば、イノベーションの創出や業務効率の改善などの良い効果も期待できます。
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まとめ
職場環境は、業務の生産性や社員のモチベーションを直接左右します。快適な職場環境を確保することは、社員の安全や健康を守る企業の責務であり、就業場所・労働条件・人間関係の3つを総合的に見直す必要があります。
今回紹介した職場環境の改善ポイントを参考にして、社員が気持ちよく働ける職場環境を構築しましょう。
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