目次
【目的別】会議室のおすすめレイアウト
まずは、会議の目的別におすすめのレイアウトを見てみましょう。
目的１．会議（小規模）や商談をする
商談や契約など、参加者が2～6人くらいで、互いに対等な立場で意見を交わす会議であれば、テーブルを挟んで向かい合う「対面形式」でレイアウトするのがおすすめです。
テーブルを向かい合わせに配置して、それぞれに人数分の椅子を並べます。全員が参加者の顔を見ながら、会議を進められるのがメリットです。
デメリットは、人数が多くなると中心から遠くにいる参加者ほど見えづらくなり、声も聞き取りづらくなることです。議論に参加するのが難しくなるため、このレイアウトで会議をするのは、多くても片側4人ずつ、合計8人が限界でしょう。
目的２．会議（大規模）をする
重役会議など、参加者が多くて活発に意見を交わす会議であれば、ロの字型にテーブルを並べて周りに椅子を配置する「ロの字型形式」のレイアウトが向いています。
対面形式よりも参加者全員の顔が見えやすく、適度な距離感を保てるのがメリットです。
ただし、テーブルの中央に空白ができてしまうため、有効活用できるスペースは限られてしまいます。広い会議室を用意できないときは、可能な限りテーブルを詰めて、中央の空白を少なくすると良いでしょう。
目的３．プレゼン発表や業務報告をする
プレゼンや業務報告など、プロジェクターやホワイトボードを使う会議では、ロの字型から1辺のテーブルを外した「コの字型形式」のレイアウトが便利です。
中央の空白にプロジェクターを設置したり、テーブルのない辺に沿ってスクリーンやホワイトボード、ディスプレイなどを配置したりできます。発表者とほかの参加者との距離が近いので、意見を交わしやすいのもメリットです。
ロの字型形式と同様に、有効活用できるスペースが限られるため、ある程度の広さがある会議室が必要になります。
目的４．新人研修などのセミナーに利用する
セミナーや説明会のように、講師や進行役がいて、ほかに大勢の参加者がいる場合は、学校の教室のように参加者全員が前方を向くレイアウトがおすすめです。
今回は、代表的な「スクール形式」と「シアター形式」という2種類のレイアウトを紹介します。
「スクール形式」
スクール形式は、列を作ってテーブルを並べ、参加者全員が同じ方向を見られるように椅子を配置するレイアウトです。テーブルがあるので、講師や進行役の話を聞いたり、プレゼンやホワイトボードを見たりしながら、メモを取ることができます。
参加者が講師や進行役と1対1でやり取りする分には問題ありませんが、参加者同士で議論するには、不自然な姿勢になりがちなので、あまり適していません。
「シアター形式」
スクール形式のレイアウトからテーブルを除き、椅子だけを同じ向きに並べるのが、シアター形式です。テーブルがないので、そのスペースだけ多くの参加者を会議室に入れられるうえ、設営も短時間で済ませられます。参加者同士で議論するのも簡単です。
メモは取りづらいため、折り畳みテーブルがついているチェアを用意したり、バインダーなど下敷きになるものを配布したりすると良いでしょう。
目的５．グループディスカッションをする
グループでディスカッションするときは、テーブルと椅子で会議室の中に複数の島を作る「島型形式」が適しています。
参加者の距離感に応じて、対面形式やロの字型形式などのレイアウトを複数配置すると、意見を交わしたり、親睦を深めたりするのが容易になるでしょう。
グループ内に意識が集中しやすいので、全体でのディスカッションも行うときは、進行役が中央に立つなど、注意を引く工夫が求められます。
【人数別】会議室のおすすめレイアウト
次は、人数別に適したレイアウトを紹介します。
快適に会議を行うためには、圧迫感がなく、移動しやすいことが前提となります。そのためには、参加者一人あたりの座席は、少なくとも幅60～70cm、奥行き45～60cmを確保しておくと良いでしょう。
ほかにも、通路用のスペースはテーブルの端から90cm以上の幅を確保します。ソーシャルディスタンスを保つときは、参加者同士の距離が2m以上になるよう、椅子を配置しましょう。
4～10人の場合
参加者の人数が4～10人程度であれば、対面形式でほとんどの目的を果たせるでしょう。人数が多くて、広い会議室であれば、対面形式の島を二つ配置して、島型形式にするのもおすすめです。
また、プレゼンやグループワークなど、作業環境が必要であれば、コの字型形式にすると、必要な機材を配置するスペースを確保できます。
10～30人の場合
10～30人となれば、「いかに限られたスペースへ参加者を入れられるか」が課題になるでしょう。会議室の広さに余裕があれば、人数が少ないときと同じく、島型形式やコの字型形式で対応できます。そうでないなら、ロの字型形式やスクール形式にして座れる人数を増やしましょう。
それでも狭いようであれば、シアター形式にしてテーブルだけ片付けてしまうことで、目的の人数が入れるだけのスペースを確保できます。
30人以上の場合
30人以上の大人数が参加するなら、スペースを確保するための工夫をするよりも、初めから広い会議室を用意しましょう。できれば200平方メートル以上の会議室が必要です。
その上で、ディスカッションがメインなら島型形式、研修やセミナーを行うのであればスクール形式やシアター形式のレイアウトにすると良いでしょう。
自社に合った会議室を作るなら
会議室は、設備や内装のデザインによって、会議の質を向上させたり、企業ブランディングにつなげられたりします。自社に合った会議室を作るときのコツを見てみましょう。
用途に合ったオフィス家具を選ぶ
会議室は、会議の内容や参加人数によってレイアウトが変わるため、オフィス家具は移動しやすく、使わないときはコンパクトに片づけられるものがおすすめです。たとえば、キャスター付きだったり、折り畳めたりするのが適しています。
レイアウトを固定するなら、テーマを決めて、それに合った素材や色のオフィス家具を選ぶと良いでしょう。
たとえば、お客様を招いたり、役員会議で使ったりするのがメインであれば、木目や茶系の色を基調に、フォーマルで重厚感のあるデザインで統一するなどです。逆に、誰でも気軽に使える会議室にするなら、モノトーンを基調に、開放感があって機能的なオフィス家具を取り入れると良いでしょう。
会議に適した照明を用意する
照明によっても会議室の雰囲気は変えられます。オーソドックスなのは、太陽光の明るさに近い昼白色ですが、落ち着きを感じさせたいときは、電球色などオレンジ色に近づけるのがおすすめです。集中力を高めたいときは、昼光色のように青みを強調する照明が適しています。
最近では、幅広く調光・調色できる照明器具もあるので、多目的で会議室を使う場合は、導入を検討してみると良いでしょう。
企業イメージを取り入れる
企業ブランディングの確立や浸透、認知に重点を置くのであれば、企業の理念やイメージを反映したデザインにしましょう。
たとえば、ロゴなどに使われているコーポレートカラーを取り入れる方法があります。自由な雰囲気を表現するのであれば、あえてオフィス家具の色や形をバラバラにしたり、壁をホワイトボードにしたりするなどです。
自社の理念やイメージを、オフィスデザインに反映させたいときは、ヴィスにお任せください。レイアウトから内装まで、トータルでサポートできますので、企業の目的に合った会議室を提案できます。
企業ブランディングにつなげるのはもちろん、使い勝手が良くて生産性を高められる会議室にすることも可能なので、オフィスのことなら何でもお気軽にご相談ください。
まとめ
会議室は、目的や参加する人数によって、最適なレイアウトが異なります。あらゆるレイアウトに対応できるよう、移動しやすく片付けやすいオフィス家具を選ぶと良いでしょう。デザインは、イメージに合った色や照明、素材を選ぶことで自社らしさを表現できます。
本記事で紹介した内容を参考に、理想的なオフィスを目指してみてください。