オフィス移転チェックリスト完全版｜時系列でわかる準備・退去・引越手続きと失敗を防ぐポイント

オフィス移転では、新しい物件を探して荷物を運ぶだけでなく、現オフィスの契約確認や解約通知、退去に向けた原状回復、新オフィスのレイアウト設計、内装工事、通信環境の整備など、さまざまな業務が同時に進みます。さらに、引越手続きや社内外への周知、行政機関への届出も必要になるため、「何から始めればよいのか分からない」「対応漏れが起きないか不安」と感じる総務担当者も多いのではないでしょうか。

オフィス移転を予定どおりに進めるには、業務開始日から逆算して必要な作業を洗い出し、担当者と期限を明確にすることが大切です。特に、契約や原状回復といった後から変更しにくい項目は、早い段階で確認しておく必要があります。

この記事では、移転準備の開始から移転当日、旧オフィスの退去、移転後の手続きまで、必要な作業を時系列チェックリストに沿って紹介します。各段階で押さえたいポイントやよくある失敗例も取り上げるため、自社の状況に合わせて移転計画を組み立てる際にお役立てください。

1.オフィス移転チェックリストを使う前に整理したいこと

1.1.オフィス移転は複数の業務が並行するプロジェクト

オフィス移転は、単に荷物を新しい場所へ運ぶ作業ではありません。現オフィスでは賃貸借契約の確認、解約通知、原状回復、什器の廃棄などを進める一方、新オフィスでは物件契約、レイアウト設計、内装工事、家具や設備の手配が必要です。さらに、電話・インターネット回線の整備、引越手続き、取引先への案内、住所変更に伴う各種届出も並行して進みます。

こうした業務を総務担当者だけで把握しようとすると、専門的な判断が必要な場面で確認が遅れたり、担当部門との認識にずれが生じたりする可能性があります。総務を中心に、経営層、経理、人事、情報システム、広報、各事業部から必要なメンバーを選び、早い段階でプロジェクト体制を整えましょう。

責任者だけでなく、物件、契約、工事、IT、社内周知など、領域ごとの担当者と決裁者を明確にすることも大切です。移転目的や予算変更、レイアウトの確定など、重要事項を誰が判断するのか決めておけば、承認待ちによる遅延を防ぎやすくなります。

オフィス移転全体の流れに加え、物件や業者、費用を比較するときの判断基準も確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

参考記事：オフィス移転の進め方完全ガイド｜スケジュール・物件選定・業者比較・費用概要を解説

1.2.移転日から逆算して全体スケジュールを決める

オフィス移転のスケジュールは、計画を開始した日から順番に組むのではなく、新オフィスで業務を開始する日から逆算して作成します。業務開始日、その前の引越し日、新オフィスの工事完了日、家具やIT機器の搬入日という順に期限を設定すると、各工程の関係を整理しやすくなります。

同時に確認したいのが、現オフィスの退去条件です。賃貸借契約書には、解約予告期間、原状回復の範囲、指定業者の有無、保証金の精算条件などが記載されています。解約通知が遅れると、希望する日に退去できず、新旧オフィスの賃料を負担する期間が長引くことがあります。原状回復工事も契約終了日までに完了させる必要がある場合があるため、引越し日と退去日を同じ日として考えないことがポイントです。

準備期間は、社員数、物件の状態、工事範囲、社内の意思決定に要する時間などによって変わります。時系列チェックリストに記載された時期を一律に当てはめるのではなく、自社の契約条件と移転規模に応じて調整しましょう。

1.3.チェックリストには担当者・期限・進捗を記載する

オフィス移転チェックリストは、作業名を並べて完了した項目に印を付けるだけでは十分に機能しません。「誰が」「いつまでに」「何を完了するか」に加え、その作業を始めるために必要な前提条件も記載しましょう。

管理項目	記載する内容
タスク名	解約通知を提出する、回線工事を発注するなど、完了条件が分かる表現にします。
担当者・担当部門	主担当者を一人決め、関係する部門や外部業者も記載します。
期限	作業の完了日だけでなく、社内決裁日や発注期限も設定します。
前提となる作業	物件契約やレイアウト確定など、着手に必要な条件を明確にします。
進捗状況	未着手、対応中、確認待ち、完了など、共通の区分で管理します。
関連資料	契約書、見積書、図面、申請書などの保存場所を記載します。

例えば、LAN配線工事は、レイアウトや什器配置が確定しなければ詳細を決めにくい作業です。このような前後関係を登録しておくと、工事の遅れがどの工程へ影響するのか把握しやすくなります。

オフィス移転で必要な作業を一覧で確認したい方へ。
現オフィスと新オフィスの手続き、レイアウト計画、工事手配、行政手続きなどをまとめた「オフィス移転チェックリスト」をご用意しています。移転準備の抜け漏れ防止にお役立てください。

2.【時系列】オフィス移転チェックリスト

オフィス移転では、現オフィスの退去準備と新オフィスの入居準備を同時に進める必要があります。以下の時系列チェックリストを基本にしつつ、実際の着手時期は移転規模、工事範囲、賃貸借契約の条件に合わせて調整してください。

時期	現オフィス	新オフィス	引越し・設備	手続き・周知
12～6カ月前	契約条件と解約予告期間を確認します。	移転条件を整理し、物件を選定します。	全体工程と概算予算を作成します。	プロジェクト体制を構築します。
6～3カ月前	原状回復の条件と工期を確認します。	契約、設計、工事計画を進めます。	業者と家具・什器を選定します。	社内調整と届出準備を始めます。
3～1カ月前	不用品の処分と搬出準備を行います。	内装工事と設備工事を進めます。	荷造り、回線、搬入を手配します。	取引先への案内と住所変更を準備します。
直前・当日	荷物を搬出し、残置物を確認します。	施主検査後に荷物を搬入します。	引越しと機器の動作確認を行います。	社員への最終案内と連絡体制を確認します。
移転後	原状回復、鍵の返却、精算を行います。	不具合を確認し、運用を改善します。	通信機器や設備を再確認します。	登記、税務、社会保険などの手続きを進めます。

2.1.移転12～6カ月前｜移転目的・体制・契約条件を整理する

移転の検討を始めたら、最初に「なぜ移転するのか」を明確にします。増員によるスペース不足、働き方の変化、部署間の交流不足、採用力の向上、固定費の見直しなど、解決したい課題によって物件やレイアウトの条件は変わります。目的を言語化したうえで、立地、面積、賃料、設備、入居希望時期などに優先順位を付けましょう。

次に、総務、情報システム、人事、経理、広報などから担当者を選び、プロジェクト体制を整えます。予算変更や物件決定などの最終決裁者も明確にしておくと、判断待ちによる遅れを防げます。

現オフィスについては、賃貸借契約書を読み、解約予告期間、途中解約に関する条件、保証金の返還時期、原状回復の範囲、工事業者の指定などを確認します。解約予告の時期や原状回復条件は契約によって異なるため、一般的な目安だけで判断せず、貸主や管理会社にも確認することが重要です。

この時期に確認したい主な項目は、以下のとおりです。

• 移転の目的と解決したい課題を明確にする。
• プロジェクト責任者と各部門の担当者を決める。
• 新オフィスの希望条件に優先順位を付ける。
• 全体スケジュールと概算予算を作成する。
• 現オフィスの解約予告期間を確認する。
• 原状回復の範囲と指定業者の有無を確認する。
• 保証金の返還条件と時期を確認する。
• 新オフィスの候補物件を探し始める。

退去時の費用や原状回復工事をより詳しく確認したい方は、退去予告から旧オフィスの引き渡しまでの流れをまとめた以下の記事も参考にしてください。

参考記事：オフィス退去・移転の流れ｜2つの退去費用と原状回復工事の注意点を徹底解説！

2.2.移転6～3カ月前｜新オフィスの契約・設計・工事を進める

移転先の候補が絞れたら、立地や賃料だけでなく、実際の働き方を実現できるかを確認します。電気容量、空調の方式と利用時間、天井高、床荷重、電話・インターネット回線、セキュリティ、搬入経路、エレベーターの利用条件なども確認対象です。

物件の契約後は、レイアウト設計と内装計画を進めます。社員数や出社率に加え、会議室の利用状況、収納量、来客数、オンライン会議の頻度などを整理し、必要な機能を設計へ反映しましょう。家具の配置だけを先に決めるのではなく、電源、LAN、照明、空調、セキュリティを含めて一体的に計画することがポイントです。

家具や什器は、新規購入、継続使用、廃棄、売却、リース返却に分類します。引越し業者や工事会社へ見積もりを依頼する際には、各社の対応範囲をそろえて比較しましょう。価格に含まれる作業が異なるまま金額だけを比べると、後から追加費用が発生する可能性があります。

この時期に確認したい主な項目は、以下のとおりです。

• 候補物件を内覧し、設備や搬入条件を確認する。
• 新オフィスの賃貸借契約を締結する。
• レイアウトとデザインコンセプトを決定する。
• 内装、電気、空調、通信、セキュリティ工事を調整する。
• 家具・什器・OA機器の扱いを決める。
• 工事会社と引越し業者を選定する。
• 原状回復工事の見積もりと期間を確認する。
• 新旧オフィスの工程を一つのスケジュールに統合する。

2.3.移転3～1カ月前｜引越し準備と社内外への周知を行う

移転日が近づいたら、引越し当日の工程を具体化します。部署や個人ごとに荷造りの期限を決め、段ボールや機器に付けるラベルのルールを統一しましょう。新オフィスの搬入先まで記載しておくと、荷物の混在や誤配置を防ぎやすくなります。

社員への案内では、新住所や業務開始日だけでなく、座席の使い方、収納場所、入退室方法、会議室予約、郵便物の扱いなど、新しいオフィスの運用ルールも伝えます。移転当日の集合場所や緊急連絡先を含む移転マニュアルを作成し、説明会を実施すると安心です。

社外に対しては、取引先、顧客、金融機関、保険会社、リース会社など、住所変更を知らせる相手を一覧化します。Webサイト、名刺、封筒、会社案内、請求書、メール署名など、住所を掲載している媒体も漏れなく更新しましょう。

電話やインターネット回線は、申し込みから開通まで時間を要する場合があります。レイアウト、LAN配線、電話、サーバー、複合機、入退室管理を別々に進めず、業務開始前のテスト日まで含めて工程を組むことが大切です。インフラ移設の詳細は、以下の記事で工程別に確認できます。

参考記事：オフィス移転のインフラ手順・チェックリスト｜回線・LAN・電話を止めない段取り

2.4.移転直前・当日｜搬出入と業務再開の準備を確認する

内装工事が完了したら、引き渡し前に施主検査を行います。図面どおりに施工されているか、家具や設備が正しい位置にあるか、傷や不具合がないかを確認しましょう。電源、照明、空調、電話、インターネット、複合機、会議室設備、入退室システムは、業務開始前に実際に動かして確認します。

引越し当日は、現オフィスと新オフィスの両方に責任者を配置します。搬出入の順番、業者との連絡窓口、その場で変更が必要になった場合の決裁者を決めておくと、現場の混乱を抑えられます。重要書類やパソコン、記憶媒体などは一般の荷物と分け、管理責任者と受け渡し方法を明確にしてください。

新オフィスへの搬入後は、荷物の数量と配置を確認します。業務開始直前には、社員が利用する端末からネットワークへ接続できるか、代表電話が正しく転送されるか、印刷やスキャンができるかまで確認しましょう。

2.5.移転後～旧オフィス退去｜届出・原状回復・運用改善を完了する

新オフィスで業務が始まっても、移転プロジェクトは完了ではありません。旧オフィスでは原状回復工事を終え、貸主や管理会社による確認を受けます。鍵、入館証、借用品を返却し、残置物がないことを確認したうえで引き渡します。保証金についても、控除内容や返還時期を確認しましょう。

移転後には、法務局、税務署、年金事務所、労働基準監督署、ハローワークなどへの届出が必要になる場合があります。手続きの種類、法人の状況、移転先の管轄によって提出先や期限が異なるため、関係機関の公式情報や専門家への確認が必要です。例えば、給与支払事務所等を移転した場合の届出について、国税庁は移転の事実があった日から1カ月以内と案内しています。

分類	主な確認事項
登記・税務	本店移転登記、税務署や自治体への異動届などを確認します。
社会保険・労働保険	年金事務所、労働基準監督署、ハローワークへの変更届を確認します。
契約関係	銀行、保険、カード、リース、通信、配送などの登録住所を変更します。
社外情報	Webサイト、名刺、会社案内、メール署名などの更新状況を確認します。
旧オフィス	原状回復、鍵の返却、残置物、保証金の精算を確認します。
新オフィス	内装や設備の不具合、利用ルール、社員からの要望を確認します。

手続きや原状回復、移転費用に関する注意点をあわせて確認したい場合は、総務担当者向けに整理した以下の記事も参考になります。

参考記事：事務所の移転で失敗しないために｜手続き・費用・原状復帰まで総務担当者が押さえるべきポイント

移転後は社員へのアンケートやヒアリングを行い、移転前に掲げた目的を達成できているか検証します。会議室が不足していないか、動線に不便がないか、集中しにくい場所がないかなどを確認し、レイアウトや運用ルールの改善につなげましょう。

記事の内容を自社の移転準備に活用しませんか。
オフィス移転では、契約や原状回復、レイアウト、工事、引越手続き、行政手続きなどを並行して管理する必要があります。確認項目を手元に残して進めたい方は、オフィス移転チェックリストをご活用ください。

3.オフィス移転でよくある失敗例と回避するポイント

オフィス移転の失敗は、引越し当日だけに起こるものではありません。初期段階の契約確認や役割分担が不十分だったために、数カ月後に遅延や追加費用として表面化することもあります。ここでは、オフィス移転で起こりやすい失敗例と、チェックリストを活用した回避方法を紹介します。

3.1.契約確認が遅れ、退去日と入居日が合わない

よくある失敗例の一つが、現オフィスの契約内容を十分に確認しないまま、新オフィスの契約や引越し日を決めてしまうことです。解約予告が遅れると、移転後も現オフィスの賃料を支払わなければならず、二重に賃料が発生する期間が長くなる可能性があります。

反対に、新オフィスの工事や通信環境の整備が終わる前に現オフィスを退去すると、業務を行う場所がなくなるおそれもあります。新オフィスの契約開始日、工事完了日、引越し日、業務開始日、旧オフィスの原状回復完了日、契約終了日は、それぞれ別の予定として管理しましょう。

回避するポイントは、移転計画の初期段階で賃貸借契約書を確認し、新旧オフィスの予定を一つの工程表にまとめることです。特に解約予告期間、途中解約の条件、保証金の返還時期は、資金計画にも影響します。契約書の記載が分かりにくい場合は、貸主や管理会社へ早めに確認してください。

3.2.原状回復の範囲と工事条件を確認していない

原状回復について、「入居時の状態に戻せばよい」と大まかに捉えていると、想定外の工事や費用が発生することがあります。実際の工事範囲は、賃貸借契約や入居時の状態によって異なります。間仕切り、床、壁、天井、照明、配線、看板など、どこまで撤去・復旧する必要があるのかを個別に確認しなければなりません。

また、ビル指定の工事会社へ依頼する条件や、工事可能な曜日・時間帯が定められている場合もあります。工事期間を見誤ると、契約終了日までに引き渡せず、追加の賃料や違約金が発生する可能性があります。

原状回復の見積もりを受け取ったら、合計金額だけでなく、工事範囲、数量、単価、廃棄費、諸経費、工期を確認しましょう。契約書、入居時の図面や写真、現在の状態を照合し、貸主や管理会社との認識をそろえておくことがトラブル回避につながります。

3.3.引越しとIT・通信の手配を別々に進めてしまう

家具や段ボールを予定どおり搬入できても、電話やインターネットが使えなければ通常業務を再開できません。オフィス移転では、引越し作業とIT・通信環境の整備を一つの工程として管理する必要があります。

特に注意したいのが、回線の申し込み、建物への引き込み、LAN配線、ネットワーク機器の設定、電話番号の切り替え、複合機の接続です。それぞれ異なる業者が担当する場合、作業範囲の境界が曖昧になり、「配線は終わったが機器が接続されていない」といった問題が起こりやすくなります。

回避するには、情報システム部門を早い段階からプロジェクトに加え、内装やレイアウトの担当者と連携させることが重要です。業務開始日の直前に工事を完了させるのではなく、接続テストと不具合対応のための期間を設けましょう。移転当日に確認する項目もチェックリストへ記載し、誰が動作確認を行うのか決めておくと安心です。

3.4.チェックリストを作っただけで更新されない

オフィス移転チェックリストを作成しても、担当者個人のファイルに保存されたままでは、プロジェクト全体の管理には活用できません。完了した作業が反映されていない、変更された期限が共有されていない、担当者が不在になると状況が分からないといった状態は、確認漏れや作業の重複につながります。

チェックリストは、関係者が常に最新の情報を確認できる場所で管理しましょう。週次の進捗会議では、期限が近い未完了タスク、判断待ちの項目、後工程へ影響する作業を優先的に確認します。「対応中」だけでは状況が分かりにくいため、「見積もり待ち」「社内決裁待ち」「業者回答待ち」など、止まっている理由が分かる状態にすることもポイントです。

また、計画変更が発生したときは、該当タスクだけでなく、関連する作業の期限も見直します。例えば、レイアウトの確定が遅れた場合は、家具の発注、LAN配線、サイン工事などへの影響も確認しなければなりません。チェックリストを単なるやること一覧ではなく、関係者が状況と影響範囲を共有するための管理表として運用しましょう。

4.ヴィスが支援したオフィス移転事例

オフィス移転は、チェックリストの項目を完了させるだけでなく、移転目的を新しい空間へ反映することも重要です。ここでは、規模や課題が異なる3社の事例を紹介します。

4.1.FunTre株式会社

増員をきっかけに、適切な規模のオフィスへ拡大移転した事例です。同社には、20代後半から30代前半の採用効率を高めることに加え、社内コミュニケーションを活性化させたいという課題がありました。新オフィスでは、通路沿いにカウンターやスツールを配置し、移動する社員と滞在する社員の視線が自然に交わるよう設計しています。また、社員が自ら働く場所を選べる自由度の高い環境を整え、偶発的な交流が生まれやすいワークプレイスを実現しました。

事例の詳細はこちら：FunTre株式会社

4.2.株式会社WDI

従来の個人を中心とした働き方を見直し、部署間のコミュニケーションと協力体制の強化を目的として移転した事例です。同社には、社員が快適に働きながら、組織としての一体感を高められる環境を整えたいという課題がありました。新オフィスでは、食を介した交流の中心となるキッチン・ラウンジを設けたほか、部署特性に合わせた執務エリア、窓際のABWエリア、オンラインブースを配置しています。移転目的をレイアウトや動線へ具体的に落とし込んだ事例です。

事例の詳細はこちら：株式会社WDI

4.3.Sky株式会社

採用力の強化と本社機能の拡大を背景に、長年入居していたオフィスビルから新築ビルへ移転した事例です。同社には、これまで培ってきた企業文化を継承しながら、組織の成長と新たな挑戦を支える本社を構築したいという課題がありました。新オフィスでは、3フロアをつなぐ内階段の周辺に交流スペースを設け、部署やフロアを越えた連携を促しています。さらに、カジュアルな打ち合わせができる対話ゾーンを配置し、日常的な意思決定を進めやすい環境を整えました。

事例の詳細はこちら：Sky株式会社

記事の内容を自社の移転準備に活用しませんか。
オフィス移転では、契約や原状回復、レイアウト、工事、引越手続き、行政手続きなどを並行して管理する必要があります。確認項目を手元に残して進めたい方は、オフィス移転チェックリストをご活用ください。

5.まとめ

オフィス移転では、物件選定や引越しだけでなく、現オフィスの解約・原状回復、新オフィスの設計・工事、ITインフラの整備、社内外への周知、行政手続きなど、多くの業務が並行して進みます。対応漏れやスケジュールの遅延を防ぐには、業務開始日から逆算してタスクを洗い出し、担当者・期限・進捗・前提作業を一つのチェックリストで管理することが重要です。

チェックリストを作成した後も、定期的に進捗を確認し、変更が生じた場合は後工程への影響まで見直しましょう。特に、解約通知、原状回復、通信回線、工事、各種届出は、期限や条件を早めに確認しておく必要があります。

また、オフィス移転は、現在の課題を解消し、将来の働き方や組織の成長を支える環境をつくる機会でもあります。移転の目的を明確にしたうえで、物件、レイアウト、設備、運用を一体的に計画することが成功につながります。

社内だけでの工程管理や業者との調整が難しい場合は、専門会社の支援を受けることも選択肢の一つです。依頼できる業務や専門会社を選ぶ際のポイントを確認したい方は、以下の記事も参考にしてください。

参考記事：オフィス移転コンサルとは？依頼するメリットや失敗しない選び方を徹底解説

---

株式会社ヴィスは、『はたらく人々を幸せに。』というパーパスのもと、働く場を設計する「ワークプレイスデザイン」と、そこで生まれる体験を設計する「エクスペリエンスデザイン」という二つのアプローチを通して『ワークデザイン』を実現し、人と組織のエンゲージメントを高めながら、企業価値の持続的な向上に貢献します。
ワークデザイン、オフィス・ワークプレイスデザイン、オフィス移転・改装・設計についてのお悩みは、お気軽にお問い合わせください。