目次
オフィス改装の重要性
まずは、オフィスの改装がどれくらい重要なのか、4つのメリットを見てみましょう。
業務効率の向上
社員にとって働きやすい環境になると、業務効率が向上します。例えば、周りを気にせず仕事に集中できるスペースがあれば作業が捗り、リラックスして自由なディスカッションができるオフィスデザインであれば新しいアイデアが生み出されやすいでしょう。
オフィスの改装は、動線を見直すきっかけにもなります。社員の増加により、手当たり次第に備品を配置していると、ちょっとした移動でも不便に感じやすいものです。計画的に動線が設計されていれば、こうしたストレスも解消されるでしょう。
オフィスを改装するときは、用途や目的に応じてエリアを区切ったり、逆にフリーアドレスにして自由に働けるようにしたりするなどの方法があります。フリーアドレスとは、社員が空いた席を自由に座って利用できるワークスタイルのことです。私物をデスクに放置することがなくなるため、オフィス環境の美化につながるメリットもあります。 また最近では、「バイオフィリック（BIOPHILIC）」という、自然の要素を取り入れたオフィスもよく見られます。植物や自然光、人工芝、アウトドアグッズなどを取り入れ、癒しの空間をつくるデザインです。ストレスを緩和できるだけでなく、生産性や創造性が高まると言われています。
社員エンゲージメントの向上
快適なオフィスは、社員の満足度が高まります。満足度が高まると、仕事に対するモチベーションはもちろん、エンゲージメント（会社に対する愛着や貢献意欲）も向上するでしょう。このオフィスで働き続けたいと思うからです。
エンゲージメントが向上すると、会社への定着率が高まり、優秀な人材の流出を防げます。社員が意欲的に働くようになり、業績の向上も期待できるでしょう。
コミュニケーションの活性化
オフィスの改装では、レイアウトの変更によってコミュニケーションの活性化を促せます。例えば、フリーアドレスにすれば開放感があり、他部署の人や普段関わらない社員ともコミュニケーションを取りやすくなります。
席を固定する場合は、フリースペースを設置し、イベント用のスペースとして活用したり、新たに交流専用のスペースを設けたりする方法がおすすめです。食堂をカフェ風にして、食事や休憩だけでなく、仕事や会議に利用している会社もあります。
採用力の向上
改装によって魅力的になったオフィスは、会社のイメージアップやブランディングにも効果的です。お客様や取引先の印象が良くなるだけでなく、これから就職する新卒の学生への訴求力もあります。
単に改装するだけでは不十分で、オフィスの移転や改装後、ブランディングの一環として写真撮影や動画撮影をするのも効果的です。自社サイトや会社案内のパンフレット、広告などにオフィスの写真を掲載して、アピールしてこそ初めて効果を発揮します。
中でも効果的なのがドローン映像です。 オフィスの中をドローンで撮影することで、普段は見えない視点からのオフィス内の映像や人の表情など、写真撮影とは異なるイメージを動画で表現できます。採用力の向上、企業ブランディング構築など、PRでご利用いただくことが可能です。
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「オフィスデザイン-ドローン」
オフィス改装の種類と費用相場
では、実際にオフィスを改装するとなれば、どのような方法があるのか、それぞれの費用相場を見てみましょう。
全体リノベーション
オフィス全体を改装する方法です。一からデザインやレイアウトを作成できるため、自由度が高いというメリットがあります。一方で、大がかりな工事になりやすいため、費用も高くなりがちです。オフィスのイメージを刷新したり、全体的に老朽化が著しかったりするときの改装に適しています。
デザイン会社、施工会社、入居ビルグレード等にもよりますが、坪単価は20～40万円程度が目安です。工事期間中はオフィスで使えないエリアも発生しますので、テレワークやレンタルオフィス等の活用についても検討が必要です。
なお、作業員の数や工期、素材のグレードなどによって、費用には幅があります。また、オフィス家具は含まれておらず、別途購入しなければいけません。
部分リノベーション
部分的にオフィスを改装する方法です。予算に限りがあったり、目的があって特定の場所を改装したかったりするときに適しています。
例えば、お客様や取引先向けに受付や接客スペースを一新したり、会議室をオープンなブースにしたりするなどです。
坪単価は10万円前後と、全体的なリノベーションよりは安くなります。費用に幅があり、オフィス家具を別途購入する必要があるのは全体リノベーションと同じです。
【５ステップ】オフィス改装の流れ
続いて、オフィスを改装するときは、どのような流れで進めれば良いのか、5つのステップごとに見てみましょう。
１．改装の目的を明確化する
まずは、何のためにオフィスを改装するのか、目的を明確にします。先ほど紹介したように、業務の効率化だけでなく、カルチャーを落とし込んだオフィスにすることで、エンゲージメントや採用ブランディングを高めたいといった目的が考えられます。
実際にオフィスを利用するのは社員ですから、改装にあたって意見を募ってみるのも良いでしょう。意外な問題点に気づけるかもしれません。複数ある場合は優先順位をつけて、上位から着手します。
目的が明確になれば、全体的に改装するか部分的にリノベーションするかが決まり、予算も立てやすくなるでしょう。
２．改装する場所を決める
次に目的を果たすために、どこを改装するか決めます。オフィスの印象は、床や天井、壁を変えるだけでも、大きく異なるものです。素材にこだわらなければ、塩化ビニールなどで、安価に希望どおりのデザインを実現できます。大まかな色やデザイン、レイアウトのイメージを決めておきましょう。
３．デザイン会社へ見積依頼をし、予算・期間を確認する
大まかな構想が決まったら、デザイン会社に見積もりを依頼します。すでに予算が決まっているなら、先に伝えておきましょう。可能な範囲で良いプランを提案してくれる場合もあります。
予算と工期が確定したら、工事の日程を決めなければいけません。業務に支障がないようにするには、土日などの休日、ゴールデンウィークや夏休みなどの長期休暇が適していますが、デザイン、施工会社側も予定が集中しがちです。できるだけ早めに計画を立てて、スケジュールを確保しましょう。
また、改装においては、会社の機密情報や精密機器へのアクセスのため、担当者の立ち会いが必要なケースがあります。その場合は社内の改装工事担当者も決めておきましょう。
４．デザインを決める
デザインについても細部を詰めていきましょう。専門家の視点から、目的を達成するには、どのような色や模様、レイアウトが良いか提案してくれます。素材も見本で確認できるので、より具体的に完成時の状態をイメージできるでしょう。
５．インテリアの準備
先述のとおり、オフィスの改装後に使うインテリアや備品については、別途購入しなければいけません。デザインに合わせるのはもちろん、動線を妨げないように配置を考えましょう。
デザイン会社にインテリアや設備の提案まで丸ごと依頼すると、スムーズに改装を進められます。お問い合わせの際には、念のためどういった業務まで任せられるかを確認しておきましょう。
オフィス改装で押さえるべき注意点
最後に、オフィスの改装で注意すべき点を見てみましょう。
原状回復可能なのか
オフィスが賃貸物件であるなら、退去時に原状回復しなければいけません。たとえ、リノベーションであっても、借りる前の状態に戻す必要があります。元に戻せない場合は弁償しなければいけないかもしれません。
オフィスを改装する前は、デザイン会社や施工会社に原状回復できるか確認しましょう。また、オーナーや管理会社にも、リノベーションが認められる適用範囲や、工事可能な期間（土日のみか、夜間のみか、等）を問い合わせておきたいところです。
消防法も考慮する必要がある
オフィスの改装は、消防法の基準に適合させる必要があります。例えば、間仕切りの設置です。天井まで届く間仕切りを設置すると、独立した部屋とみなされるため、火災感知器やスプリンクラーを設置するよう義務付けられています。避難ルートも適切に確保しなければいけません。
多くのデザイン会社では防災工事を実施し、消防署への届出も担ってくれますが、念のため確認しておくと良いでしょう。
施工できる範囲を確認する
賃貸物件の場合、改装できるのは専有部分だけであり、共用部分については対象外です。どこまでが専有部分になるのか、事前にオーナーや管理会社に確認しましょう。
ほかにも、改装によって建築基準法や労働衛生法などに反する恐れもあります。こうした法令を自ら確認して改装を進めるのは困難です。 ヴィスでは、数多くのオフィスを改装してきた実績がございます。各法令を遵守しながら、お客様の目的に応じたデザインを提案することが可能です。
オフィスの改装でお悩みの際は、ぜひご相談ください。
まとめ
オフィスを改装すると、業務の効率が良くなったり、コミュニケーションが活性化したり、エンゲージメントやブランディングが向上したりするなどのメリットがあります。
あらかじめ改装の目的を明確にしておくと、デザイン会社も具体的な提案ができるでしょう。工事にあたっては、オーナーの許可や法令の確認が必要です。