目次
テレワークによる弊害ってどんなことがある？
企業によってはテレワークを導入することで、次のような弊害が生じるおそれがあります。
コミュニケーションが取りづらい
テレワークでは、お互いに離れた場所にいて直接顔を合わせない環境で仕事をします。そのため、コミュニケーションがとりづらいと感じる人も多いです。直接顔を合わせる機会が減ることで、連携が上手くできなかったり、チームワークが悪くなったりするおそれがあります。
中には、仕事に対するモチベーションが下がってしまう人もいるでしょう。コミュニケーション不足が続いてしまうと、作業効率の悪化につながるおそれもあります。
勤怠管理に不安が生じる
上司と部下がオフィス内の同じ空間で仕事をしていれば、部下は緊張感を持って業務に取り組むでしょう。しかし、テレワークで上司の目が届かなくなると、仕事をさぼってしまう部下も出てくる場合があります。上司としては、不安に感じてしまいます。
オン・オフの切り替えが難しくなってしまう人も多いです。さぼってしまう人だけでなく、終業後に仕事を続けてしまう人もいるでしょう。部下の状況を上司が把握できなければ、勤怠管理も上手くいきません。
情報漏洩のリスクがある
本社や支店などのオフィスで仕事をする場合には、厳重なセキュリティを保つことができます。しかし、テレワークだと仕事をする環境を整えるのが難しいことも多いでしょう。
仕事をする場所や使用する回線などによっては、十分なセキュリティが確保できないこともあります。そのような状況では、情報漏洩のリスクも高まります。
また、紙の資料やUSBメモリなどを社外に持ち出すこともあるでしょう。置き忘れなどで、個人情報や機密情報などが漏れないように十分に注意しなければなりません。
人事評価が難しい
テレワークでは上司と部下が同じ空間にいないため、仕事の可視化が難しくなります。これまでのように、部下が仕事をしている様子を見て評価することができません。そのため、正当な人事評価がしづらくなります。
テレワークをしている社員と上司と一緒に働いている社員との間で、評価に関して不公平感が生まれることもあります。
課題別！テレワークの弊害を取り除く方法
一般的にテレワークが定着しているものの、コミュニケーション不足やセキュリティ面での不安は深刻な問題です。企業側は、このようなリスクに対応し、社員が来たいと思えるような安心できるオフィスにしなければなりません。
この項では、テレワークの弊害を取り除く方法を課題別に紹介します。
【コミュニケーション・勤怠管理】ツールやシステムの導入
テレワーク用にツールやシステムを導入することで、コミュニケーションや勤怠管理に関する問題を解決できることがあります。
コミュニケーション不足を解消するには、チャットツールを導入しましょう。チャットツールならメールと違って、その場にいる人と話をするのに近い感覚で情報のやり取りができます。
勤怠管理に関しては、勤怠管理システムとICTツールを導入しましょう。勤怠管理システムがあれば、労働時間を把握しやすくなります。PCやスマートフォンで打刻できるタイプのものなら、テレワークにも対応できて便利です。
ICTツールはPCの稼働状況を確認できるツールです。スクリーンショットを記録したり、Webカメラを通じて仕事をしている様子を確認したりできます。
【セキュリティ】ルールを策定する・設備を整える
セキュリティに関しては、セキュリティガイドラインを策定しましょう。たとえば、オフィス以外から会社のサーバーなどにアクセスする際のルールを作ります。
公共Wi-Fiからのアクセスを制限することで、一定のセキュリティが確保できます。ただ、その場合は、会社側でWi-Fi設備を用意しなければなりません。
データの利用やデバイスの持ち出しに関するルール作りも必要です。自宅でのPCの保管方法や管理方法、アプリケーションの利用などについてルールを定めます。社員がルールに則って仕事を進めることで、データの流出を防止します。
それとあわせて、データの暗号化やセキュリティ対策ソフトなども導入しましょう。万が一データを盗まれてしまったときやウイルスに感染してしまったときでも、被害が小さく抑えられます。
【人事評価】制度の調整を行う
働き方が変化するわけですので、その変化に合わせた評価項目や目標管理制度などを取り入れ、新しい評価方法を決めましょう。
最初のうちは部下を評価する上司の方も、テレワークでの人事評価に慣れていません。評価にばらつきが生じてしまうこともあるでしょう。不公平が生じないように、自社に合わせた管理方法やルールなどを考えておく必要があります。
コロナに対応できるオフィスづくりが重要
テレワーク導入がうまくいけば、業務効率化や優秀な人材の確保につながります。オフィスを適正面積に抑えられることから、固定費を削減できて利益の増加にもつながるでしょう。その分を、事業発展を考えた新たな投資に回すことも可能になります。
一方で、オフィスがあるからこそ得られるものもあります。たとえば、社員同士の信頼関係の構築やチーム力の向上、企業ブランディングの体現などです。
そのため、コロナ禍の働き方に対応しつつ、社員が来たくなるような安心できるオフィスを考えることが重要です。それを実現するための方法について見ていきましょう。
個別ブースを設置する
オンラインミーティングを行う際に、オフィススペースでの話し声が相手に聞こえてしまうこともあります。その話し声の中に機密情報が含まれていると、情報漏洩のリスクも高まるでしょう。
個別ブースを設置することで、外部からの音を遮断できるので、相手に機密情報を漏らしてしまうリスクを軽減できます。相手にもはっきりと声が伝わるようになるため、スムーズにオンラインミーティングができるでしょう。
内部からの音漏れも防げるので、オフィスでは静かに仕事ができます。
フリーアドレスを取り入れる
フリーアドレスというのは、誰がどこの席を使うのか決めず、好きな席を使って仕事をするワークスタイルのことです。個人用のロッカーを設置し、貴重品や持ち物などはそこに入れて管理します。
異なる部署の人と近くの席で仕事をする機会も生まれるため、部署間における交流の機会も作れるでしょう。テレワークを導入すると空席ができるため、その分のスペースを有効活用してWeb会議や集中スペースなどを作ることも可能です。
フリーアドレスを導入するにあたって、気をつけておくべきポイントについては、以下の記事をご覧ください。
フリーアドレスオフィスのルールとは？スムーズな運用に必要なこと
感染症対策に取り組む
新型コロナウイルス感染防止のため、社員に感染対策の徹底を周知しましょう。出勤前に各自検温を行って記録を取り、オフィスの入口でも検温を実施するなどの対策が必要です。
また、オフィス内では換気を徹底し、サーキュレーターなどを使用して空気の流れを作りましょう。同じ空気が長時間室内にこもらないようにすることが大切です。
共用スペースの利用ルールも策定します。打ち合わせや休憩などで共用スペースを使用したあとは、机や椅子などを消毒するようにしましょう。
フレックスタイム制や時差出勤などの制度を設けることも必要です。そうすれば、ソーシャルディスタンスを保った上で仕事ができて、密集状態になるのを回避できます。
このような感染症対策に合わせて、オフィスデザインの変更が必要なら、ヴィスにおまかせください。ヴィスなら、企業価値を高めることができるオフィスデザインを提案することができます。
アフターコロナでのワークスタイルにおけるレポートも公開しています。詳しい資料は、下記リンクよりダウンロードできます。
After COVID-19 Workstyle Project vol.1
After COVID-19 Workstyle Project vol.2
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まとめ
テレワークを始めることで、コミュニケーションやセキュリティ、勤怠管理などに関して、いくつか弊害が生じるおそれがあります。チャットツール導入やルール作り、人事評価制度の変更など、あらかじめ対策を講じておかなければなりません。
同時にオフィスに関しても、テレワークやコロナ禍の状況に合わせて、見直しをするべき点が多くあります。コロナ禍の状況にうまく適応して乗り切っていきましょう。