グループアドレスとは?オフィスに導入する流れとメリットを解説

オフィス移転や職場環境の改善をきっかけに、グループアドレスを導入する企業が増えています。しかし、グループアドレスという名前は聞いたことがあっても、どのような仕組みなのかわからない方も多いのではないでしょうか。 この記事では、グループアドレスの概要やフリーアドレスとの違い、導入のメリットなどについて解説します。オフィスに新しい風土を作りたいと考えている経営者の方は、参考にしてみてください。

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グループアドレスとは?

グループアドレスとは、チームごとに場所を固定した、チーム内でのフリーアドレスです。対して、フリーアドレスとは社員が固定席を持たず、空いている場所を自由に選んで働くワークスタイルです。

グループアドレスは、コロナ禍によるリモートワークによってオフィスを縮小した企業が、スペースを有効活用するために導入する例が増えています。

関連記事:フリーアドレスオフィスのメリット・デメリットとは!?ー他社事例も紹介ー

グループアドレスとフリーアドレスの違い

グループアドレスとフリーアドレスの違いは、座席を移動する単位です。

フリーアドレスでは部署ごとのまとまりはなく、各個人がそれぞれに好きな席に自由に座って仕事を行います。

一方でグループアドレスは、部署やチームごとにまとまったスペースの中で好きな席に座ります。導入方法として「部署のエリアは固定されており、そのエリア内で席だけ自由に座れるタイプ」と、「部署単位でエリアを移動しながら席も自由に座れるタイプ」の2種類があります。

フリーアドレスは各個人が自由に席を移動できるのに対し、グループアドレスは部署やチームごとにまとまって席を移動するスタイルというのが特徴です。

グループアドレスは、フリーアドレスの弱点である「チーム内でのコミュニケーションが取りづらい」という課題を補いつつも「オフィスで働く社員のマンネリ化を防げる」という、いいとこ取りのシステムだといえるでしょう。

グループアドレスがフリーアドレスよりも優れている点を具体的に紹介します。

社員のマネジメントがしやすい

グループアドレスは、社員のマネジメントがしやすいシステムです。

フリーアドレスはそれぞれの社員が社内の好きな席に座っているため、上司は部下の離席や遅刻などに気づきにくく、マネジメントが困難です。

チームで仕事をしている場合、プロジェクトの進捗をすぐに確認できないため、タイムラグが生じることもあるでしょう。

しかしグループアドレスなら、社員が部署ごとにまとまっているため、プロジェクトの進捗管理や勤怠管理がすぐに行えます。

それぞれの社員が現在抱えている業務量も確認しやすいため、特定の社員に偏ることなく均等に仕事を割り振れるでしょう。

連帯感を失わずに業務ができる

グループアドレスは、連帯感を失うことなく業務を進められます。

フリーアドレスは個人単位で席に座っているため、たとえチームを組んで仕事をしている場合でも、連帯感を得にくい傾向があります。

しかしグループアドレスなら、チームでまとまって作業を進められるため、連帯感を得ながら業務ができるでしょう。

連帯感はチームで仕事をするうえで重要な役割をはたしています。メンバー同士で相談しながら業務を進められるため、トラブルが発生したときも迅速に対応でき、プロジェクトの遅延も防げるでしょう。

情報共有にタイムラグが発生しない

グループアドレスは、情報共有にタイムラグが発生しません。

フリーアドレスは、基本的にメールやチャットでコミュニケーションを取るため、情報共有にタイムラグが生じやすい傾向があります。

しかしグループアドレスなら、同じ島にメンバーが揃っているため一声かけるだけで情報共有が完了します。

たとえば、急にミーティングが必要になったとき、フリーアドレスの場合はメンバーを探すことからはじめなくてはなりません。メールやチャットで知らせたとしても、作業中で気づかないこともあるでしょう。

一方でグループアドレスの場合は、メンバーが作業中であっても声をかけやすいため、急ぎのミーティングもすぐにはじめられます。

新入社員の人材育成がしやすい

グループアドレスは、新入社員の人材育成もしやすいシステムです。

フリーアドレスは席が自由なぶん、新入社員が先輩社員のそばで仕事をする機会が少なくなることもあります。そのため、導入する際はルールづくりをしなければコミュニケーションの機会を失う可能性があります。

グループアドレスなら部署ごとにまとまっているので、仕事を教えやすく新入社員も仕事を覚えやすいでしょう。わからないことがあったときもすぐに先輩に質問できる環境は、新入社員の不安軽減につながります。

フリーアドレスでは会社に馴染むまでに時間がかかりますが、グループアドレスは同じ顔ぶれで仕事ができるので、人間関係も築きやすいでしょう。

フリーアドレスよりも導入しやすい

グループアドレスの一番のメリットは、フリーアドレスよりも導入しやすい点です。

フリーアドレスは自由度が高い反面、メンバー同士のコミュニケーションが取りづらかったり、部下のマネジメントがしづらかったりと、デメリットも多いのが現状です。

また固定席がなくなることへの不安から、フリーアドレスの導入を好まない社員も一定数存在します。

グループアドレスならフリーアドレスよりも既存のオフィススタイルに近いため、変化を好まない社員にも受け入れてもらいやすいでしょう。

部署ごとの業務内容に合わせて自由に運用できる

グループアドレスは業務内容に合わせて部署ごとに自由な運用が可能です。

チームごとにまとまっているため、「固定席寄りにするか」「フリーアドレス寄りにするか」も、チーム内の話し合いで決定できます。

外出する社員が多い営業や企画部門ならフリーアドレスに近い運用をする、オフィスで作業する時間が多い人事部門や広報部門なら固定席に近い運用をするなど、業務内容に合わせて自由に選ぶことが可能です。

なお、働きやすい職場については、以下の記事で詳しく解説しています。

働きやすい職場とは?メリットや環境の作り方、事例を紹介

グループアドレスを導入するメリット

グループアドレスの導入により企業が得られるメリットは以下の3点です。

コスト削減につながる

グループアドレスの導入はオフィスコストの削減につながります。

グループアドレスは、空席が発生することのある固定席と比べて省スペースであり、スペースを有効に活用できます。オフィスを適切な規模に縮小することで、賃料や光熱費を削減可能です。

また、必要なオフィス家具の数も減らせるため、その分のコストも抑えられます。

IT化・ペーパーレス化を推進できる

グループアドレスを導入するメリットはオフィスのIT化やペーパーレス化も進められる点にもあります。

グループアドレスでは、固定席のように各デスクに個人書類を保管できません。別途設けられた個人用ロッカーなどへの保管が必要です。

そのため、必要な書類はできるだけデータ化する仕組みが自然に浸透していきます。

コミュニケーションの活性化につながる

部署内でのコミュニケーションが生まれやすくなることも、グループアドレスを導入するメリットです。

同じ部署であっても、固定席の場合は席が離れている社員同士が接触する機会は限られます。席が自由であれば様々な人が隣に座るため、新たなコミュニケーションが生まれやすくなります。

その結果人間関係が円滑になり、社員のモチベーションアップや業務効率化なども期待できるのです。

また、オフィスのコミュニケーションについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

オフィスのコミュニケーションが生まれる仕組みとは?働く環境のトレンドを紹介

グループアドレスをオフィスに導入する流れ

グループアドレスをオフィスに導入する手順を紹介します。

1.グループアドレスと自社との相性を確認する

グループアドレスを導入する際は、自社の働き方に合っているか、以下の3点をもとに精査しましょう。

・働き方(席数や業務内容、メンバーの過ごし方など)

・ITインフラ環境(PCや電話回線、ネットワーク環境、社内連絡ツール)

・書類や備品の保管方法

上記をもとに精査していくと、フリーアドレスや固定デスク併用の方が適切となるケースがあります。グループアドレスは必ずしもすべての企業にとっての最適解であるとは限りません。

導入を決定する際は、経営方針と現場の声の双方と合意形成を取りながら進めていくのが大切です。

2.グループアドレス導入のオフィスリニューアルを進める

必要な席数やインフラ環境、書類などの保管場所が定まったら、実際にオフィスリニューアルを行います。自社に合うデスク配置を確定し、適切な家具を選定。必要な要件を整理し、内装工事に進みましょう。工事が完了したら、グループアドレスの運用をスタートします。

3.運用ルールを策定し、効果検証する

グループアドレスを円滑に運用するために、社内ルールを策定しましょう。グループアドレス導入による効果を最大化するには、新しい働き方を社内に浸透させていくことが大切です。グループアドレスを運用する際は、以下のように仕組みを設けるのがおすすめです。

・オフィスリニューアルを推進するプロジェクトチームの発足

・収納量を維持するための整理整頓のルール化

・占有されがちな集中ブースやMTGルームにおける予約システムの導入

仕組みを整えたのち、実際にメンバーに働いてもらいながら効果を検証。現場の声を聞きながら、課題が生まれた場合は改善し、PDCAを回していきましょう。

グループアドレスをはじめとしたフリーアドレス導入フローについて詳しく知りたい方は、フリーアドレス導入ガイドをご覧ください。自社に適切なフリーアドレスタイプが分かります。

グループアドレスの導入事例

ここまでで、グループアドレスを導入する多くのメリットについて紹介しました。一方で、席が完全固定化し、部署間でのコミュニケーションなどが取りづらくなるデメリットもあります。導入の際は自社の働き方や業種に合わせたレイアウトを考える必要があります。

グループアドレスの導入を検討しているなら、ヴィスにご相談ください。

「グループアドレスを導入したいが、何からはじめれば良いかわからない」「レイアウトをどのように変えれば良いかわからない」などのお悩みに対して、経験豊富なスタッフが多様な視点からアドバイスを行います。

また、企業の課題やそれぞれのニーズをお伺いし、生産性をより向上させるレイアウトや、イノベーションが生まれるオフィスデザインなどの提案も行います。

実際に、グループアドレスをベースにしているリニューアル事例を以下に紹介します。

【リニューアル事例】ヴィスの東京オフィス

約240坪ある2階のスペースを、来客スペースはそのままに、約150坪のワークスペースをゾーンアドレスにリニューアルしました。

ゾーンアドレスとはグループアドレスを基本としたレイアウトで、各チームの拠点となる場所を設け、フレキシブルに使用できるようにしたものです。

リニューアルまでの道のりや、実際のリニューアル後の様子などは以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

東京オフィスをリニューアル!vol.1 コンセプト・工事編

東京オフィスをリニューアル!vol.2 新オフィス編

 

まとめ

今回はグループアドレスの概要や、導入することで得られる効果について解説しました。

グループアドレスは、フリーアドレスの弱点であるコミュニケーションやマネジメントの取りづらさを解消し、オフィスで働くマンネリ化を防げる、いいとこ取りのシステムです。

グループアドレスの導入方法やレイアウトがわからないときは、ヴィスにお任せください。それぞれの企業に最適な方法でグループアドレスの導入をサポートいたします。

現在オフィスに課題を抱えている企業は、グループアドレスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ヴィスでは、企業の業務内容や働き方に合わせて最適なレイアウトとデザインをご提案しています。オフィスの改装や移転などのお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。