オフィスのフリーアドレスとは?メリットとデメリット、他社事例も紹介

フリーアドレスは、働き方の多様化に対応しやすいオフィス形態ですが、企業や部署によって向き不向きは変わります。本記事は、フリーアドレスのメリット・デメリットや向いている企業、導入を成功させるためのポイントなどを紹介します。

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フリーアドレスとは、従来のような固定席を持たず、社員が自由に席を決めるオフィス形態のことです。働き方の多様化やコロナ禍を経てフリーアドレスを導入する企業が増えていますが、業務内容や目的によっては効果を得られにくい場合もあるため、事前によく検討する必要があります。

本記事では、フリーアドレスの特徴やメリット・デメリットと共に、向いている企業の特徴や導入時のポイントなどについて解説します。フリーアドレスについて理解を深め、自社に適したオフィスを構築するために、ぜひご確認ください。

フリーアドレスとは?

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まずは、フリーアドレスとはどのような意味か確認しましょう。

フリーアドレスとは、社員が個々の自席を持たず自由に働く席を選択できるワークスタイルです。従来のオフィスですと、決められた位置にデスクを配置し、一人一台デスクが与えられ、その与えられたデスクで働いていました。

フリーアドレスは「自席」という概念をなくすことで、空いている席や自由な場所で働くことができるのです。

フリーアドレスの導入が向いている企業

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ここではフリーアドレスの導入が向いている企業の特徴を紹介します。

ABWを推進している企業

ABWとは、Activity Based Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)の頭文字をとった言葉で、効率良く仕事ができる場所を自分で選べるワークスタイルを指します。

フリーアドレスと異なるのは、オフィス内だけでなく自宅やコワーキングスペース、カフェなども働く場所の選択肢に入る点です。

フリーアドレスは社員自ら働く場所を決められるワークスタイルですが、その範囲はオフィス内に限定されます。しかし、オフィス内であれば業務にあたる場所を自由に選択可能です。

ただし、工夫によってABWに近いワークスタイルを実現できます。例えば、範囲がオフィス内のみと限定的であっても、カフェスペースを設けたり個人ブースを設けたりすることで段階的にABWを実現できます。

このように、オフィス内に複数のワークスペースやブースを設置することで、ABWを推進している企業に向いています。

関連記事:【オフィス事例4選】「ABW」とは?5つのメリットと導入の流れ

ペーパーレス化が進んでいる企業

フリーアドレスを導入すると自席がなくなるので、これまで社員が各々のデスク周りに収納していた紙文書の保管場所がなくなります。

紙媒体でのやりとりが主流である企業では、書類の保管場所を用意したり、保管場所まで逐一書類を取りに行ったりしなければならないため、フリーアドレスの導入がかえって非効率の要因になっているケースも。

対して、すでにペーパーレス化を推進している企業であれば、スムーズにフリーアドレスを導入しやすいといえます。

フリーアドレスを推進しやすいワークスタイルである企業

フリーアドレスを導入しやすいワークスタイルを採用していることも重要です。

例えば、ノートPCやタブレットで業務可能な企業なら、場所や席の移動に手間がかからないので、フリーアドレスを導入しやすいといえます。全社的でなくても会議やミーティングが多い、また外出や離席が多い部署にも向いています。

リモートワークや時短勤務が可能な企業も、出社している社員数が日々増減するため、フリーアドレスを導入することでオフィス内のスペースを有効に活用できるようになります。

一方、機密情報を多く扱う企業や、デスクトップパソコンでなければ作業できない業務が多い企業、紙の書類が多い企業にはフリーアドレスの導入に向いていません。

フリーアドレスの導入を検討する際は、自社のワークスタイルとの相性を考慮することが大切です。

社内のコミュニケーションを強化したい企業

固定席がなく自分の好きな席を選べることから、社員同士や部署間など、社内のコミュニケーションを強化したい企業に適しています。偶然近くに座ったのがきっかけで、新たなコミュニケーションが生まれることも。

また、部署や役職を超えたコミュニケーションの活性化も期待できます。普段違う仕事をしていてあまり関わりがなかった社員との会話から、新たなアイディアが生まれ、付加価値の創造に効果的です。

 関連記事:オフィスのコミュニケーションが生まれる仕組みとは?働く環境のトレンドを紹介

スペースを有効活用したい企業

社内の限られたスペースをより有効に活用したい企業にも向いています。

例えば、テレワーク率50%だと、固定席の場合は50%のスペースが余ることになりますが、フリーアドレスにすることで、執務面積が50%に収まります。

オフィスを適正面積にできることには2つのメリットがあります。1つは固定費が削減でき、利益の増加につながることです。事業発展を考えた、新たな投資も可能になるでしょう。

2つ目はより働き方に合わせたスペースの活用ができることです。現状と同じオフィスのまま、余ったスペースをオンライン会議用のエリアにしたり、休憩スペースにしたりと、変化していく働き方に合わせてさまざまな用途で使用することが可能になります。

フリーアドレスの導入が増えている背景

企業がフリーアドレス導入を進める背景には、IT技術の進化や働き方革命の推進、知識を活かして働くナレッジワーカーへの需要の高まりなどが挙げられます。ここでは、フリーアドレスを導入する企業が増えている理由や要因について解説します。

テクノロジーの発展

近年、テクノロジーの進化により、インターネット回線を使って場所を選ばず仕事ができる環境が整備されました。ペーパーレス化やクラウド化が進み、自分のノートパソコンやモバイル端末があれば仕事ができます。そのため、従来のように固定席で固定電話やデスクトップパソコン、紙の書類を扱う必要性が薄れています。

物理的な制限が撤廃されつつある現在、利用する人が減ったオフィス空間を有効活用する方法として、フリーアドレスがより現実的に捉えられています。

働き方改革の推進

政府が推進する働き方改革も、オフィスのあり方に大きく影響しています。テレワークの普及を受けて、従来のようにオフィスに滞在する働き方から、オフィス以外の勤務場所を自分で選ぶスタイルに移行しつつあります。

また、リモートワークが普及したことでオフィス環境が見直され、より自由度が高く人数の変化に対応しやすいオフィス形態が求められていることも、フリーアドレスが採用される要因となっています。

ナレッジワーカーの活用

ナレッジワーカーとは、「ナレッジ(知識)」と「ワーカー(労働者)」を組み合わせた造語です。日本語では、自身の知識を活用し新たな付加価値を生み出す知識労働者を指します。

前述のテクノロジーの発展などにより、人間だけが生み出せる知的生産物や価値の創造がより重要視されるようになりました。また、変化のスピードが速く、将来の予測が困難な現代社会において、労働者に対しては知識を用いた企業貢献を求める風潮が強まっています。

ナレッジワーカーにとって、偶発的な出会いや接触が生まれやすいオープンかつインタラクティブな環境は必要不可欠であり、その選択肢としてフリーアドレスが挙げられます。

フリーアドレスのメリット

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ここで、フリーアドレスのメリットについてまとめてみます。

<フリーアドレスメリット>
・コミュニケーションパフォーマンスが高くなる
・スペースソリューションに繋がる
・コラボレーションの促進
・チーム編成が容易
・決断のスピードが上がる
・環境美化
・省スペース化

フリーアドレスであることは、いつでもどこでも他部署の人と関わる機会にあふれるため、組織の壁がなくなり横に繋がりやすくなります。今まで関わることが少なかったメンバーとコミュニケーションをとることで、新しいイノベーションが生まれることもあるでしょう。

新しい発想は「頭の中」ではなく、「会話の中」から生まれるものです。フリーアドレスは多様なコラボレーション、豊富なコミュニケーションを助長させ、新しいアイディアの創造を促進させることができます。また、自席を持たないことによりオフィス空間全体が共有の場所となるため、抱える書類ストックも減り、環境美化の意識も高まることになります。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスのデメリットも確認しておきましょう。

<フリーアドレスデメリット>
・適度な距離感を保てない
・組織の中でのアイデンティティロス
・集中しにくい
・ルールの浸透不足
・固定の場所になりがち
・従来のマネージメント方式では対応しきれない

フリーアドレスを導入することにより、オープンコラボレーションの場がスタンダードのオフィス空間となります。プロジェクトの内容やその時の作業内容、そして個々のパーソナリティによっては、あまりにもオープンすぎる空間や、他者との距離が近すぎることにストレスを感じる場合も。

さらに、フリーアドレスで自由に働く場所を選べるがゆえに、集団意識が希薄となり「組織への所属意識の低下」へ繋がることも懸念されます。

これら課題を補うには、適切な相互作用が維持できるように配慮したオフィス空間作り、および組織への所属意識保持(アイデンティティの確保)のための新たな文化を創造する必要があります。

関連記事:フリーアドレスが失敗する原因10選|導入時のポイントや成功事例を紹介

フリーアドレス導入を成功させるためのポイント

つづいて、フリーアドレスの導入におけるポイントについて解説します。フリーアドレスを導入して、効果的に運用するためには事前準備や計画も重要です。フリーアドレスを採用したものの、失敗したケースは少なくないため、ここで重要なポイントを押さえておきましょう。

運用しやすいルールを策定・徹底する

フリーアドレス導入に伴い、現場で運用しやすいルールを策定しましょう。適切なルールが設定されていなければ、フリーアドレスを取り入れても形骸化してしまう可能性があります。場合によっては自分勝手に使用する社員も出てくるなど、トラブルに発展する可能性も否めません。

社内の混乱を避けてスムーズな運用を実現するためには、ルールを設定し、社員へよく周知しましょう。例えば、私物の持ち込みや管理方法、退席時の清掃などが挙げられます。また、運用しながら現場の状況や社員からのヒアリングを実施し、必要に応じてルールの変更を検討することも大切です。

フリーアドレスをサポートするツールを導入する

フリーアドレスオフィスに適したツールを取り入れて、快適に過ごせる環境を整備することも重要です。私物の置き場所は、個人ロッカーや可動式キャビネット、モバイルバッグなどを利用し、通路や席まわりの床に放置しないよう徹底しましょう。

複数人で利用するロングデスクでは集中できない場合の備えには、周囲の視線や騒音を回避できる集中ブースや個別スペースが役立ちます。

部署やチームの社員がバラバラに座るフリーアドレスでは、居場所が分かりにくく、コミュニケーション不足が起こりがちです。業務に支障が出るリスクを避けるために、位置発信デバイスのビーコンや在籍管理ツールの導入も検討しましょう。

私物管理に役立つグッズや運用方法については、こちらの記事もご参照ください。

関連記事:フリーアドレスオフィスで私物を上手に管理する方法&収納グッズを紹介!

文具や備品は一括管理する

文房具や消耗品は、会社側で一括管理できないか検討してみましょう。フリーアドレス導入により共有デスクに変更すると、仕事に使う文房具や事務用品、工具などを保管する場所が不足しがちです。

オフィスで使用する備品を集中管理すれば、個人の手持ちが減って、スムーズな私物管理が実現します。また、個別に購入することがなくなり、結果的に購買コストの削減にもつながるでしょう。

グループアドレスや固定席も検討する

全社的にフリーアドレスを導入するのではなく、向き不向きをふまえてグループアドレスや固定席も検討しましょう。グループアドレスとは、部署やチーム用のエリア内でフリーアドレスを採用する方法です。自由席を取り入れつつ、部署内のスムーズな連携や円滑なコミュニケーションを維持できます。

また、経理部門や管理部門など機密情報を扱う部署は書類管理が多く、パソコンやファイルを毎日持ち運ぶフリーアドレスは現実的とはいえません。加えて、来客対応やコールセンターのように固定電話を使用する職種や、ハイスペックなデスクトップパソコンを使用する職種では、フリーアドレスを導入すると業務が成り立たなくなる可能性があります。

フリーアドレスオフィスに関する資料

フリーアドレスオフィスのメリットとデメリットをダウンロードできる資料にまとめました。運用のヒントやABW(Activity Based Working)についても紹介しています。ぜひご活用ください。

フリーアドレスを導入したオフィスデザイン事例

株式会社オークファン様
たくさんの人が自由に集まり循環する「Re-Café terrace」

Vialtoパートナーズ税理士法人様/Vialtoパートナーズ行政書士法人様
交流・出会いを加速させ、個人とチームの生産性が高まる「Vialto Brand Office」

インフォ・ラウンジ株式会社様
企業を超えたイノベーションと創造の起点となるオフィス

オークラ輸送機株式会社様
現状データから導いた、次の100年を目指して社員がひとつになるオフィス

キャタピラージャパン合同会社様
集中とリフレッシュのメリハリが効いた、ブランドをデザインしたオフィス

フリーアドレス・ABWのオフィスデザイン・レイアウト事例は『こちら』

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