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「オフィス改革」とは社員の働きやすさを見直すこと
オフィス改革とは、社員の働く環境を見直し、オフィスデザインを取り入れたり、レイアウトの変更をしたりなど、オフィス環境を再構築する取り組みです。
近年、働き方改革実現のための施策のひとつとして、オフィス改革を積極的に実施する企業が増加傾向にあります。
働き方改革とは、「一億総活躍社会」を目指すために政府主導で推進されている取り組みのことです。時間外労働の是正、子育てや介護との両立など、働き方改革の推進にともない、ワークライフバランスにも強くフォーカスされるようになりました。
オフィス改革は、そのような働き方改革を実現するための手段のひとつでもあるのです。
オフィス改革がもたらす4つの効果と導入事例
オフィス改革には「生産性向上」「コミュニケーションの促進」「企業理念の浸透」「メンタルヘルス対策」の効果があるとされています。
ここからは、上記4つの効果を引き出す、具体的な取り組み事例を紹介します。
生産性が向上する取り組み
生産性の向上は、企業の成長や利益向上に直結する重要な要素のひとつです。では、生産性向上のためにも、オフィス改革ではどのような方法を取り入れると良いのでしょうか。
ペーパーレス化
生産性向上に向けた取り組みのひとつに、ペーパーレス化が挙げられます。紙媒体で資料などを保管しようとすると、コピーやファイル、保管する棚などが必要です。
一方、データ化してクラウド保存するなど、ペーパーレス化に取り組むことで、書類の管理や保管にかけていた手間やスペースを削減できます。また、ハイブリッドワーク（テレワークとオフィスワークを組み合わせた働き方）をする際でも、場所に関わらず書類を確認できるため、生産性の向上につながるでしょう。
ソロワークスペースの設置
生産性を高めるには、ソロワークスペースの設置や設備の充実も重要です。
一人で静かに集中して作業できるスペースを確保することで、業務効率のアップにつながります。PCやインターネットなど、業務環境の整備もあわせて行うと良いでしょう。
ミーティングスペースの設置
ソロワークスペースを設置して一人で集中できる環境を整備するだけでなく、ミーティングスペースのように社員間で話し合いができる場所の設置も必要です。
会議やアイデアの抽出、意見、情報交換など、お互いの考えを共有できるスペースも業務効率化につながります。
効果的なオフィスのミーティングスペース設置方法については、以下の記事でも紹介しているので、参考にしてみてください。
コミュニケーションを促進する
コミュニケーションの促進につながるのも、オフィス改革の効果のひとつです。コミュニケーション促進につながるオフィス改革の事例について紹介します。
フリーアドレスの導入
フリーアドレスは、固定席を設けずに作業スペースを自由に選べるワークスタイルです。
自分で作業する場所を選ぶため、その日の気分に合わせて席を変えることができるほか、他部署との接点をもつこともできます。
同部署やチームごとに固まっている従来のオフィスとは異なり、部署の垣根を超えたコミュニケーションの活性化や、連携の強化につながります。
詳しいメリットや導入のポイントについては、以下の記事で詳しく説明しています。
「フリーアドレスオフィスのルールとは？スムーズな運用に必要なこと」
マグネットスペースの設置
コミュニケーションを活性化する施策として、マグネットスペースを設置するのも方法のひとつです。
マグネットスペースとは、磁石のように人が自然に集まるスペースのことを指します。例えば、コーヒーマシンや自動販売機の設置、休憩や喫煙ブースの確保などによって創出することができます。
重要なのは「部署の垣根なく共同で利用できる」ことです。偶発的なコミュニケーションの発生により、自然に部署を超えたコミュニケーションができる状態になります。
コミュニケーションの促進は、新たな創造性を生み、アイデアや知見の抽出などにもつながります。「〇〇部署の〇〇さんならこの問題に造詣が深い」など、誰がどのような知見やアイデア、スキルを持っているのかが、社内で共有しやすくなるでしょう。
直面した困難を乗り切るために誰に意見を仰ぐべきか、協力を要請すべきかがすぐに判断できると、迅速な課題解決につながります。
このように、アイデアの創出や部署を超えた連携もスムーズに行えるようになるでしょう。
企業理念が浸透する
「企業理念の浸透」に対して、オフィス改革はどのように寄与しているのでしょうか。その事例を紹介します。
ボードの作成
自社の存在意義や目標、企業理念などを掲げるボードを社員の目に入りやすい場所に設置するのも、オフィス改革の施策のひとつです。
社員に直接参加してもらうと、企業理念の浸透や帰属意識の向上につながります。社員から言葉を集めてみるのも良いでしょう。
最近では、壁面に社名をあしらったり、メッセージを書いたりなど、オフィスデザインに馴染みやすいスタイルで取り入れられている事例もあります。
自由なワークプレイス
主体性や自主性を尊重している企業では、「社員のワークプレイス」も工夫されていることが多いです。
社員それぞれが自分のデスク周りを自由にデザインしたり、社員一人ひとりが使いやすい収納家具を取り入れたり、ワークスタイルに合わせたカスタマイズをしたりなどが考えられます。
オフィス改革によって、働きやすい環境づくりを実現することはもちろん、社員の好みに合わせた装飾を考えることで、社内全体のモチベーション向上が期待できます。
メンタルヘルス対策につながる
オフィス改革は、メンタルヘルス対策としてもさまざまな取り組みが行われています。
リフレッシュスペースの設置
高いパフォーマンスを発揮するためには、適度な息抜きやリフレッシュが必要です。
カフェやラウンジ、社員食堂など、落ち着いて食事やコーヒーを楽しめるようなリフレッシュスペースを設置することで、オンとオフを切り替えやすい環境を提供することができます。
大企業では大きな食堂やカフェテリア、マッサージチェア、高酸素カプセルなどを設置し、健康増進の場として福利厚生の一部に活用しているところもあります。
トレーニングジムや業務効率を向上させる仮眠（昼寝）スペースなどの設置も、近年増えているようです。
とくに、デスクワークが中心の職場では、このような息抜きや体を動かせる環境が重要視されています。オフィスビルの上階に設置するなど、景色の良い場所に設けるのもおすすめです。
カラーセラピーの導入
メンタルヘルス対策として、オフィスデザインにカラーセラピーの要素を取り入れる方法もあります。
オフィスグリーンとして観葉植物などを設置することで、ストレスの緩和に加えて空気環境の快適性も向上するでしょう。
観葉植物の設置は、リラックス効果だけでなく眼精疲労の緩和やヒーリング効果も期待できるといわれています。
自然を感じられる環境で働いている人は、そうではない人に比べて、幸福度が15%、生産性が6%、創造性が15％高いという調査結果もあるほどです。
（出典：自然と共存するオフィス『バイオフィリックデザイン』）
オフィスグリーン以外には、照明の色を工夫するのもメンタルヘルス対策に効果的です。集中したい環境には白く明るい「昼光色」、リラックススペースには温かみのあるオレンジが特徴の「白熱色」を取り入れると良いといわれています。
心身ともにリラックスでき、オンとオフの切り替えがスムーズになれば、業務のパフォーマンス向上やリラックス効果を得られるでしょう。
また、業務への集中力が高まり、新たなアイデアのインスピレーションが湧くなど、企業全体の利益になるような効果にもつながります。
オフィス改革を実施する際の注意点
オフィス改革を実施する際は、いくつか把握しておきたい注意点があります。せっかくオフィス改革を実施したにもかかわらず、「期待していた効果が得られなかった」という事態を避けるためにも、事前にチェックしておきましょう。
フリーアドレスは生産性を下げる場合もある
オフィス改革において、フリーアドレスを導入する企業は増えています。テレワークの普及拡大により、「インターネット環境とデバイスがあれば働ける」という働き方に注目が集まったことも影響しているでしょう。
フリーアドレスの導入は、部署の垣根を超えた交流活性化に役立つ一方、固定席がなくなることへの居場所の欠如感やストレスが発生する懸念もあります。
また、集中できる個別のデスクとは異なり、社員によっては雑多な環境になって集中できず、作業効率が落ちてしまうかもしれません。
フリーアドレスの導入を行う場合には、オフィス改革について「社員から賛同を得る」「ソロワークスペースも確保する」など、浸透するまで根気強く取り組むことが大切です。
業態や社内風土によっては、フリーアドレスの導入に適していない場合もあるため、導入すべきか、効果予測を行いながら十分に検討する必要があります。
フリーアドレスの導入に関する具体的なポイントについては、以下の記事をご覧ください。
「フリーアドレスオフィスのルールとは？スムーズな運用に必要なこと」
また、働く場所を選べるフリーアドレスのメリットと、部署内での結束力を高められる固定席のメリットが得られるワークスタイルとして、グループアドレスを取り入れる方法もあります。
グループアドレスについての詳しい説明は、以下の記事をご覧ください。
「グループアドレスとは？フリーアドレスとの違いやメリットを解説」
マネジメントが困難になる
オフィス改革を行うと、部署やチームの垣根が取り払われるため、部下の居場所や管理方法に変化が起こります。
「部下が今どのような業務を進めているのかわからない」「メンバーがバラバラの場所にいるためうまくマネジメントできない」など、管理者が困惑してしまうかもしれません。
オフィス改革で重要なのは、オフィスデザインやレイアウトの変更だけでなく、このような社員の不安を取り除き、理解を求めて根気強く浸透させることです。
マネジメントが困難になるなど、オフィス改革の課題解決は、豊富なノウハウを持つヴィスにお任せください。
ヴィスなら、オフィスデザインのプランニングやオフィス移転の物件選定、各種施工やアフターフォローまで、ワンストップで対応いたします。
「オフィス改革を実施したいが、なにから始めれば良いかわからない」など、オフィス改革でお悩みの際は、ヴィスまでお気軽にご相談ください。
まとめ
オフィス改革は、オフィスでの働き方や作業環境に加え、社員の意識改革にいたるまで再構築を行う大がかりなものです。
どのような課題を解決したいのか、どのような効果を得たいのかを明確にし、社員の意見なども取り入れながら実施していきましょう。