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社内図書館を導入する目的は「自己研鑽」のため
社内図書館を設置する一番の目的は、社員に読書を通して自己研鑽に努めてもらうためです。
社内図書館とは、社員が自由に利用できる書籍が用意されている本棚などのコーナーのことを指します。
・オフィスの一画に本棚を置く
・デスクとは違うテーブルなどを設置し、その場で読めるようにする
など、形態はさまざまです。
書籍の内容は、業務に関する専門書や自己啓発本、資格勉強用の書籍など、多岐にわたります。豊富な書籍から得た知識は、今後の仕事にも活かせるでしょう。
社内図書館の導入で得られる3つのメリット
社内図書館は、自己研鑽のほかにも副次的なメリットを期待できます。どのようなメリットがあるのか、導入によって得られる効果について解説します。
社員のモチベーションがアップする
社内図書館を設置することで社員のモチベーションが上がります。仕事で行き詰まったときや気持を切り替えたいときに利用することで、気分転換にもなるでしょう。
作業スペース以外に、休憩できる場所や時間を作ることができるので、モチベーションアップにつながります。書籍を用意することで、自然と社員の勉強の機会を創出でき、業務にも活かされる好循環が生まれるでしょう。
社内全体の生産性がアップする
自社の業界の情報誌や書籍を置くことで、業界全体の情報を共有し、意欲を高めてもらうことができます。
特に、新入社員や中途採用で入社した社員は、社内のルールを覚える時間が必要です。しかし、通常業務以外に覚えることも多く、読むべき資料の選別が難しい場合もあるでしょう。
チームワークが必要とされる会社であれば、プロジェクト単位や部署ごとに「業務上読んでおくといい書籍」などを用意することで、前提となる基礎知識を共有できます。
調べる時間の短縮に加えて、効率良く知識を吸収できることにもつながり、業務の効率化も図れます。
社内のコミュニケーション機会の創出
社内のリフレッシュスペースと併設することで、人が集まる場を作ることができます。また、役員がおすすめの本のコーナーなどを作ることで、本を通じて社員同士のコミュニケーションが生まれるのもメリットのひとつです。
普段手に取らない本に出会える可能性も広がるため、新しい分野の本を開拓することもできるでしょう。仕事に直接関係のない本でも、話の話題にすることが可能です。本を通じてコミュニケーションが活発化することで、アイデアの創出にもつながります。
社内図書館を導入する流れとポイント
ここまでに紹介したメリットを得るためには、社内図書館導入の流れを把握しておくことが必要です。設置後の失敗を防ぐための4つのポイントについて紹介します。
【書籍の準備】難しい本は漫画で用意する
まずは、書籍の準備から取り組みましょう。業務に必要な本は、会社で購入して用意しますが、ビジネス書や、小説などのリフレッシュ用の本は個人で持ち寄ってもらうのがおすすめです。
自宅で本を保管するにはスペースが必要ですが、社内図書館であれば自分用の本棚のように使用できるため、有効活用できます。
希望図書がある場合は、図書購入費を用意し、社員からリクエストを募って購入費の中から毎月購入するのも良いでしょう。法人アカウントが利用できる電子書籍サービスであれば、社内で電子書籍も共有することが可能です。
個人では購入しにくく、読むのに時間がかかるドラッカーやアドラー心理学などの本は、漫画で用意すると手に取りやすいです。ビジネス書は専門的でボリュームも多く、活字に慣れていない方にとってはハードルが高いものです。
しかし、漫画から入ることで、勉強に対するハードルを下げられ、難しそうという先入観を持たずに読み始められます。業務に関係ないものでも、漫画を置くことで、図書館に通うハードルを下げて利用しやすくするのもポイントです。
【貸出ルールの決定】ツールを使用する
社内図書館を運用するには、ルールが必要です。とはいえ、難しいルールでは、社内図書館の利用の活性化につながりません。社員が気軽に利用できるルールを作りましょう。
簡単なものとして貸出期間と貸出可能冊数などの貸し出しルールを設定します。貸出簿を作成し、本棚に置くといったものです。本に管理番号を振り、社内チャットで担当に報告することで管理可能です。
このように、ツールを使うなど運用方法を工夫することで、スムーズに管理できます。
【運用】社内報のアーカイブを行う
社内報を発行している場合、過去に発行した社内報のアーカイブを用意すると良いでしょう。
自宅と異なり、社内図書館では多くの書籍を保管できます。社内に設置されているため、気になる資料はすぐに見られる環境です。
そのため、これまでの社内の取り組みを手軽に見ることができて、モチベーションアップにつながります。社内図書館は汎用性が高く、本に限らず、社内報のように情報の集積所としても活用可能です。
【運用】アプリの活用でコスト削減も
紙媒体を使った運用方法のほかに、アプリを活用する方法があります。読書アプリを活用することで、レンタルに関するコストを抑えられます。グループウェアによっては、社内図書館用のシステムが用意されている場合もあるでしょう。
オンラインで書籍を管理できるシステムの導入も、運用コストの削減につながります。
使用方法はとても簡単です。著者名やカテゴリ、タイトルなどを入力すれば、アプリ内の本の登録が完了します。使用するアプリによっては、本以外にも映画やお店の紹介、コメント機能なども活用できます。また、アプリを使用することで、貸出状況をリアルタイムに把握できるため、管理も容易です。
アプリを使って本を貸出する場合は、書籍を検索したり、本棚へ行って直接確認したりしながら希望の本を決定し、レンタル状況を貸出中に変更します。
レンタル開始日と返却日を入力するだけで、スムーズな貸出を実現可能です。返却時は、レンタル状況を貸出可能に変更すれば、次の方へ貸出できる状態に戻せます。
アプリによって利用方法が異なる場合もあるため、使用するアプリの設定方法に沿って対応してください。アプリを活用することで、貸出作業がWebで完結するため、貸出の手間がかかりません。
とはいえ、社内図書館を作るにはオフィスの配置やデスクなどの備品の調達、本の管理など、さまざまな作業が必要です。
ヴィスでは、社内図書館をはじめとした、快適なオフィスづくりを承っております。
事例1.事業を表す「本」でブランディングされたオフィス（株式会社幻冬舎メディアコンサルティング）
事例2.先進性と機能性を兼ね備えた、『Beyond the Future』を体感できるオフィス（税理士法人あさひ会計）
オフィスデザインで生産性の向上や企業価値を高めるお手伝いができるため、ヴィスへお気軽にご相談ください。
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まとめ
社内図書館を導入する大きな目的は、社員の自己研鑽のためです。ほかにも、モチベーションの維持や生産性の向上、コミュニケーションの活性化などがあります。社内図書館の導入を効率よく進めるためにアプリを活用することもおすすめです。
とはいえ、社内図書館の設置には時間と労力がかかります。オフィス環境の最適化をご希望の方は、ヴィスへお気軽にご相談ください。