オフィス移転でインフラを止めない：総務のための手順・チェックリスト（LAN／回線／電話／サーバー／複合機／廃棄／セキュリティ）

オフィス移転は、物件・内装・引越しだけでなく、回線・LAN・電話・サーバー・複合機・廃棄・セキュリティといった“インフラ一式”の段取りで成否が決まります。特に総務担当者は、多数の業者と社内各部門の間に立ち、抜け漏れを防ぎながら、移転当日から通常業務を回す責任を担いがちです。

本記事では、総務目線で「何を、いつ、誰と、どう決めるか」を時系列に整理し、そのまま使えるチェックリストとしてまとめます。ネットワークが不安定、電話が繋がらない、印刷できない——そんな“初日トラブル”を避けたい方は、ここから順に確認してください。

この記事のまとめ

【この記事の結論】

オフィス移転のインフラは、棚卸し→回線→LAN→電話→廃棄→セキュリティの順で「証跡（図面・台帳・証明書）」まで回収すれば、移転初日の業務停止を防げます。

【3つの要点】

• 棚卸し：回線・LAN・電話・サーバー・複合機・廃棄対象を一覧化し、「残す/変える/捨てる」を前倒しで決定
• 回線→LAN設計：回線開通を最優先、LANはレイアウト同時設計。配線図・ポート台帳・ラベル・試験結果など“竣工図書”を成果物化
• 廃棄×セキュリティ：データ消去（または破壊）と証明書回収を徹底し、ゾーニング（公開/共有/執務/機密）で入退室管理を設計

【この記事で解決できる悩み】

• 「移転当日にネット/電話/印刷が使えない」を回避したい
• 業者・部門が多くても、総務主導で抜け漏れなく進めたい
• 廃棄時の情報漏洩や、入退室などセキュリティ設計の不安を解消したい

1. オフィス移転で「インフラが詰む」理由

1.1. “計画したつもり”でも起きるネットワーク問題

オフィス移転は「計画さえ立てれば大丈夫」と思われがちですが、実態は厳しめです。

ヴィスの調査では、移転経験企業の情報システム部門の回答として、移転後にネットワーク問題が生じた割合が約半数に上りました。さらに、総務・施設管理部門から相談は多い一方で、部門連携がスムーズではないという声も一定数あり、計画段階の“認識ズレ”が移転後の事故につながりやすいことが示唆されます。

つまり総務は、内装や引越しの工程管理だけでなく、情シスと一緒にインフラ要件を言語化し、業者に伝わる形に落とすことが重要です。

1.2. インフラは「後戻りコスト」が最も高い領域

LAN配線や回線引き込み、電話、入退室管理などは、完成後に“やっぱり足りない／位置が違う”が起きると、追加工事＝追加費用＋業務影響になりがちです。

特に配線は「壁・床・天井」に隠れるため、後から増設すると工期も費用も跳ね上がります。加えて、複合機やサーバーは「置けば終わり」ではなく、ネットワーク設計・権限・ログ・データ消去といった“情報”が絡みます。

だからこそ、総務が押さえるべきポイントは、(1)棚卸し、(2)早期決定、(3)証跡（図面・台帳・証明書）です。ここを軸に進めると、移転当日の混乱が一段減ります。

2. まずは棚卸し：移転インフラの全体像を可視化する

2.1. 現状棚卸し（回線・LAN・電話・サーバー・複合機・セキュリティ）

最初にやるべきは「今、何が動いているか」を一覧化することです。
棚卸しが曖昧だと、移転先で

• 必要なポートが足りない
• 電話の台数だけ発注したが回線設計が未確定
• 複合機のスキャン先が旧サーバーのまま

など、連鎖的な漏れが出ます。最低限、以下を一枚（表）にまとめましょう。

• 回線：回線種別、プロバイダ、固定IP有無、開通日、解約条件
• LAN：有線席数、Wi‑Fi/AP台数と設置場所、スイッチ/ルータ構成、VLAN有無
• 電話：方式（PBX/クラウドPBX/IP）、番号、代表・部署・FAX、内線構成
• サーバー：オンプレ有無、置き場、電源/空調要件、バックアップ、停止許容時間
• 複合機：台数、認証方式、スキャン先、アドレス帳、保守契約、リース状況
• セキュリティ：入退室方式、監視カメラ、鍵管理、機密ゾーン、運用ルール

“棚卸し表”があるだけで、情シス・内装・回線業者との会話が早くなります。

2.2. 「残す／変える／捨てる」を早期に決める

棚卸しの次は、各項目を「移設」「更改（買い替え）」「クラウド化」「廃棄」に仕分けします。ここで重要なのは、“判断を先送りしない”ことです。

回線の引き込みやLAN資材の調達はリードタイムが長く、決定が遅れるほど、移転直前にしわ寄せが来ます。また、廃棄・処分は後回しにすると、搬出導線や産廃手続き、データ消去の証明書取得が間に合わないことがあります。

総務は「いつまでに決めるか」を決めるのが仕事、と割り切って、意思決定の締切（デッドライン）をスケジュールに入れておくのがコツです。

3. インターネット回線：最初に着手すべき“時間がかかる仕事”

3.1. 管理会社確認（引込・MDF/IDF・工事可能時間）

回線は「申し込めばすぐ開通」ではありません。ビル側の制約で、引き込み可能なキャリアが限定されたり、MDF/IDFの位置、配管ルート、工事可能時間（夜間・休日のみ）に縛られたりします。

総務が最初にやるべきは、管理会社・ビル規定の確認です。

具体的には、(1)引き込み可否、(2)工事申請書式と締切、(3)立会い要否、(4)回線盤・ラック置場、(5)共用部工事の制限を押さえます。この確認が遅れると「希望回線が引けない」「開通が移転日に間に合わない」という最悪パターンが現実化します。

回線手配は“最優先タスク”として、移転スケジュールの先頭に置きましょう。

3.2. 回線設計の基本（帯域・固定IP・冗長化）

回線選定では料金だけでなく、業務要件に合わせて「帯域」「固定IP」「冗長化」を設計します。たとえばクラウド利用やWeb会議が多い企業は上り帯域がボトルネックになりやすく、単に“最大速度”ではなく実効性能と混雑耐性が重要です。また、VPNや特定サービスで固定IPが必要な場合、手配と設定に追加リードタイムが生じます。

BCP観点では、主回線＋バックアップ回線（別系統）を検討し、切替手順（誰が、何分で、どう切替えるか）を文書化しておくと安心です。総務は技術詳細まで作り込む必要はありませんが、「要件を決める」「承認を取る」「業者に伝える」までを主導できると事故が減ります。

4. LAN工事：レイアウトと同時に設計しないと失敗する

4.1. 有線／無線の役割分担と“席数の考え方”

LAN工事は「レイアウト確定後に考える」と遅いです。デスク配置・会議室・複合機置場が決まるのと同時に、有線が必要な場所／無線で足りる場所を切り分けます。

一般に、固定機器（複合機、会議室機器、サーバー、受付端末、監視カメラ等）は有線を優先し、執務席は業務特性とセキュリティ要件で混在させるのが現実的です。さらに、ゲストWi‑Fiを分離するか（SSID/VLAN分離）も、セキュリティと運用負荷に直結します。

ここを先に決めておけば、「必要ポート数」「スイッチ規模」「AP台数」の見積精度が上がり、後出し追加工事を避けやすくなります。

4.2. 配線設計の勘所（ポート・ラック・ラベリング・竣工図書）

総務が押さえるべきLAN工事の勘所は、専門設定ではなく“成果物”です。

具体的には、(1)配線図（どこに何ポート）、(2)ポート番号・ケーブル台帳、(3)ラベリング（現地の識別）、(4)試験結果（導通・規格準拠）、(5)竣工図書一式です。これらが揃っていないと、移転後のトラブル時に原因切り分けができず、復旧が遅れます。

特にラベリングは“省略されがち”ですが、将来の席替えや増設のたびに効いてきます。業者選定では、施工後の試験・レポート提出、図面一式の納品を契約条件に入れるのが安全です。

5. 電話工事：番号・方式・運用を先に固める

5.1. PBX／クラウドPBX／IP電話の判断軸

電話は“機器”より“運用”が本体です。

まず、現状の電話がPBX（ビジネスフォン）なのか、IP電話なのか、クラウドPBXを使うのかを整理し、移転後も同じ番号を維持するか、代表番号の扱いをどうするかを決めます。クラウドPBXは拠点や在宅と相性が良い一方で、ネットワーク品質と設計に依存します。PBX継続は安定運用しやすい反面、将来の柔軟性や保守費用が論点になります。

総務は「どの方式が正しいか」を決め切るより、情シス・部門責任者と一緒に“判断軸”（在宅比率、受付体制、録音要件、回線冗長、予算）をそろえ、意思決定を前倒しすることが重要です。

5.2. 受付・代表・取り次ぎ運用を“止めない”設計

移転当日に起きがちな事故が「代表電話が鳴らない」「受付で取り次げない」「FAXだけ旧番号で止まる」です。原因は工事遅延だけでなく、社内運用の準備不足にもあります。

たとえば、(1)代表番号の着信先（受付／コールセンター／各部署）をどうするか、(2)不在時の転送、(3)内線の割当、(4)受付スタッフの操作手順、(5)緊急時連絡網を、移転前に決めて共有します。電話は「繋がる」だけでは足りず、「いつも通り回る」までがゴールです。

総務は運用設計を“文書化”して、移転週に短時間でもリハーサル（想定問答）を入れておくと、初日の混乱が減ります。

6. サーバー：オンプレ継続かクラウドか。移転は見直しの好機

6.1. サーバールーム要件（電源・空調・UPS・入退室）

オンプレを継続する場合、サーバールーム（またはラック置場）の要件を“設備として”満たせるかが重要です。

最低限、(1)電源容量、(2)空調（24h運転の可否）、(3)UPS、(4)ラック設置スペース、(5)騒音・排熱、(6)入退室権限（誰が入れるか）を確認します。ここが曖昧だと、移転後に温度上昇や電源不足が起き、障害の温床になります。

LAN工事やセキュリティ設計とも密接なので、サーバー要件は「内装の後」ではなく「内装の前」に定義して、図面に落としましょう。

6.2. 切替手順（移設／更改／クラウド化）とリスク低減

移行方式は大きく「物理移設」「更改」「クラウド化」に分かれます。どれを選んでも、総務が押さえるべきは“停止許容時間”と“切替手順”です。

たとえば週末夜間に停止できるのか、止められない業務があるのかで工程が変わります。加えて、移転直前に全てを切替えるのではなく、可能なら先行してクラウドへ移す、データ同期期間を設けるなど、リスクを分散させます。移行当日は「責任者」「復旧判断」「連絡ルート」を決め、想定外に備えたバックアウト（元に戻す）手順まで持っておくと安心です。

7. 複合機：移設・更新だけでなく“情報の残り方”に注意

7.1. 設置計画（認証印刷・スキャン先・ネットワーク）

複合機は、移転で「とりあえず置く」になりやすい機器ですが、実務では印刷・スキャン・FAX・アドレス帳・認証と論点が多いです。

まず、(1)設置場所（動線・騒音・行列）、(2)ネットワーク接続（有線推奨、固定IPの要否）、(3)認証印刷（ICカード等）を使うか、(4)スキャン先（メール／クラウド／ファイルサーバー）をどうするかを決めます。

特にスキャン先が旧サーバーのまま残ると、移転後にスキャンが止まりやすいので要注意です。リース契約中なら返却・入替の条件も早めに確認し、搬入搬出の段取りを引越し計画に統合します。

7.2. 見落としがちな設定・ログ・初期化のポイント

複合機は内部にデータが残り得るため、廃棄・返却時の“情報漏洩対策”が重要です。一般的に、ジョブログやアドレス帳、認証情報、ネットワーク設定が残るケースがあり、機器の扱いによってはリスクになります。

総務は、情シス・ベンダーと連携し、(1)設定のバックアップ、(2)移転後の再設定手順、(3)旧機の初期化・データ消去、(4)消去証明の取得をチェック項目に入れてください。機密性が高い会社ほど、返却・廃棄の手順を“ルール化”しておくことが事故防止に効きます。

8. 廃棄・処分：情報漏洩と法令対応を同時に満たす

8.1. 対象別（サーバー／PC／複合機／NW機器／媒体）処分設計

移転の終盤で詰まりやすいのが廃棄・処分です。対象はPCや什器だけでなく、サーバー、NAS、HDD/SSD、ルータ・スイッチ、複合機など“情報を持つ機器”に広がります。

総務がまずやるべきは、対象を「資産台帳」「リース」「保守契約」で整理し、誰の所有物で、どのルートで処分できるかを確定することです。次に、機器ごとに必要な処理（データ消去・物理破壊・証明書・マニフェスト）をひも付けます。

特に記憶媒体は、単純な初期化では不十分なことがあるため、社内手順を決めて統一運用にすることが推奨されています。

8.2. 委託時の必須要件（データ消去・証明書・マニフェスト）

廃棄を外部委託する場合は、「安いから」だけで選ぶと危険です。公的な注意喚起でも、廃棄物品からの情報漏洩を防ぐために、社内で手順とルールを確立し、適切な処理後に廃棄する重要性が示されています。

委託時の必須要件としては、(1)データ消去方式（上書き／暗号鍵廃棄／物理破壊）、(2)消去証明書（型番・方法・日時）、(3)搬出時の保管・運搬管理（鍵付き車両等）、(4)産廃の場合のマニフェスト（該当時）を確認します。

総務は“証跡を回収する”ところまで責任範囲に入れておくと、監査や万一の説明が格段に楽になります。

9. セキュリティ：移転で「物理×情報」を再設計する

9.1. ゾーニング（来客導線／執務／機密）を先に決める

セキュリティは「システム導入」より先に、ゾーニング（エリア分け）を決めるのが基本です。

来客動線と執務動線が交差すると、覗き見や持ち出しのリスクが上がるため、受付〜会議室は“見せるエリア”、執務は“内部エリア”、サーバー室や保管庫は“機密エリア”として、物理的に区切る設計が有効です。ゾーニングが決まれば、入退室管理やカメラ配置も決めやすくなります。

9.2. 入退室管理・監視・運用ルールの作り方

入退室管理は、ICカード、テンキー、スマホ認証、生体認証など選択肢が増えていますが、総務が重視すべきは「誰が、いつ、どこまで入れるか」を運用に落とすことです。たとえば、来客は共有ゾーンまで、協力会社は指定時間のみ、機密ゾーンは特定者のみなど、権限を設定し、例外ルール（忘れた時、臨時工事時）まで定義します。

また、防犯カメラは抑止と証跡の役割がありますが、設置だけで終わらず、保存期間、閲覧権限、事故時の手順を決めると実効性が上がります。

移転はセキュリティを“設計に埋め込める”タイミングなので、レイアウト確定前に情シスと合意しておきましょう。

10. 【保存版】工程別チェックリスト（3か月前〜当日〜移転後）

10.1. 時系列チェックリスト（総務が握るべき項目）

以下は、総務が“抜け漏れ防止”のために持っておきたい、インフラ中心の時系列チェックリストです。実務では会社規模で前後しますが、最低限の骨格として使えます。

タイミング	総務の主タスク（インフラ観点）	成果物（証跡）
3か月前	管理会社確認（回線引込・工事規定）、現状棚卸し、レイアウト確定プロセスに情シス同席	棚卸し表、工事申請要件メモ
2か月前	回線申込・開通日確定、LAN/電話/入退室の要件確定、業者見積取得と比較	見積一覧、要件定義メモ
1か月前	配線図確定、機器発注、廃棄計画（対象・消去方式・委託先）確定	配線図、廃棄台帳、委託条件
2週間前	電話運用（代表・受付・転送）確定、複合機設定手順確認、移転周知（社内）	運用手順書、周知文
前日〜当日	開通・疎通確認（回線/LAN/Wi‑Fi/電話/複合機）、立会い、ラベル確認	疎通チェック結果、写真
移転後1週間	電波死角・通話品質確認、図面・台帳・証明書回収、旧回線解約	竣工図書一式、消去証明書

ポイント：「図面」「台帳」「証明書」が揃うほど、移転後の障害対応が速くなります。

10.2. 役割分担（RACI）と“窓口一本化”のコツ

インフラ移転は「業者が多いほど失敗しやすい」構造です。そこで効くのが、RACI（Responsible/Accountable/Consulted/Informed）の簡易整理と、窓口一本化です。

総務がAccountable（最終責任）を握り、情シスがConsulted（技術助言）として要件を固め、内装・電気・LAN業者はResponsible（実行）という形にすると、意思決定が早くなります。さらに、設計と施工が分断されると認識ズレが起きやすいので、可能なら“ワンストップ”で調整できる体制に寄せるのが現実的です。

ヴィスの調査でも部門連携の課題が示唆されており、総務は「情報を集めて渡す人」ではなく、「合意を作る人」になった方が成果が出やすいと言えます。
参考：【オフィス移転に潜むネットワーク問題】2社に1社がオフィス移転後にネットワークの問題発生との回答

11. ヴィスの知見・支援：移転を「働き方の成果」につなげる

11.1. 関連記事で押さえる移転実務の要点

インフラだけを完璧にしても、移転は成功しません。退去・原状回復、対外通知、費用管理まで含めて初めて“総務の移転”になります。

WDJには、移転に必要な手続きやスケジュール管理を整理した実務記事があります。たとえば、移転の全体像を整理した関連記事として、事務所の移転で失敗しないために（手続き・費用・原状復帰）や、オフィス退去・移転の流れ（退去費用・原状回復）を併読すると、工程の抜けが減ります。

11.2. ICT×空間を一体で見るメリット

移転後のネットワーク問題が約半数で起きているという調査結果は、「インフラは最後に合わせればいい」という発想が危険であることを示します。
実務では、レイアウト・ゾーニング・動線（空間）と、回線・LAN・セキュリティ（ICT）を同時に設計するほど、手戻りが減りやすくなります。ヴィスのオフィス移転コンサルに関する解説記事でも、移転業務の多さや窓口一本化の価値が整理されています。移転を「引越し」で終わらせず、働き方の成果（生産性・採用・ブランド）に繋げたい場合、早い段階から“全体設計”で進める選択肢を検討すると良いでしょう。参考：オフィス移転コンサルとは（メリット・選び方）

12. まとめ

12.1. インフラ移転は「順番」と「証跡」で事故が減る

オフィス移転のインフラは、回線→LAN→電話→複合機→サーバー→廃棄→セキュリティのように、依存関係が連鎖します。だからこそ、最初に棚卸しを行い、決める期限を前倒しし、最後に図面・台帳・証明書という証跡を揃えるほど、移転当日の事故が減ります。

ネットワーク問題が移転後に発生しやすいという実態も踏まえ、総務は「インフラを後回しにしない」段取りを優先してください。

12.2. 次アクション：棚卸し→要件→業者→検証の型で進める

すぐできるアクションはシンプルです。まず棚卸し表を作り、情シスと要件（席数・ポート・電話運用・機密ゾーン）を確定し、業者へ同じ情報で見積を取り、移転当日までに疎通確認と証跡回収を計画に入れます。もし社内リソースが厳しい場合は、窓口一本化できる体制も選択肢になります。総務が“段取りの型”を持つだけで、移転は驚くほど進めやすくなります。

株式会社ヴィスは、『はたらく人々を幸せに。』というパーパスのもと、働く場を設計する「ワークプレイスデザイン」と、そこで生まれる体験を設計する「エクスペリエンスデザイン」という二つのアプローチを通して『ワークデザイン』を実現し、人と組織のエンゲージメントを高めながら、企業価値の持続的な向上に貢献します。
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