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近年、働き方改革によりテレワークが推進され、オフィスの効率的な使い方を模索する企業が増えています。その一環として注目を集めているのが、フリーアドレスデスクの導入です。
この記事では、フリーアドレス向けのデスクの種類や特徴、便利な機能や選び方、事前の検討事項まで、詳しく解説します。快適なオフィス空間の構築にぜひお役立てください。
フリーアドレス導入が増えている背景
フリーアドレスを導入する企業が増えている背景には、テクノロジーの発展や働き方改革の促進などがあります。インターネット回線やモバイルツールの浸透により、場所にとらわれない働き方が実現しやすくなり、相性の良いフリーアドレスが広く評価されるようになりました。
また、働き方改革やコロナ禍の影響により、テレワークが急速に広まったことで、オフィスのあり方を見直すケースも見られます。テレワークと出社を組み合わせるハイブリッドワークも珍しくなく、人数の変化に柔軟対応できるフリーアドレスが注目を集めているのです。
加えて、フリーアドレスを取り入れることで、社内コミュニケーションの活性化や生産性の向上、新しいアイデアや価値創造など多くのメリットが期待できます。そのため、企業の成長力向上を目的として、導入を検討する企業も見られます。
フリーアドレスデスクとは
「フリーアドレスデスク」とは、毎日異なる席を自由に選び仕事を進めるフリーアドレス制で使用するデスクのことです。
従来までのオフィスでは、執務スペースに1人1台デスクが割り当てられていました。フリーアドレスではオフィスに固定席を作らず、図書館の閲覧テーブルのようにロングデスクや大きなテーブルを設置して、複数人で共有します。
オフィスに出社する人数に合わせて柔軟に対応しやすいため、オフィススペースの有効活用にもつながります。
フリーアドレスデスクの選び方
フリーアドレスデスクを選ぶ際には、利用する人のニーズを満たす種類や機能とともに、1人あたりのデスクスペースサイズを知っておく必要があります。ここでは、オフィスに合ったフリーアドレスデスクを選ぶ際のポイントについて解説します。
自社のニーズに合うデスクの種類と機能を確認しておく
フリーアドレスデスクには、複数名で利用できる大型デスクから、連結してサイズを変更できるもの、個人作業スペースに適した仕切られた空間を作るタイプまで、多様なバリエーションが存在します。
後述するフリーアドレス向けデスクの種類や機能も参考にして、自社のニーズを満たすものを選ぶことが大切です。
また、フリーアドレスデスク選びで重視したい主な機能として以下があります。
・増結・連結機能
・キャスター
・配線機能
・デスクトップパネル
オプションとして組み込めるものや、最初から固定されているタイプなど製品によって異なるため、用途や場所に応じて必要な機能を見極めましょう。
フリーアドレスの実現により、社員はその日の仕事内容や気分に合わせて、好きな席を選ぶことができるため、出社の楽しみやモチベーション向上につながります。
1人あたりのデスクスペースを十分に確保する
フリーアドレス制の導入に伴い、ロングデスクなど複数人向けのデスクを設置する際には、1人あたりのデスクスペースを十分に確保できるかよく確認しましょう。
1人あたりのデスクスペースは、快適な作業環境を保つ上で重要です。適切なスペースの確保は、社員の生産性と満足度を向上させます。一般的に必要な1人あたりのデスクスペースは、幅100～140cｍ程度です。
過度な狭さは作業の効率や集中力に悪影響を及ぼす可能性がありますが、逆に過剰な広さは無駄なスペースを生み出す恐れがあります。具体的な利用シーンや業務の特性に応じて適切なバランスを見極めることが大切です。社員のニーズを考慮し、自社に最適なデスクスペースを検討しましょう。
フリーアドレスデスクの種類
多様なバリエーションが存在するフリーアドレスデスクですが、ここでは代表的な5種類を紹介します。概要、特徴、おすすめのシーンについて解説します。
対面タイプ
対面タイプのフリーアドレスデスクは、向かい合わせに座ることができるデスクです。一般的なオフィスワークの机と同様に使用できます。
社員同士が向かい合って仕事をするため、チームメンバーや同僚とのコミュニケーションが活性化することでしょう。また、よくあるデザインのため比較的手に入りやすく、安価であるところも特徴です。
利用シーンは、通常のデスク作業はもちろん、キャスターや連結機能があれば簡易に移動もできるため、大小さまざまなミーティングにも最適です。
片面タイプ
片面タイプのフリーアドレスデスクは、壁面に設置することを想定したデスクです。長方形やベンチタイプなど、様々な形状があります。
正面が壁となっているため、1人で集中して作業ができます。デスクトップパネルが付属しているものもあり、プライバシーを確保しつつ、限られたスペースで効率的に作業をおこなえるところが特徴です。
利用シーンは、専門的な業務、集中力を必要とするタスクなど、1人で黙々と作業をする場合に適しています。
円型タイプ
円型タイプのフリーアドレスデスクは、円に沿って複数の人が座ることができるデスクです。
円の形状により、同じデスクにいる人の顔を容易に見渡すことができるため、円滑な会話の促進につながるところが特徴です。また、デスクの中央には共有資料やアクリルパネルなどを配置するスペースが確保されています。
ミーティング、ブレインストーミング、グループディスカッションなど、集中作業よりもコラボレーションが求められるシーンで特に有用です。
スタンディングタイプ
スタンディングタイプのフリーアドレスデスクは、立ったまま作業ができるデスクです。
立って作業をすることで、血流が良くなり、脳に酸素が効果的に供給されるため、集中力や創造力が向上するとされています。また、デスクワークによる健康への悪影響を軽減することができ、リフレッシュ効果があることも特徴です。
利用シーンは、アイデアの発想や作業効率の向上、長時間座りっぱなし後のリフレッシュなどに適しています。社員同士の交流の場としての利用もおすすめです。
昇降タイプ
昇降タイプのフリーアドレスデスクは、高さを調節できるデスクです。デスクの天板は水平だけでなく斜めに調整可能なモデルも存在します。
1つのデスクでスタンディングと座りの姿勢を柔軟に切り替えられる点が大きな特徴です。仕事内容や体調に合わせて、最適な高さを手軽に設定できます。
おすすめの利用シーンは、異なるタスクに対応する日など、立ち作業と座り作業をスムーズに使い分けたい場面です。斜めに調整可能な天板を利用すれば、イラスト制作などのクリエイティブな作業にも適しています。
フリーアドレスデスクにあると便利な機能
フリーアドレスは上手に活用すると、柔軟なオフィス運用が実現できます。ここでは、フリーアドレスデスクにあると便利な機能を紹介します。
増結・連結
増結・連結機能は、オフィスレイアウトの自由度を高める機能です。基本型デスクに連結型デスクを組み合わせる方法や、同じ基本型デスク2つを連結パーツで結合させる方法がありますが、前者のほうがデスクの脚が邪魔にならず、足元が整然とするためおすすめです。
増結・連結機能を有効活用すると、人員の変動に合わせて、チーム作業や会議に適した環境を容易に整備できます。急なレイアウト変更にも役立ちます。
キャスター
キャスター付きのフリーアドレスデスクは、デスクを簡単に移動させることができます。個人の作業スペースから大人数のプロジェクトミーティングへの切り替えなど、利用者が変わるたびに、スムーズで柔軟なレイアウト変更が可能です。
移動後はデスクを安定させて仕事ができるよう、ストッパーが付いたタイプを選ぶことをおすすめします。オフィス内の配置変更や清掃の際に便利で、スペースを効果的に活用できる機能です。
配線機能
ノートパソコンやタブレットなどのデバイスを使いやすいよう、配線機能が付いたフリーアドレスデスクもあります。配線口から電源ケーブルや回線ケーブルを通して隠せるため、机の上が整理され、作業に適した環境を確保できます。
天板面の配線方法には、主に「配線カバータイプ」と「コードホールタイプ」の2種類があります。配線カバータイプは、天板面を横断するように開閉式の配線カバーが付いています。機能性に優れ、任意の位置からケーブルの取り出しが可能です。
一方、コードホールタイプは天板面に配線口があります。天板を広く使える点がメリットです。一方で、配線カバータイプに比べて配線口サイズが小さいため、配線しやすさは多少劣ります。
デスクトップパネル
デスクトップパネルは、デスク上に設置する仕切りパーツです。デスクトップパネルが備わったフリーアドレスデスクを選択することで、簡単に集中ブースを作成できます。視線を遮断するため、適度なプライバシーを保ちつつ、集中力を高める効果があります。
種類によっては、資料を挟むバインダーや、マグネット対応のスチールパネル、小物が置けるユーティリティレールなど多彩な機能があり、デスクの利便性向上に寄与します。
フリーアドレスデスクを選ぶときに検討すべきこと
フリーアドレスという新しいオフィス環境を築く前に検討するべきことがあります。ここでは、フリーアドレスデスクを選ぶ際に考慮すべき重要なポイントをお伝えします。
座席設定率（数）
座席設定率とは、フリーアドレス対象社員の中での、オフィスの座席数の割合です。フリーアドレスデスクの導入時には、社員の数に対してどの程度の座席を用意するかを検討する必要があります。
座席設定率は、オフィスの効率的なスペース活用やコスト削減の観点から重要な指標となります。適切な座席設定率を決めることは、オフィス内のスペースを最適化し、余剰なスペースを有効活用することにつながります。
固定席が必要な社員の有無
すべての社員にフリーアドレスを導入する必要はありません。特定の職種や業務においては、固定席が必要な場合もあります。
例えば、専門職やバックオフィスなど特定の機材が席に必要な職種、固定席でなければできない業務がある社員、部門の統制上固定席が必要な管理職、機密性の高い業務をおこなう秘書などの社員があげられます。
事前に固定席が必要な社員の有無を把握し、対象者には固定席を提供することで、安定した作業環境を確保できます。
フリーアドレスの私物管理や収納については、こちらの記事もご欄ください。
関連記事：フリーアドレスオフィスで私物を上手に管理する方法＆収納グッズを紹介！
私物の管理場所
フリーアドレスデスクでは、座席に私物を置くことが制限されます。そのため、事前に私物の管理場所をどこにするかを検討する必要があります。
例えば、ロッカーや専用の収納スペースを設けるなど、オフィス内で利用可能な余剰スペースを活かす方法が考えられます。個人の財布や荷物を安全に保管できる環境を整備しましょう。
適切なルールやガイドラインを定めることで、運用をスムーズに進めることができます。フリーアドレスデスクを導入する前に、私物の管理について対策を講じることが大切です。
書類の保管場所
フリーアドレスデスクを選ぶ際は、書類保管の場所をどうするか検討が必要です。固定席であれば、個々のデスクとあわせてサイドワゴンを利用することが多いでしょう。フリーアドレスデスクには、個別の保管スペースはついていないので、別途パーソナルロッカーを設けて保管ルールを決めると良いでしょう。
電話やネットワークの変更
また、フリーアドレスデスクを導入するタイミングで、固定電話や有線LANを変更する必要が出てきます。固定電話の代替案としては、デジタルコードレスフォンや社用電話、クラウド電話（PBX）が挙げられます。
ネットワークは有線LANから無線LANに切り替え、フリーアドレスの体制に適応できるよう準備しておきましょう。
全体のレイアウト
フリーアドレスを導入する際には、デスクや椅子を単体で探すのではなく、全体のレイアウトを考慮することが大切です。キャビネットや収納スペース、作業エリアから社内ミーティング、休憩エリアまで、全体のデザインを総合的に検討しましょう。
フリーアドレスのレイアウトは、対向型・同向型・背面型・ブース型・ベンゼン型など多様な種類があります。全席フリーアドレス以外にも、グループアドレスや固定デスクの併用も1つの手法です。
以下の記事を参考にして、ぜひ自社のオフィス環境に最適なレイアウトを見つけてください。
関連記事：フリーアドレスのレイアウト例5選｜失敗しない導入手順を丁寧に解説」
フリーアドレスデスクで理想のオフィス空間を作ろう
フリーアドレスデスクは、自由なはたらき方を実現できる、新しいオフィススタイルです。さまざまな種類のデスクや便利な機能を活用して、理想のオフィス空間を作りましょう。座席設定率や1人あたりのデスクスペースの配分など、検討事項は多岐にわたります。
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