目次
サテライトオフィスの主な3つの種類
サテライトオフィスには主に3つの種類があります。
都市型
都市型は都市圏の中心部に設置するサテライトオフィスのことです。主に地方や郊外に拠点を置く企業が、取引先との移動時間の短縮や新規開拓などを目的として設置します。
都市部に本社を置く企業が営業の拠点として使用するために、都市型のサテライトオフィスを設置するケースも多いです。
郊外型
郊外型は大都市の郊外やベッドタウンなどに設置するサテライトオフィスのことです。
社員の居住地の近くにサテライトオフィスがあれば、通勤時間の削減につながります。時間に余裕ができることで通勤にかかるストレスが緩和されるため、ワークライフバランスの向上に効果的です。
拠点が都心部にあり、郊外やベッドタウンなどから通勤している社員が多い企業に適しています。
地方型
地方型は地方に設置するサテライトオフィスのことです。都市部に拠点を置きつつも、地方在住の人材を雇用したい場合などに適しているでしょう。
地方で採用した社員は都市部の本社ではなく、サテライトオフィスに通勤して必要な業務にあたることができます。
サテライトオフィスの導入にかかる費用の内訳
サテライトオフィスの導入費用が気になる方もいるでしょう。ここでは、サテライトオフィスを導入する際にかかる費用の内訳を紹介します。
レンタル費用
レンタルオフィスがサテライトオフィスとして使われることが多いです。レンタル費用は立地が良い場所ほど高くなります。
都市型の場合には1～2人程度で使用できる小さな物件で、毎月6～10万円程度の費用がかかります。地方型の費用の目安は、ひとりで使用する程度の物件で4万円程度です。
レンタルオフィスではなく、賃貸オフィスを使用する場合はさらに多くの費用がかかります。月々の賃料だけでなく、敷金や礼金、火災保険料、仲介手数料などの初期費用も必要です。
具体的には、敷金は家賃の半年から1年分、礼金は2ヶ月分程度、仲介手数料は1ヶ月分程度と捉えておくと良いでしょう。火災保険料はオフィスの広さによるものの、2～15万円程度かかります。
備品・OA機器の購入費用
賃貸オフィスを使用する場合は、人数分の机や椅子を設置し、PCなどのOA機器も用意しなければなりません。物件によってはエアコンやカードキーなどを設置するのに別途費用がかかることもあります。
レンタルオフィスであれば、オフィス家具は一通り揃っているため、特に用意する必要はありません。そのため、サテライトオフィスの導入にかかる手間とコストを削減できます。
インターネット環境の構築費用
賃貸オフィスは、入居時点ではまっさらな状態でインターネット環境もありません。契約後に回線工事を行い、インターネット環境を構築する必要があります。工事費用に加えて、月々の通信費がかかり、ルーターなどの周辺機器も購入しなければなりません。
一方で、レンタルオフィスであれば、インターネット環境は最初から整備されています。利用するのに別途費用がかかることもありません。
費用をかけてサテライトオフィスを導入するメリット
サテライトオフィスを導入することで、次のようなメリットが得られます。
オフィスコストや移動コストを削減できる
都心部では賃料相場が高いため、オフィスコストがかさみます。都心部のオフィスを見直し、郊外や地方にサテライトオフィスを構えることで、オフィスコストを削減できるのがメリットです。
また、郊外など社員の居住地が近い場所にサテライトオフィスを設置することで、社員の交通費を削減できます。取引先の近くにサテライトオフィスがあるなら、営業にかかる移動コストの削減も可能です。
労働力や優秀な人材を確保できる
地方に住む優秀な人材の中には、家庭の事情などで都市部に出て働くのが困難な人もいるでしょう。
地方にサテライトオフィスを設置することで、そのような地方の優秀な人材を採用しやすくなるのもメリットのひとつです。また、既存社員の中にも地方で暮らしたい人がいるかもしれません。そのような社員のニーズにも応えられます。
社員満足度の向上により離職を防げる
サテライトオフィスの設置は社員の働きやすさに直結します。居住地から近くなることで通勤におけるストレスを軽減できるなど、社員にとって何かしらの面で働きやすくなるでしょう。結果として、社員満足度が向上することを期待できます。
また、仕事を続けたくても通院・育児・介護などを理由にやむを得ず休職や退職を決断する人は少なくありません。サテライトオフィスを設置することで、通院・育児・介護と仕事を両立しやすくなり、休職や退職の防止にもつながります。
BCP対策に活用できる
BCP対策とは、災害などの緊急時にも事業を継続できるようにするための対策のことです。
拠点と離れた場所にサテライトオフィスを設置していれば、拠点が災害で機能しなくなっても事業を継続しやすくなります。災害の影響を受けていないサテライトオフィスから社員の安否確認や取引先への対応などもスムーズに行えるでしょう。
サテライトオフィス導入前に知っておくべき注意点
サテライトオフィスを導入することで多くのメリットを得られます。しかし、サテライトオフィスの導入には、把握しておくべき注意点もあります。
会社と社員との間に認識のずれが生じやすい
サテライトオフィスを導入すると、社員の働く場所が分散されるため、これまでよりもコミュニケーションが少なくなりかねません。
従来、その場で簡単に確認していたようなことでも、確認なしで進めてしまうことも多いです。会社と社員との間で認識のずれが生じることで、大きなミスを招くこともあるでしょう。
そのため、サテライトオフィスを導入する際は、事前に導入目的や対象業務、実際の業務の進め方などについて、双方が納得するまで話し合っておく必要があります。
本社オフィスに比べて勤怠管理が難しくなる
サテライトオフィスを導入すると本社オフィスで働く場合と比べて、上司や同僚の目につかない状況で業務にあたる時間が増加します。そのため、各社員の自己管理に委ねることが多くなる点に注意が必要です。
自己管理能力が高い社員なら問題ないといえますが、そうでない社員だとこれまでよりも生産性が低下してしまう場合も考えられます。サテライトオフィスの導入によって生産性を低下させないためには、事前に労務管理に関する仕組みを整えておくことが大切です。
サテライトオフィス導入を成功させる3つのポイント
サテライトオフィスの導入を成功させるためには、次の3つのポイントを押さえておきましょう。
社員の利便性やメリットを重視する
会社側の目的やメリットだけに着目してサテライトオフィスを導入しても、活用しきれないケースが多いです。
実際にサテライトオフィスで働く社員の利便性やメリットなどに目を向ける必要があります。たとえば、社員の居住地を考慮して場所を選ぶという具合です。社員にとって働きやすい環境になるからこそ、生産性の向上が期待できます。
支援制度や補助金を活用して費用を抑える
サテライトオフィスの導入は、国や地方自治体によっても支援されています。支援制度や補助金制度などもあるため、積極的に利用すると良いでしょう。
たとえば、安く利用できる物件を紹介してもらえたり、費用の一部について補助を受けられたりする場合があります。
総務省や自社が位置する自治体のホームページを確認しておきましょう。
ツールやサービスを活用する
Web会議ツールやタスク管理ツールをうまく活用することで、コミュニケーションや勤怠管理に関する問題を解決できることがあります。ツールにより、手作業で行う業務が減れば、生産性の向上にもつながるでしょう。
また、サテライトオフィスを導入する際は、オフィスの雰囲気やデザインにこだわることも大切です。オフィス環境が社員のモチベーションや満足度に大きく寄与するためです。
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まとめ
サテライトオフィスを導入する際は、賃貸オフィスを利用すると初期費用も運営費も高額になりがちです。一方で、レンタルオフィスなら比較的リーズナブルに導入できます。補助金制度を利用すれば、さらにコストを抑えられるでしょう。
サテライトオフィスの導入によるメリットは、生産性の向上や地方の人材の雇用から、移動コストの削減やBCP対策など多くあります。しかし、コミュニケーション不足や勤怠管理などの課題もあるため注意が必要です。
ツールやサービスを上手に活用しながら、生産性向上に役立つサテライトオフィスを実現しましょう。