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コミュニケーションの活性化や、新しい働き方の実践など、さまざまなメリットを得るためにフリーアドレス導入を検討する企業が増えています。しかし、実際の運用方法やレイアウトの手法など、自社に適した導入方法が分からない人も多いのではないでしょうか。
本記事では、フリーアドレスのレイアウト例から失敗しない運用方法について、従来の「自席」との比較を行いながら解説します。
新しい働き方にチャレンジする方法を模索している担当者の方は参考にしてください。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、社員が好きな席に座って仕事を行うワークスタイルです。従来は社員それぞれに席が決められた「自席」での業務が一般的でしたが、働き方の変化に合わせてフリーアドレスを採用するオフィスが増えています。
たとえば、フリーアドレスを採用したオフィスには以下のようなメリットが期待できます。
- 新しい働き方の実践
- オフィス面積の有効活用
- コミュニケーションの活性化
従来の自席の概念をなくすことで、社員が業務内容や利用目的に合わせて働く場所を決められる「ABW」をオフィス内で実践できます。
しかし、フリーアドレスには業務内容や目指したいオフィス像との相性もあるため、導入時は「失敗しない運用方法」や「成功ポイント」を知っておくことが大切です。
関連記事：オフィスのフリーアドレスとは？メリットとデメリット、他社事例も紹介
フリーアドレスの種類
フリーアドレスの種類を大別すると、以下の3つに分けられます。
- 全席フリーアドレス
- グループアドレス
- 固定デスク併用型フリーアドレス
いずれのフリーアドレスにおいてもメリットとデメリットが存在するため、自社がフリーアドレスを採用するにあたって目的を明確化することがスタートです。目的に応じて自由に選択できる席の範囲を制限するなど、さまざまな工夫が求められます。
全席フリーアドレス
全席フリーアドレスとは、部署や職種の制限を設けずに、オフィス内の全てのワークスペースを自由に利用できるタイプを指します。
オフィスのさまざまな場所で働けるため、業務内容や利用目的に合わせた働き方が実践しやすいのが特徴です。一方で、自席がないことを苦痛に感じる社員や、チームメンバーの居場所が分かりづらいことにストレスを感じる社員が出てくるケースもあります。
メリット | デメリット |
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グループアドレス
グループアドレスとは、部署やチーム、職種ごとでエリア分けを行い、決められたエリアの中でフリーアドレスを採用するタイプを指します。
オフィス内の全てのワークスペースを共有することがないため、部署やチームの連帯感を感じられるほか、コミュニケーションの活性化も同時に期待できます。一方で、他エリアの社員とのコミュニケーションは生まれにくいため、導入目的との相性を精査するのが大切です。
メリット | デメリット |
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関連記事：グループアドレスとは？オフィスに導入する流れとメリットを解説
固定デスク併用型フリーアドレス
固定デスク併用型フリーアドレスとは、オフィス内の一部の自席を残し、全席フリーアドレスやグループアドレスのタイプを導入するワークスタイルです。
とくに管理部門においては、取り扱う情報量が多いため、固定デスク＋ワゴン運用の形態を採用するのが望ましいでしょう。一方で、パソコン1つで働く場所を変えられるような部署・チームにおいてはフリーアドレスを導入してコミュニケーション活性化やオフィススペースの有効活用を図ることができます。
メリット | デメリット |
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フリーアドレスのレイアウト例
フリーアドレスの種類は「全席フリーアドレス」「グループアドレス」「固定デスク併用型フリーアドレス」の3つに大別されますが、フリーアドレスそのもののレイアウト例にはさまざまなタイプが存在します。以下に代表的なレイアウト手法を5つ紹介します。
- 対向型
- 同向型
- 背面型
- ブース型
- ベンゼン型
フリーアドレスのレイアウトを検討するときは、レイアウト別の特徴を踏まえ、担当者は「後から変更しやすいレイアウト」をオフィスに合わせて検討することが大切です。
オフィスや部署・チームごとに発生する問題はさまざまであるため、オフィス全体の目標を叶えつつ、個別の部署・チーム毎に柔軟に変更できるような体制を整えることが重要です。
対向型
対向型レイアウトは、デスクを向かい合わせて島を形成するレイアウトで、従来の自席の席配置と似たようなタイプです。部署・チームの連携を強めたり、コミュニケーションを活性化したりする際に効果的なレイアウト手法といえます。
ただし、社員それぞれの距離が近いため、他部署のメンバーとのコミュニケーションが発生しにくく、フリーアドレスの効果がうまく得られない可能性もあります。
同向型
同向型レイアウトは、部署・チームにかかわらず、一方向を向いて作業を行うレイアウトです。社員は前方座席から視線を感じないため、対向型レイアウトよりも業務に集中できるメリットがあります。
一方で部署・チーム間のコミュニケーションが生まれにくくなります。そのため「オフィスレイアウトとして開放感を持たせたいが、社員1人ひとりの作業効率を落としたくない」といった場合に好ましいレイアウトといえるでしょう。
背面型
背面型レイアウトは、社員が背中合わせになるようデスクを配置するレイアウトです。パーテーションなどを適宜用いながら横座席と区切ることもできるため、作業ブースのようなイメージで業務に集中できます。
ただし、他座席とのコミュニケーションが取りづらく、部署・チームのレイアウトとしては要検討のレイアウトといえます。
ブース型
ブース型レイアウトにはさまざまなタイプがあり、コミュニケーションの活性化を図る「ファミレス型ブース」や、オンラインミーティング・集中業務に向く「個人ブース」など、用途に合わせて選択すべきブースが異なるのが特徴です。
基本的な役割として、パーテーションやフォンブースを使って空間を区切り、小規模スペースの中に複数の役割を持った空間を作り出します。
たとえば、可変式の家具を中心にコミュニケーション活性化を図るタイプのオフィスであれば、フォンブースを設置して個人作業に集中できる空間を共存させることができます。
ただし、空間が区切られることでどうしてもコミュニケーションを取りづらくなるので、個人業務向きのレイアウトです。
ベンゼン型
ベンゼン型レイアウトは、六角形のベンゼンを基本の形として、Y字型のデスクを組み合わせたり、円上のデスクを組み合わせたりして形成するレイアウトです。背面型レイアウトに近いレイアウトであるため、各社員が業務に集中しやすいほか、部署・チームとしての連帯感が生まれやすい特徴があります。
しかし、ユニットを超えたコミュニケーションが取りにくいことから、グループアドレス導入時に活用しやすいでしょう。
フリーアドレスのオフィスレイアウト事例
ここからは実際にフリーアドレスを導入したオフィス事例を紹介していきます。
多様な働き方を実現させるアジャイルオフィス
オフィスデザイン事例：株式会社ファンコミュニケーションズ
コミュニケーション・コラボレーションに特化したオフィス空間。柔軟性・緑化をキーワードに、レイアウトは協業やオフラインでのやりとりのしやすさを追求した家具で構成。どこにいても人の気配を感じられるようデザインしています。
完成時のレイアウトプランを固定するのではなく、今後オフィスを使う中で、スタッフの方々自身がアレンジし、新たな空間構成を構築させられるアジャイルオフィスです。
働き方を自ら選択し、つながりを生み出すブランディングオフィス
オフィスデザイン事例：株式会社JR東日本商事
人とのつながりを増やし、新たな価値創造につながるオフィス。フリーアドレスエリアと固定席が必要な部署の空間を分け、社内会議が部署間で行いやすくなるようレイアウトしています。
カフェスペースは休憩や社内外のイベント、個人作業にも適した家具を選定。WEB会議ブースも配置し、会議のオンライン化にも対応しています。来客フロアも執務フロアとの統一感を出し、ガラス壁を設置することで開放感・広がりを演出しました。
フリーアドレス導入の3つのメリット
フリーアドレス導入のメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。
- 新しい働き方の実践
- オフィス面積の有効活用
- コミュニケーションの活性化
従来の自席のオフィスと比較して、フリーアドレスを導入したオフィスはコミュニケーションが活性化しやすく、社員1人ひとりが新しい働き方を模索できる環境になります。
新しい働き方の実践
新型コロナウイルスや働き方改革の影響もあり、時代の流れにあった働き方を模索する企業が増えています。
そこで自席をなくし、社員1人ひとりがその日取り組む業務内容や利用目的を合わせて働く場所や時間を選択できる「ABW（Activity Based Working）」を取り入れることで、新たな気付き・成果を得ることができます。フリーアドレス席のみを採用するときよりも、従業員はより主体的に働けるようになるでしょう。
関連記事：【オフィス事例4選】「ABW」とは？5つのメリットと導入の流れ
オフィス面積の有効活用
テレワーク・在宅勤務などが推奨される昨今、既存のオフィス面積をうまく活用できない企業も増えています。必要以上に広いオフィスや、自席制の働き方で変化が感じられないオフィスなどは、フリーアドレスを導入することで課題を解決できる可能性があります。
社員全員の自席を用意するのではなく、在席率をもとにオフィスレイアウトを行うことで、オフィスを効率的に活用できます。
コミュニケーションの活性化
フリーアドレスの導入によって、コミュニケーションが活性化します。部署・チーム内のコミュニケーション活性化を意図する場合は、「グループアドレス×対向型レイアウト」や「グループアドレス×ベンゼン型レイアウト」などを採用するとよいでしょう。
また、他部署とのコミュニケーションを活性化したい場合は、「全席フリーアドレス×ブース型レイアウト」や「固定デスク併用型フリーアドレス×ブース型レイアウト」などの組み合わせも検討できます。
関連記事：オフィスのフリーアドレスとは？メリットとデメリット、他社事例も紹介
フリーアドレス導入は苦痛？よくある失敗例
さまざまなメリットを得られるフリーアドレス導入ですが、フリーアドレスを導入する企業の中には思わぬところで失敗に繋がってしまうケースも。以下にいくつか代表的な失敗例を記載しましたので、自社のフリーアドレス導入時の注意点としてご活用ください。
関連記事：フリーアドレスが失敗する原因10選｜導入時のポイントや成功事例を紹介
レイアウトだけを変更した
フリーアドレス導入時にレイアウトだけを変更することで、後にさまざまな問題を誘発してしまいます。たとえば、フリーアドレス導入のデメリットとして「どこに誰がいるのか分からない」といった問題が発生しますが、頻繁にチームミーティング・共有が必要な部署にとってはストレスとなる可能性があります。
また、コミュニケーションスペースの利用ルールや、フォンブースの利用ルールなどを決めていなければ、運用後にトラブルが発生するケースも少なくありません。フリーアドレス導入時は、レイアウトだけでなく、ルール作り・運用体制をしっかりと決めることが大切です。
全部門をフリーアドレス化した
全部門をフリーアドレスにしてしまうと、オフィス在席率が高い管理部門の人材にとって作業しづらい環境になるケースがあります。
管理部門の人材はシステムやセキュリティ上の制約で在席率が高くなる傾向にあるため、管理部門には自席を認め、コミュニケーションスペースとして可変式の家具を採用するなど、空間ごとに役割を分けることが重要です。
座る席が固定化されてしまった
フリーアドレス導入前の事前アンケートで、社員1人ひとりの配置要望をよく検討しないことで、フリーアドレス導入後に席が固定化されるリスクがあります。
そもそもフリーアドレスに賛同しない社員がいることも想定しながら、「なぜ自席でなければ不満が出るのか」「フリーアドレスを導入する目的は何か」といった視点で要望の本質を掘り下げていくことが大切です。
ただし、事前アンケートの内容を考慮しても、フリーアドレス導入後に問題は出てきます。そのため、部門横断型のワーキンググループを設置し、導入後の問題点や要望を抽出し、レイアウトや運用ルールの改善ができる体制を構築するのがおすすめです。
失敗しないフリーアドレスの導入手順
フリーアドレス導入のよくある失敗例を踏まえ、失敗しないフリーアドレスの導入手順を確認していきましょう。
1.導入方針の検討
2.フリーアドレスタイプ・レイアウトの検討
3.具体的なレイアウト＆必要な設備・システムの検討
4.運用ルールの策定
導入方針の検討
まずはフリーアドレスの導入方針を検討する必要があります。そのために「座席数」や「導入対象（どの部署に導入するか）」、「ABWスペース」などを決めていきます。オフィスの現状把握から始める必要があるため、社内アンケートや、社員数・席数・稼働率・オフィス面積などを算出して、オフィスの現状を可視化することが重要です。
その後、フリーアドレスを在席率の低い営業部に導入してみるなど、試験的に導入を進めることも大切です。管理部門など在席率の高い部門では、引き続き固定デスクを用いた運用を検討しましょう。
そのほかフリーアドレス導入によって自席がなくなる部署も出てくるため、ITインフラ環境の整備を行う必要があります。ネットワーク環境の整備やコミュニケーションツールの導入検討、固定電話の設置数など、検討すべき項目が多岐にわたります。書類・備品の保管方法もクラウド化を検討したり、消耗品の共用利用を検討する必要があります。
2.フリーアドレスタイプ・レイアウトの検討
導入方針を検討した後は、フリーアドレスタイプの選定を行います。全席フリーアドレス・グループアドレス・固定デスク併用型フリーアドレスの3つのタイプから大枠を決定し、細かなレイアウトを検討していきましょう。席レイアウトに関しては、フリーアドレス導入の目的から検討することが重要です。
レイアウトの検討では、全体の動線を意識するようにしましょう。せっかくフリーアドレスを導入しても、動線が悪くスムーズに移動できないオフィスでは、使い勝手が悪くなります。
また、使用目的別にゾーニングすると、スペースを有効活用できます。たとえば、社員が日常業務をする執務スペースや社外の人が出入りする共有スペース、入室に許可の必要なセキュリティスペースなどに分けながら、全体の配置を考えましょう。
レイアウトには、現場社員の声を取り入れることも大切です。職場環境はモチベーションや生産性にも影響するので、社員にとって最適なレイアウトになるよう、アンケートなどで現場の声を取り入れながら検討を進めましょう。
3.具体的なレイアウト＆必要な設備・システムの検討
おおまかなレイアウトが決まったら、フリーアドレスに必要な設備やシステムを検討し、具体的なレイアウトを決定します。
たとえば、フリーアドレスでは社員が毎日違う座席を利用するため、どの社員がどこの座席を使用しているのか把握できる座席管理システムが必要です。また、チャットツールやWeb会議システムがあると、コミュニケーションがスムーズでしょう。
固定席がなくなると私物や仕事道具を保管しておく場所がなくなるため、個人ロッカーや可動式キャビネットなどを導入すると便利です。
関連記事：【フリーアドレスの座席管理システム6選】機能・料金の比較＆選び方
4.運用ルールの策定
最後に、フリーアドレスの運用ルールを策定します。フリーアドレスでは社員が自由に席を選べますが、何もルールがないと毎日同じ席を使用したり、予約が必要なスペースを独占したりする社員が出てくる可能性があります。
フリーアドレスのメリットを活かすためにも、ルールの策定は重要事項です。「毎日違う席を利用する」「個室ブースの使用は週○日まで」など具体的なルールがあるといいでしょう。他にも、固定席がなくなるため、書類の管理方法や備品・消耗品の使用、電話の取り次ぎに関するルールも必要です。
まずは策定したルールを一度運用し、出てきた課題に合わせて定期的にルールを改善するとよいでしょう。
関連記事：フリーアドレスオフィスのルールとは？スムーズな運用に必要なこと
フリーアドレスのレイアウト設計を成功させるためのポイント
使い勝手が良く、社員の生産性やモチベーションが高まるレイアウトを設計するには、どのような点を意識すればいいのでしょうか。レイアウト設計を成功させるためのポイントを紹介します。
レイアウトは細かく設計する
オフィスレイアウトは、職場の生産性や社員エンゲージメント、企業ブランディングにも影響する重要な要素です。そのため、オフィスリニューアルのコンセプトやフリーアドレス導入の目的などに合わせて、入念な設計が必要です。
また、オフィス設計では建築基準法や消防法などの法律を遵守しなければなりません。後のトラブルを防止するためにも、計画段階からオフィス設計の専門業者に依頼して、自社に合うレイアウトを細かく設計してもらったほうが確実でしょう。
オフィスの検証・改善を継続する
フリーアドレスは、導入したらそれだけで効果を発揮するわけではありません。備品やツールに不足がないか、現行のルールに不具合はないかなどをチェックし、問題があれば改善していくことが重要です。
現状を正確に把握するためには、定期的に社員アンケートやヒアリングを実施するとよいでしょう。社員のフィードバックから課題を明らかにし、検証と改善を続けていくことが満足度の高いオフィスの実現につながります。
関連記事：フリーアドレスが苦痛に感じる原因と効果的な解消法をわかりやすく解説
レイアウトを最適化してフリーアドレス導入を成功させよう！
フリーアドレスのレイアウトには、全席フリーアドレス・グループアドレス・固定デスク併用型フリーアドレスの3タイプが存在し、それぞれメリットとデメリットが異なります。加えて、席レイアウトにおいても、コミュニケーションが活性化しやすいタイプや、作業に集中しやすいタイプなど、組み合わせ方によって得られる効果が変化するのが特徴です。
フリーアドレスを導入する際は、くれぐれもレイアウトの形だけに惑わされず、ルール作りや運用体制を構築することに重きを置きましょう。導入後に好ましくない結果が得られても、浮上した課題を改善できるチームがあれば、フリーアドレス導入は成功へと繋がっていきます。
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